Piktalent

    Mobilité du personnel · Job Shadowing

    Job Shadowing & mobilité du personnel Erasmus+ pour enseignants

    Donnez à vos étudiants et à votre personnel l'occasion d'observer des professionnels en action — une introduction structurée et accessible à la mobilité internationale financée par Erasmus+.

    • Hôtes vérifiés dans 32 villes
    • Objectifs mappés ESCO
    • Europass + pack de clôture
    • Coordinateur d'astreinte 24h/24
    Planifier un programme de Job Shadowing Planifier un appel Devis sous 48h

    Indiquez vos dates, secteurs et taille de groupe — formulaire de 5 minutes, réponse écrite sous 48 heures ouvrées.

    Piktalent est la marque de mobilité Erasmus+ de The Student Mobility Group, en activité depuis 2009 — flux d'observation courts pour les établissements VET, universités et personnel dans 32 villes européennes (voir la liste complète des pays de destination).

    Mhairi, responsable du programme Job Shadowing chez Piktalent.

    Mhairi

    Responsable Programme Job Shadowing

    "Du cadrage des objectifs d'observation à la clôture Europass, nous menons des flux de shadowing qui tiennent face à tout audit d'Agence nationale."

    300+

    Flux de shadowing livrés

    32

    Villes européennes

    24/7

    Coordinateur d'astreinte

    Qu'est-ce qu'un programme de Job Shadowing ?

    Un programme de job shadowing est une activité de mobilité courte où les participants observent et suivent des professionnels en milieu de travail réel à l'étranger. Contrairement aux stages, le job shadowing ne comporte pas de travail pratique — les participants apprennent via l'observation structurée, des sessions Q&R et une exposition guidée au milieu de travail. Ces programmes sont financés au titre d'Erasmus+ KA1 (défini dans le Guide du programme Erasmus+) et reconnus via Europass Mobilité. Les objectifs d'observation sont mappés par rapport aux codes ESCO afin que l'activité reste prête pour audit dans le Beneficiary Module. Piktalent coordonne des flux dans les destinations Erasmus+ phares comme Valence, Lisbonne, Dublin et Berlin, avec la liste complète disponible parmi nos 32 destinations européennes. Le job shadowing est le bon format pour une première mobilité, l'exploration de carrière, le développement professionnel du personnel et pour sécuriser les relations avec les entreprises hôtes avant un engagement plus long.

    Coûts unitaires Erasmus+ indicatifs pour le job shadowing du personnel (Appel 2025) :
    • Soutien individuel : €106–€180/jour selon le groupe pays d'accueil (jours 1–14), tarif réduit à partir du jour 15.
    • Voyage : €28 (10–99 km) jusqu'à €1 735 (≥8 000 km) par participant, avec top-up green travel de €50 + jusqu'à 4 jours de voyage supplémentaires.
    • Soutien organisationnel : €350 par participant (paliers décroissants au-delà de 100 participants dans un projet).
    • Top-ups d'inclusion disponibles pour les participants à moindres opportunités (base coûts réels).

    Mis à jour le · Relu par Piktalent Operations, Responsable Opérations Mobilité

    Participant Erasmus+ en job shadowing prenant des notes en observant un collègue senior dans un bureau européen moderne.
    Structure du programme

    Structure type du programme

    Configuration typique d'un flux de job shadowing Erasmus+ géré par Piktalent.

    Durée

    3 à 10 jours sur place, avec un briefing structuré pré-départ et une réflexion post-mobilité.

    Format

    Individuel ou petit groupe (2–12 participants), chacun observant 1–3 hôtes par flux avec débriefings quotidiens.

    Public

    Apprenants VET, étudiants HEI, enseignants, formateurs, personnel des services internationaux et concepteurs de cursus.

    Charge horaire

    3–4 créneaux d'observation par jour + une session Q&R structurée + un prompt de réflexion — conçus selon les Erasmus Quality Standards.

