Convention de stage (LA-T) : le guide du coordinateur

• Identification des trois parties et de leurs représentants légaux.
• Programme de stage détaillé : tâches, connaissances/compétences à acquérir.
• Plan de suivi : nom du tuteur, fréquence des points d'étape, critères d'évaluation.
• Résultat de reconnaissance : ECTS, certificat, mention au relevé de notes.
• Langue de travail et confirmation OLS.

• L'étudiant rédige la LA-T sur la plateforme OLA.
• La personne responsable de l'établissement d'envoi signe numériquement.
• L'organisme d'accueil reçoit un lien par e-mail pour consulter et signer — aucun compte Erasmus requis.
• Les trois signatures doivent être datées avant la date de début de mobilité indiquée dans la convention.

• Descriptions de tâches génériques comme « support administratif » — les agences nationales les repèrent lors des audits.
• Dates incohérentes entre la LA-T, la convention de subvention et la saisie dans le Beneficiary Module.
• Signature de l'accueil obtenue après le départ — invalide l'activité.
• Preuve d'évaluation initiale OLS manquante dans le dossier du participant.

• Conserver la LA-T signée ainsi que les sections « Pendant » et « Après » pendant au moins 5 ans après le paiement final.
• Archiver numériquement avec une convention de nommage claire : LA-T_{participant}_{semestre}.pdf.
• Faire correspondre chaque LA-T à son identifiant de mobilité dans le Beneficiary Module.

La plupart des rejets de LA-T viennent d'un seul bloc : « Tâches du stagiaire ». La solution est structurelle — rédiger les tâches sous forme de verbes observables liés à des livrables, et non comme une fiche de poste en prose. Le schéma ci-dessous a fait passer notre délai moyen de traitement de la LA-T de 11 à 4 jours.

• Commencer par une phrase qui situe la mission de l'accueil et la place du stagiaire.
• Lister 5 à 8 tâches. Chaque tâche = verbe + objet concret + cadence de livrable.
• Associer chaque tâche à un ou deux codes de compétence ESCO (les auditeurs apprécient beaucoup).
• Éviter les tâches floues : « soutenir l'équipe », « travail de bureau général », « aider sur les réseaux sociaux ».
• Préciser la fréquence et la méthode de supervision (entretien individuel hebdomadaire, point quotidien, relecture asynchrone).
• Mentionner le support d'évaluation : portfolio, rapport écrit, évaluation du tuteur.

La rubrique reconnaissance de la LA-T fait la différence entre un stage crédité et une simple expérience de CV. Rédigez-la avec le service de scolarité présent, pas après coup.

• Nombre d'ECTS et code(s) de cours qu'ils remplacent dans l'établissement d'origine.
• Formulation exacte de la mention au relevé de notes (elle devient un texte littéral sur le relevé de l'étudiant).
• Si le stage compte pour un mémoire, un projet de fin d'études ou une spécialisation.
• Si la notation est de type réussite/échec ou numérique, et quelle échelle se convertit vers quelle autre.
• Quelles preuves l'étudiant doit fournir à la fin (rapport final, évaluation du tuteur, portfolio).

Une reconnaissance actée dès la LA-T ne coûte que quelques minutes. Une reconnaissance réajustée six mois plus tard coûte des délibérations du conseil, des e-mails au conseil de faculté et un diplômé frustré. Verrouillez-la avant la signature de la LA-T, à chaque fois.

De nombreuses PME découvrent leur première convention de stage lors de votre arrivée. Les quelques minutes passées à préparer en amont le signataire de l'accueil se remboursent sur toute la mobilité.

• Envoyer à l'avance une note d'une page « qu'est-ce que la LA-T et pourquoi c'est important ».
• Fournir un exemple de LA-T complétée (anonymisée) pour donner une référence concrète à l'accueil.
• Accompagner le tuteur pas à pas dans le circuit de signature OLA-T — la plupart échouent la première fois à l'étape SSO.
• Confirmer par écrit, avant l'appel, l'identité du signataire habilité légalement (rarement le tuteur lui-même).
• Programmer l'appel de signature aux heures de travail de l'accueil, pas aux vôtres — le décalage local compte.

Les coordinateurs qui traitent l'accueil comme co-auteur de la LA-T (plutôt que comme une simple case à signer en fin de document) constatent systématiquement des cycles plus courts, moins de révisions et des placements plus solides.