Comment organiser la mobilité KA131 Erasmus+ dans votre université

KA131 est l’action Erasmus+ utilisée par les établissements d’enseignement supérieur pour organiser la mobilité des étudiant·es et du personnel. Votre établissement dépose normalement une candidature auprès de son Agence nationale et met en œuvre le projet dans le cadre d’une convention de subvention. Le Guide du programme Erasmus+ en vigueur et l’appel annuel de votre Agence nationale déterminent les destinations éligibles, les catégories budgétaires, les calendriers et les règles nationales applicables pour l’année du projet.

• Votre établissement doit disposer d’une Charte Erasmus pour l’enseignement supérieur (ECHE) valide lors de la candidature et pendant toute la mise en œuvre.
• Les étudiant·es doivent être inscrit·es dans un établissement d’enseignement supérieur participant, sauf pour les stages de récents diplômé·es éligibles organisés avant l’obtention du diplôme.
• La mobilité d’études se déroule dans un établissement d’enseignement supérieur partenaire. La mobilité de stage se déroule dans une organisation d’accueil telle qu’une entreprise, un institut de recherche, une ONG, une collectivité publique ou toute autre organisation éligible.
• La mobilité doit inclure une période physique dans le pays d’accueil. L’activité en ligne peut compléter une mobilité mixte, mais ne peut pas remplacer la période physique.
• La mobilité vers des pays hors champ habituel de votre projet KA131 peut n’être possible que selon les conditions et les limites budgétaires du Guide du programme annuel et de votre convention de subvention. Ne promettez pas ces places avant d’avoir vérifié les deux documents.

Considérez la convention de subvention de l’Agence nationale comme la limite opérationnelle du projet. Un·e étudiant·e peut être académique­ment éligible mais néanmoins inéligible si la destination, la durée, l’activité ou la ligne budgétaire ne correspondent pas à cette convention.

Un·e coordinateur·rice unique peut gérer une petite cohorte, mais le travail implique plusieurs départements : services académiques, finance, services aux étudiant·es et fonctions juridiques ou de protection des données. Décidez qui prend chaque décision avant que les étudiant·es ne commencent à demander nominations, montants de la bourse ou approbation d’un accueil.

Prévoyez un·e remplaçant·e nommé·e pour chaque rôle opérationnel. Les délais de mobilité ne sont pas suspendus pendant les congés d’un coordinateur·rice, et l’absence d’un·e signataire peut retarder un départ ou un paiement de bourse.

La mobilité d’études et la mobilité de stage reposent sur des arrangements partenariaux différents. N’essayez pas d’utiliser une convention université-à-université comme preuve qu’une entreprise peut accueillir un·e stagiaire, et ne laissez pas la reconnaissance être discutée après le retour de l’étudiant·e.

Pour un stage, vérifiez le nom juridique de l’organisme d’accueil, son adresse, le·la superviseur·rice, la langue de travail, les tâches proposées et sa capacité à signer des documents avant de nommer l’étudiant·e. Un intitulé de poste seul ne prouve pas que le stage a une valeur pédagogique.

Accord interinstitutionnel

Un accord entre établissements d’enseignement supérieur qui fixe le cadre de la mobilité d’études. Il doit être en place avant la réalisation de la mobilité d’études et est couramment géré via Erasmus Without Paper.

Convention d’apprentissage (Learning Agreement)

Le document convenu par le·la participant·e, l’établissement d’envoi et l’organisation d’accueil avant la mobilité. Pour les études, il enregistre les composantes pédagogiques et la reconnaissance. Pour les stages, il précise le programme de travail, les résultats d’apprentissage, la supervision et le suivi.

Reconnaissance

Le processus formel de l’établissement d’envoi pour attribuer les crédits convenus ou consigner le résultat du stage une fois que le·la participant·e a achevé l’activité approuvée.

