KA131 vs KA171 : ce que tout coordinateur ESH doit trancher

• KA131 — mobilité au sein de la zone des pays du Programme (UE-27, EEE, Türkiye, Macédoine du Nord, Serbie).
• KA171 — mobilité avec des pays partenaires : la plupart des régions hors zone Programme, dont les Balkans occidentaux, le Partenariat oriental, la Méditerranée du Sud, l'Asie, l'Afrique, les Amériques.
• Les deux couvrent les études étudiantes (SMS), les stages étudiants (SMT), l'enseignement du personnel (STA) et la formation du personnel (STT).

• Les subventions KA131 sont calculées selon des tranches de distance par groupe de pays et des taux journaliers standards fixés dans le Guide du Programme.
• KA171 applique des taux de soutien individuel fixes par région et une subvention de voyage distincte fondée sur des tranches de distance.
• Les majorations (voyage vert, participants à moindres opportunités, programmes intensifs mixtes) s'appliquent aux deux, avec des règles légèrement différentes.

• KA131 correspond à un appel annuel unique déposé par les ESH titulaires d'une ECHE.
• KA171 fait l'objet d'un appel distinct avec des enveloppes régionales ; les ESH déposent une seule candidature couvrant plusieurs régions partenaires.
• Le reporting final dans le Module Bénéficiaire est similaire mais utilise des codes de type de mobilité différents (HE-SMS-P vs HE-SMS-PC).

Choisissez KA131 par défaut pour les flux UE-UE. Choisissez KA171 quand :

• Vous avez un partenariat stratégique avec une université hors UE.
• Votre faculté doit accueillir des étudiants ou du personnel entrants d'une région partenaire.
• Vous souhaitez financer une formation du personnel renforçant la coopération internationale hors UE.

Les budgets KA131 sont calculés par ESH selon les volumes de mobilité passés, la conformité ECHE et les résultats en matière d'inclusion, puis versés en une seule convention de subvention annuelle. Les budgets KA171 sont attribués par région — votre bureau international peut disposer de 120 000 € pour l'enveloppe Balkans occidentaux et seulement 18 000 € pour l'Afrique subsaharienne, et ce déséquilibre doit orienter la conversation avec les partenaires. Les coordinateurs qui font comme si les enveloppes étaient interchangeables finissent par surengager des partenaires qu'ils ne peuvent pas financer.

• KA131 : prévisible ; même fenêtre d'appel chaque février-mars ; résultats en mai-juin ; paiement d'environ 70 % à la signature, solde après rapport final.
• KA171 : régional ; enveloppes plus réduites ; justifications plus strictes ; résultats annoncés plus tard (souvent juillet-août).
• Les deux : plafond de 12 mois par cycle sur la mobilité étudiante — combinez avec prudence pour qu'un étudiant n'épuise pas son quota prématurément.
• Les deux : le soutien organisationnel est versé sur les mobilités réalisées, pas planifiées — trop planifier grève votre trésorerie.

Si votre ESH réalise moins de 50 mobilités sortantes par an, restez uniquement sur KA131 et traitez KA171 comme une expérimentation stratégique sur une région présélectionnée. Au-delà de 200 mobilités sortantes, KA171 doit faire partie intégrante de la stratégie institutionnelle, avec un coordinateur désigné.

Le Module Bénéficiaire accepte les mobilités KA131 et KA171, mais les exigences au niveau des champs diffèrent. Les fiches KA171 nécessitent un code de pays partenaire, la référence de l'enveloppe régionale et — pour les majorations d'inclusion — des justificatifs détaillés de coûts réels. Les audits menés en 2024-2025 (nous en avons observé quatre au sein de nos ESH partenaires) ont systématiquement relevé trois constats :

• Codes de type de mobilité incohérents entre l'OLA-T et l'entrée du Module Bénéficiaire.
• Références IIA manquantes sur les fiches KA171 — la piste d'audit doit montrer un IIA signé antérieur à la mobilité.
• Justificatif de subvention de voyage sans preuve du voyage vert lorsque le forfait doublé a été réclamé.

Rien d'exotique ici — cela reflète simplement le fait que KA131 et KA171 partagent une interface mais pas un flux de travail. Traitez-les comme deux produits distincts dans votre CRM.

Si vous ne retenez qu'une chose de ce guide, retenez cette checklist en cinq points lorsqu'un collègue de faculté demande « cela relève-t-il de KA131 ou de KA171 ? ».

• Destination dans la zone des pays du Programme (UE-27, EEE, Türkiye, Macédoine du Nord, Serbie) ? → KA131.
• Destination hors zone Programme ? → KA171, et seulement si votre ESH a obtenu l'enveloppe régionale correspondante.
• Aucun IIA n'existe avec le partenaire ? → KA131 ne fonctionnera pas pour les études, et KA171 ne pourra démarrer qu'une fois l'IIA signé.
• Activité : cours court hybride réunissant trois ESH du Programme ? → BIP sous KA131, pas KA171.
• Activité : formation du personnel dans une université partenaire hors UE ? → mobilité de personnel KA171 (STT-PC) — confirmez d'abord l'enveloppe régionale.

Consignez la réponse par écrit dans l'OLA-T ou le CRM de votre bureau international. Les accords verbaux entre coordinateurs et faculté ont une demi-vie d'environ trois semaines ; les écrits survivent au cycle d'audit.