    Reconnaissance

    Europass Mobilité, accord d'observation signé, évaluation hôte. Reconnaissance ECTS possible pour le personnel HEI au cas par cas.

    Financement

    Éligible aux actions Erasmus+ KA121 et KA122 mobilité du personnel et des apprenants.

    Ce que les participants apprennent

    Compétences développées à l'étranger

    Ce que les participants et institutions retirent d'un flux de shadowing structuré géré par Piktalent — au-delà d'une ligne générique d'« exposition culturelle ».

    • Preuves d'observation documentées mappées aux codes ESCO — exploitables dans Europass Mobilité et les fiches de mise à jour de cursus
    • Mises à jour de cursus pour les enseignants VET ancrées dans les pratiques réelles des entreprises européennes, pas dans la recherche documentaire
    • Personnel des services internationaux : workflows IT, OLA-T et Beneficiary Module comparés avec des HEI pairs, avec des changements de processus concrets de retour au pays
    • Étudiants : preuves de décision de carrière (secteur, rôle et pays d'accueil préférés) avant l'engagement dans un stage plus long
    • Établissement d'envoi : une liste restreinte d'hôtes vérifiés pour les pipelines de stages futurs (≈30–40 % des hôtes de shadowing deviennent hôtes de stage sous 12 mois)
    • Communication professionnelle interculturelle observée en contexte (réunions, passations, interaction client) plutôt que jouée
    Public

    À qui s'adresse ce programme

    Établissements VET

    Établissements professionnels cherchant des options de mobilité courtes et accessibles pour les apprenants.

    Universités

    Établissements d'enseignement supérieur organisant des mobilités d'observation pour étudiants ou personnel.

    Personnel & enseignants

    Éducateurs en quête de développement professionnel via l'observation en entreprise dans un autre pays.

    Inclus

    Ce qui est inclus

    Chaque programme inclut un ensemble complet de services gérés de bout en bout par Piktalent.

    Planning d'observation structuré

    1–3 hôtes nommés par participant avec 3–4 créneaux d'observation par jour, un bloc Q&R quotidien et un prompt de réflexion écrite — conçus selon les Erasmus Quality Standards plutôt que des visites ad hoc.

    Accord d'observation

    Objectifs d'observation mappés ESCO co-signés par l'hôte et l'établissement d'envoi avant le départ, avec évaluation hôte et certificat Europass Mobilité à la clôture.

    Hébergement

    Résidences étudiantes contrôlées, appartements partagés ou hôtels (pour les flux du personnel) à 30–45 min de l'hôte. Chambres individuelles sur demande.

    Assurance

    Couverture voyage + médical + responsabilité civile respectant les minimums Erasmus+ KA1 (€30 000 médical, rapatriement). Certificats émis avant le vol.

    Programme culturel & networking

    Programme du soir et du week-end optionnel et curaté : networking entre pairs, rencontres sectorielles, orientation en ville. Calibré selon que le public est personnel ou étudiant.

    Coordinateur local + ligne 24/7

    Un coordinateur nommé par ville, ligne d'urgence 24h/24 d'astreinte, points quotidiens pour les flux courts. Registre coordinateur prêt pour audit inclus dans votre rapport final.

    Processus

    Comment ça fonctionne

    01

    Cadrage (semaine 0–2)

    Appel de lancement : objectifs d'observation, mapping ESCO, secteurs, profil de groupe, dates et destinations. Livrable : document de cadrage, tarification indicative, projet d'accord d'observation.

    02

    Sélection des hôtes (semaine 2–5)

    Sourcing et confirmation de 1–3 hôtes par participant, validés par rapport aux objectifs d'observation. Contacts hôtes nommés et créneaux d'observation figés.

    03

    Conception du programme (semaine 5–7)

    Planning quotidien avec créneaux d'observation, blocs Q&R structurés, prompts de réflexion, programme culturel optionnel. Pack briefing pré-départ livré aux participants.