Les stages exigent des vérifications de l’organisme d’accueil plus strictes que les échanges d’études, car chaque stage est différent. L’accueil doit proposer un travail encadré et pertinent, et non simplement un bureau, une promesse informelle de tâches ou une organisation entièrement à distance.

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   Approuver l’organisme d’accueil et le poste

   Vérifiez que l’organisation est éligible selon le Programme Guide et que le poste proposé comporte des tâches définies, des acquis d’apprentissage, un encadrement et une charge de travail réaliste. Confirmez qui signera le Learning Agreement.

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   Mettre en adéquation l’étudiant et le stage

   Évaluez la correspondance en fonction du cursus de l’étudiant, de ses acquis, de sa maîtrise de la langue et de ses besoins d’accompagnement. Consignez pourquoi le stage répond aux objectifs d’apprentissage de l’étudiant.

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   Convenir du Learning Agreement pour les stages

   Complétez-le avant le départ. Incluez les dates, les tâches, les compétences attendues, les modalités de suivi, la méthode d’évaluation et la voie de reconnaissance. Modifiez-le formellement si le programme de travail change.

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   Vérifier les conditions pratiques

   Confirmez le lieu de travail, les attentes en matière de présence, les responsabilités en matière d’assurance, les informations santé et sécurité, les exigences de visa ou de résidence le cas échéant, et un contact d’urgence chez l’organisme d’accueil.

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   Suivre le déroulement du stage

   Prévoyez au moins un point de contact programmé pendant la mobilité. Une supervision manquée ou un changement substantiel des tâches doit déclencher une révision documentée, et non un simple échange d’e-mails informel.

Publiez une procédure de sélection unique que les étudiants comprennent et que le personnel peut justifier. L’ECHE exige une sélection transparente, équitable et inclusive. Cela implique de publier les critères, les délais, les destinations ou voies de stage disponibles, la durée prévue, l’accompagnement offert et la méthode de recours ou de signalement d’un problème.

• Séparez l’aptitude académique du besoin financier, sauf si les règles publiées de votre établissement les combinent légalement.
• Utilisez une grille de notation pour des critères tels que la pertinence du cursus, les objectifs d’apprentissage, la préparation linguistique et l’adaptabilité à l’environnement d’accueil.
• Consignez les décisions et conservez des preuves montrant comment les candidats ont été évalués par rapport aux critères publiés.
• Expliquez que le niveau de bourse dépend des règles du projet, du groupe de destination, de la durée et des éventuels compléments éligibles. Confirmez le montant réel seulement après application des taux en vigueur de l’Agence Nationale et en fonction de votre budget disponible.
• Proposez des mesures de soutien supplémentaires et des compléments lorsque les règles du programme le permettent, notamment pour les participants en situation de moindre opportunité.
• Donnez aux candidats non retenus une réponse claire et, si possible, une voie vers des tours ultérieurs, des destinations alternatives ou des appels futurs.

Fixez des échéances internes plus tôt que celles de l’Agence Nationale. Vous aurez besoin de temps pour la sélection, les signatures, le traitement des paiements et les corrections des documents avant le départ du participant.

Les défaillances opérationnelles les plus fréquentes ne sont pas compliquées : un Learning Agreement signé après le départ, des dates discordantes entre documents, l’absence de justificatif d’arrivée ou l’absence d’enregistrement du calcul d’un montant de bourse. Conservez un dossier unique par participant et utilisez les mêmes dates et la même description d’activité partout.

Utilisez les modèles et instructions de rapport en vigueur exigés par votre Agence Nationale et les systèmes numériques Erasmus+. Ne réutilisez pas un formulaire d’une année de projet précédente sans vérifier qu’il est toujours valable.

Une mobilité peut être pertinente sur le plan académique et néanmoins échouer parce que le participant ne trouve pas de logement, ne comprend pas les règles d’enregistrement locales ou n’obtient pas de réponse lorsque l’organisme d’accueil modifie le plan de travail. Intégrez l’accompagnement dans l’exécution plutôt que de le traiter comme un supplément optionnel.