    04

    Exécution & clôture

    Coordination sur place, points quotidiens, évaluations hôtes collectées, certificats Europass émis et registre coordinateur final livré pour le Beneficiary Module.

    Cas réels

    Comment ce programme se déroule en pratique

    Trois situations concrètes d'institutions ou de participants et le déroulé opérationnel mené par Piktalent.

    Échange d'enseignants d'école professionnelle — 8 membres du personnel observant des entreprises hôtes

    Une école VET accréditée KA121 envoie 8 enseignants (hôtellerie, IT et électronique) sur un flux d'observation d'une semaine pour mettre à jour leur contenu de cursus. Chaque enseignant observe un hôte différent (ligne de cuisine, équipe d'ingénierie SaaS, labo électronique) avec un débrief quotidien et une fiche structurée de mise à jour de cursus. Une session de réflexion conjointe le jour 5 capte les enseignements transverses.

    Résultat

    Les mises à jour de cursus sortent dans les 3 mois du retour. Deux entreprises hôtes rejoignent le réseau hôte KA121 de l'école pour les placements étudiants l'an prochain.

    Première mobilité pour un petit centre VET

    Un centre VET de 35 apprenants sans activité Erasmus+ antérieure veut tester la mobilité avant de s'engager dans une candidature KA121 complète. Un flux de job shadowing de 5 jours avec 12 étudiants en Espagne. Activités : 2 hôtes par étudiant, réflexion de groupe quotidienne et présentation finale structurée de retour à l'école.

    Résultat

    Candidature KA122 déposée dans les 6 mois. L'école cite le flux de job shadowing comme preuve de maturité opérationnelle.

    Formation du personnel du service international d'une université dans une autre HEI

    Six membres du personnel d'une université française observent des collègues de service international dans trois HEI allemandes et polonaises pendant 4 jours chacune. Piktalent coordonne les HEI hôtes, le planning d'observation du bureau de mobilité, les walkthroughs IT et Beneficiary Module, et un débrief en soirée entre les visites.

    Résultat

    L'université française redésigne son workflow OLA-T, réduit le temps moyen de signature de 12 à 4 jours, et présente les enseignements au forum national de mobilité de son AN.

    Cadre de décision

    Est-ce le bon programme pour vous ?

    Le job shadowing est le bon choix pour une mobilité courte basée sur l'observation — typiquement comme première étape accessible ou comme développement ciblé du personnel. Pour des stages supervisés ou des mobilités plus longues, un autre programme convient mieux.

    Choisissez ce programme si…

    • Vous voulez une mobilité de 3–10 jours pour le personnel ou les étudiants, pas un placement de plusieurs semaines.
    • Vos participants observeront — et n'effectueront pas — du travail dans l'organisation hôte.
    • Votre institution est nouvelle à Erasmus+ et veut une première activité à faible risque.
    • Le personnel veut un développement professionnel via l'observation inter-organisations.
    • Vous testez de futures entreprises hôtes avant un engagement plus long.

    Envisagez un autre programme si…

    By sector

    What Participants Observe — by Sector

    Exemples concrets de ce qu'un participant observe typiquement durant un flux de 5 jours, par secteur. Utilisé pour cadrer les objectifs d'observation mappés ESCO avant le sourcing des hôtes.

    Hôtellerie

    Passation de quart à la réception, flux de service F&B, briefing housekeeping, réunion revenue hebdomadaire, processus de mise à jour des tarifs OTA.

    IT / SaaS

    Planning sprint et stand-ups, session de code review, triage de tickets customer success, déploiement de release, walkthrough escalade on-call.

    Santé

    Passation en service, réunion de cas multidisciplinaire, flux d'admission patient, observation clinique ambulatoire, tournées contrôle infection (observation non clinique uniquement).

    Énergies renouvelables

    Visite de site pour une installation solaire/éolienne, walkthrough salle de contrôle O&M, réunion QA fournisseur, revue des documents de raccordement au réseau.