• Remettez aux participants une information écrite avant le départ couvrant les documents, le calendrier des paiements de la bourse, le logement, l’assurance, les contacts d’urgence, l’enregistrement local et leur droit de signaler un problème.
• Définissez qui gère une plainte envers l’organisme d’accueil, une demande de changement de superviseur, un retour anticipé ou un problème de bien-être grave. Donnez aux participants un contact en dehors de leur département académique.
• Collectez uniquement les données personnelles nécessaires à l’administration de la mobilité, définissez des droits d’accès et des durées de conservation, et assurez-vous que les prestataires externes reçoivent seulement les données dont ils ont besoin.
• Utilisez les processus Erasmus Without Paper lorsque requis pour les flux interinstitutionnels, mais conservez un suivi local pour les échéances au niveau des participants et les signatures manquantes.
• Planifiez la reconnaissance avant le retour : identifiez qui reçoit les documents finaux, qui met à jour le dossier étudiant et combien de temps la décision doit prendre.

Un court bilan après le retour constitue une preuve utile pour l’appel suivant. Suivez les problèmes récurrents par organisme d’accueil, destination et étape du processus, plutôt que de vous fier à la mémoire informelle du personnel.

Si vous mettez en place ou redéfinissez un processus KA131, partez du modèle opérationnel plutôt que d’une annonce attractive destinée aux étudiants. La séquence suivante est réalisable pour une première campagne de recrutement, à condition que votre convention de subvention soit déjà en place.

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   Jours 1 à 15 : confirmer le périmètre et la capacité

   Lisez l’appel en cours, la convention de subvention et les guides applicables de l’Agence nationale. Confirmez le budget disponible, les types d’activité éligibles, les destinations, les responsables du personnel et les circuits d’approbation internes.

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   Jours 16 à 35 : préparer les partenaires et les modèles

   Passez en revue les partenaires d’études, identifiez les sources d’organismes d’accueil pour les stages, élaborez les critères de sélection et mettez à jour votre Learning Agreement, les conventions de subvention, l’assurance et les procédures de gestion des incidents.

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   Jours 36 à 55 : publier et sélectionner

   Ouvrez l’appel avec une date limite qui laisse du temps pour l’évaluation et la constitution des dossiers. Notez les candidatures de manière cohérente, communiquez les résultats et conservez le registre des décisions.

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   Jours 56 à 75 : confirmer chaque mobilité

   Obtenez l’acceptation de l’organisme d’accueil, l’approbation académique, les conventions signées, les dispositions d’accompagnement des participants et les instructions de paiement de la bourse. Résolvez les écarts de dates avant tout paiement.

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   Jours 76 à 90 : assurer la préparation au départ

   Organisez les sessions d’information avant le départ, fournissez les coordonnées, planifiez des dates de suivi et vérifiez que le dossier du participant est complet avant le voyage.

Commencez par auditer un dossier de mobilité récent ou prévu, de la candidature à la reconnaissance. Si vous ne pouvez pas identifier rapidement l’acceptation de l’organisme d’accueil, le Learning Agreement signé, le calcul de la bourse, les dates réelles et la décision de reconnaissance, corrigez le flux de travail avant d’augmenter le nombre de participants.

• Comparez vos modèles actuels avec le dernier Programme Guide, les engagements ECHE et les instructions de l’Agence nationale.
• Cartographiez chaque transfert entre le bureau des relations internationales, les facultés, les services financiers et l’organisme d’accueil.
• Choisissez une taille de première cohorte réaliste en fonction du nombre d’organismes d’accueil que vous pouvez contrôler et du nombre de participants que vous pouvez accompagner correctement.
• Fixez une date de révision après les premiers départs, et pas seulement à la fin du projet.

Pour les établissements qui ont besoin d’aide opérationnelle pour les mobilités KA131 de type stage, la mise en relation avec des organismes d’accueil, la documentation et la logistique des participants, [Piktalent's mobility programme support](/mobility-programs) est une option à envisager.