    Éducation

    Observation de cours sur deux niveaux clés, réunion de planification de département, session coordinateur SEN/inclusion, entretien parents-enseignant, atelier CPD.

    Logistique & Supply Chain

    Réception marchandises, parcours picking entrepôt, huddle planification transport, revue documents de douane, revue KPI hebdomadaire.

    Recognition by audience

    Recognition & Paperwork — by Audience

    Parcours de reconnaissance et documents spécifiques que votre coordinateur produira, détaillés par profil de participant.

    AudienceRecognitionPaperwork
    Apprenants VETEuropass Mobilité + unités ECVET le cas échéantLearning Agreement for Traineeship (LA-T, variante observation), évaluation hôte, attestation de présence, registre d'observation mappé ESCO.
    Étudiants HEIEuropass Mobilité + ECTS optionnel (au cas par cas via l'établissement d'origine)Learning Agreement for Traineeship (variante observation dans OLA), Transcript of Work, Europass.
    Enseignants, formateurs & personnel VETEuropass Mobilité PersonnelMobility Agreement for Staff Training, planning signé, évaluation hôte, fiche de mise à jour de cursus.
    Services internationaux / personnel admin HEIEuropass Mobilité Personnel + dossier CPD interneMobility Agreement for Staff Training, rapport d'observation structuré, notes workflow OLA-T / Beneficiary Module.
    Compare programmes

    Job Shadowing vs Stage vs Mobilité Formation du Personnel

    Comment les trois formats de mobilité courte diffèrent en pratique — durée, action de financement, reconnaissance et public le plus adapté.

    • Job Shadowing

      Format
      Observation structurée des professionnels au travail
      Durée typique
      3–10 jours
      Action de financement
      KA121 / KA122 (apprenant ou personnel)
      Reconnaissance
      Europass Mobilité (+ ECTS optionnel pour personnel HEI)
      Le mieux pour
      Première mobilité, exploration de carrière, prospection d'hôtes

    • Stage

      Format
      Tâches de travail pratiques supervisées chez une entreprise hôte
      Durée typique
      2 semaines – 12 mois
      Action de financement
      KA121 / KA122 / KA131 (apprenant) ou VET
      Reconnaissance
      Europass + ECVET / ECTS selon le niveau
      Le mieux pour
      Bâtir des compétences pratiques et de l'expérience CV

    • Mobilité Formation Personnel

      Format
      Cours, atelier ou formation dispensé au personnel à l'étranger
      Durée typique
      2–10 jours
      Action de financement
      KA121 / KA122 / KA171 (personnel)
      Reconnaissance
      Europass Mobilité Personnel + clôture Mobility Agreement
      Le mieux pour
      Développement professionnel du personnel et mise à jour de cursus

    Source : Erasmus+ Programme Guide 2025, Commission européenne. Définitions de format confirmées par rapport aux cadres Europass et ESCO.

    Pricing transparency

    Tarification indicative par participant

    Coût all-in typique pour un flux de job shadowing de 5 jours géré par Piktalent, hors subvention Erasmus+ voyage et OS. Les devis finaux dépendent de la ville, des secteurs et de la taille du groupe.

    Flux groupe (8–12 pax)

    €620 – €860

    Sourcing hôtes (1–3 hôtes/pax), planning, hébergement en appartements partagés, assurance, coordinateur local, pack de clôture Europass.

    Petit groupe (3–7 pax)

    €780 – €1 050

    Coordination plus rapprochée, 2–3 hôtes par participant, chambres individuelles sur demande, points quotidiens du coordinateur.

    Flux personnel (1–4 pax)

    €950 – €1 400

    Hôtes appariés au secteur, hôtel ou aparthotel, option networking soir, Europass for Staff.

    What drives the variance

    • Ville de destination (capitales Tier 1 vs villes secondaires)
    • Nombre d'hôtes par participant (1 vs 3)
    • Profil d'hébergement (partagé, studio, hôtel)
    • Options : programme culturel, sessions linguistiques, transfert aéroport
    • Taille de groupe (coût/pax décroissant au-delà de 8 participants)
    • Secteurs avec pools d'hôtes restreints (santé, industries régulées)

    Fourchettes indicatives pour budgétisation uniquement — pas un devis. Les coûts unitaires Erasmus+ éligibles (soutien individuel, voyage, OS) sont généralement remboursés par l'Agence nationale en plus des chiffres ci-dessus.

    Vous préparez un flux de shadowing ce semestre ?

    Indiquez public, secteur et dates cibles — nous renvoyons un devis par participant et une liste restreinte d'hôtes sous 48 heures.

    Devis sous 48h
    Quality self-audit

    Auto-audit Quality Standards (vérification 10 points)

    Votre flux de job shadowing est aligné sur les Erasmus Quality Standards si vous pouvez répondre « oui » aux dix. Les coordinateurs utilisent cette liste pendant les visites de monitoring de l'AN.

    • Chaque participant a 4–6 objectifs d'observation mappés aux codes ESCO avant le départ.
    • Un Learning Agreement / Mobility Agreement signé (variante observation) existe pour chaque participant.
    • Chaque participant observe au moins deux hôtes pendant le flux pour permettre l'apprentissage comparatif.
    • Le planning quotidien inclut 3–4 créneaux d'observation, une Q&R structurée et un prompt de réflexion.
    • L'hébergement est à 30–45 minutes du site hôte en transports en commun.
    • L'assurance couvre médical (≥€30 000), rapatriement et responsabilité civile pour toutes les dates du flux.
    • Un coordinateur local nommé et une ligne d'urgence 24/7 sont documentés et partagés avec les participants.
    • Les évaluations hôtes et les réflexions participants sont collectées avant le départ de la ville hôte.
    • Les certificats Europass Mobilité sont émis sous 30 jours après le retour.
    • Un registre coordinateur prêt pour audit est livré pour le Beneficiary Module avant la prochaine fenêtre de reporting.
    Common pitfalls

    Common Pitfalls — and How to Avoid Them

    Les erreurs opérateur les plus courantes que nous voyons quand les institutions mènent des flux de shadowing en interne — et comment les éviter.

    Traiter le shadowing comme du tourisme d'étude — pas de mapping ESCO, pas de résultats d'apprentissage.

    Figer 4–6 objectifs d'observation mappés ESCO dans le LA-T avant de chercher un hôte.

    Hôte unique pour tout le flux — pas d'apprentissage comparatif.

    Planifier au moins deux hôtes par participant pour permettre comparaison et réflexion.

    Pas de réflexion quotidienne — échec à la visite de monitoring de l'AN sur les critères qualité.

    Intégrer un débrief quotidien de 15–20 min et un prompt de réflexion écrite au planning.

    Hébergement réservé à plus de 45 min de l'hôte — mange une demi-journée par participant.

    Contrôler l'hébergement sur le temps de trajet, pas seulement le prix ; viser ≤30 min porte à porte.

    Europass et évaluation hôte collectés tard — le pack de clôture dérive hors fenêtre de reporting.

    Émettre Europass en flux le dernier jour et collecter l'évaluation hôte avant le départ.

    Coordinator voices

    From the Coordinators We Work With

    Retours anonymisés de coordinateurs ayant mené des flux de job shadowing avec Piktalent au cours des 18 derniers mois.

    Trustpilot4.2Avis vérifiésGoogle Reviews4.8Avis vérifiés
    "Nous avons utilisé le flux de shadowing comme première activité Erasmus+. Six mois plus tard nous avons soumis une candidature KA122 — et nous avons cité le flux comme preuve de notre maturité opérationnelle. Le pack de clôture a rendu la candidature quasi triviale."
    Responsable Service International — Centre VET, Italie du Nord
    "Le registre d'observation mappé ESCO a fait la différence entre « joli voyage » et « CPD défendable ». Notre visite de monitoring AN est passée sans une seule alerte qualité."
    Coordinatrice Mobilité Internationale — HEI, France
    A day in the life

    Une journée type d'un participant en shadowing

    Une journée indicative dans un flux géré par Piktalent — conçue selon les Erasmus Quality Standards plutôt que des visites ad hoc.

    1. 08:30

      Arrivée et accueil sur site hôte

      Briefing sécurité & santé, présentation de l'équipe et des objectifs d'observation du jour.

    2. 09:00

      Créneau d'observation 1 — passation opérationnelle

      Observer la passation matinale ou le stand-up pour capter le rythme et le vocabulaire de l'équipe.

    3. 10:30

      Créneau d'observation 2 — deep-dive processus ou département

      Suivre un hôte nommé sur un processus end-to-end (ex. ticket client, admission patient, ligne de cuisine).

    4. 12:30

      Déjeuner avec l'équipe hôte

      Exposition culturelle informelle — pratique linguistique entre pairs et Q&R non structurées.

    5. 14:00

      Créneau d'observation 3 — réunion inter-équipes ou interaction client

      Observer une réunion, un appel client ou une interaction de service pertinents pour les objectifs ESCO du participant.

    6. 15:30

      Q&R structurée avec l'hôte

      30 min de Q&R focalisées sur les objectifs d'observation consignés dans le LA-T.

    7. 16:30

      Réflexion et entrée au registre

      Prompt de réflexion écrite + registre d'observation mappé ESCO, relu par le coordinateur Piktalent local.

    8. 18:00

      Activité culturelle / networking optionnelle

      Rencontre pairs, mixer sectoriel ou orientation guidée en ville — calibré selon le public personnel ou étudiant.

    Destinations

    Recommended Destinations

    Espagne
    Italie
    Portugal
    Allemagne
    France
    Irlande
    Pologne
    Pays-Bas
    Parcourir les destinations Erasmus+
    Pourquoi Piktalent

    Pourquoi les institutions choisissent Piktalent

    300+
    Flux job-shadowing livrés
    3–10 jours
    Durée typique sur place
    30–40 %
    Hôtes → pipeline stages futurs
    6–8 sem.
    Brief → planning confirmé
    Les participants gagnent un aperçu direct des environnements de travail internationaux
    Point d'entrée accessible pour les institutions nouvelles à la mobilité Erasmus+
    Le personnel développe des compétences professionnelles via l'observation interculturelle
    Les étudiants explorent des parcours de carrière avant de s'engager dans des placements plus longs
    Les institutions tissent des liens avec les entreprises européennes pour les mobilités futures
    La durée courte (3–10 jours) facilite l'intégration au calendrier académique
    Les expériences positives encouragent les institutions à élargir vers des formats de mobilité plus longs
    Ressources

    Ressources associées

    Comment fonctionne la mobilité Erasmus+

    Vue d'ensemble complète du processus pour les institutions.

    Qu'est-ce que la mobilité Erasmus+ ?

    Introduction aux actions de mobilité Erasmus+.

    Programmes de mobilité full-service

    Découvrez notre gestion de mobilité de bout en bout.

    FAQ

    Questions fréquentes

    Proof in practice

    Real Cohorts We've Delivered

    Documented outcomes from institutions that ran this programme with Piktalent.

    Programme de mobilité VET du Šolski Center Krško–Sevnica à Séville, Espagne

    Mobilité VET KA122 · Séville, Espagne

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    24 élèves VET réussissent un programme de stage de 4 semaines à Barcelone

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    Comment Piktalent a placé 24 élèves VET allemands dans 12 entreprises d'accueil à Barcelone avec un taux d'achèvement de 100 % sous Erasmus+ KA122.

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    Pour les universités, centres EFP et coordinateurs

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