Comment les universités organisent les stages Erasmus+ à l’étranger

Dans l’enseignement supérieur, le terme « Erasmus placement » signifie généralement la mobilité Erasmus+ pour stages. Un étudiant effectue une période de formation en milieu professionnel auprès d’une organisation d’accueil éligible située dans un autre pays participant ou partenaire, dans le cadre d’un Learning Agreement for Traineeships. Le Guide du Programme Erasmus+ applicable et l’accord avec votre agence nationale définissent les règles d’éligibilité détaillées pour votre projet.

Sending institution

Votre université ou établissement d’enseignement supérieur. Elle sélectionne le participant, gère son budget Erasmus+, signe la convention de subvention et reconnaît la période de mobilité selon ses propres procédures.

Receiving organisation

L’entreprise, organisme public, institut de recherche, ONG ou autre lieu de travail éligible où l’étudiant réalise le stage. Elle fournit les tâches, la supervision et la confirmation requise à la fin.

Intermediary organisation

Un tiers qui peut identifier des structures d’accueil et soutenir la mise en œuvre pratique. Il n’est pas automatiquement l’organisme d’accueil et ne se substitue pas aux obligations Erasmus+ de l’établissement d’envoi.

Commencez par identifier la lacune dans votre propre modèle de prestation. Certains établissements ont besoin d’introductions auprès d’employeurs d’un secteur précis. D’autres nécessitent un prestataire pour pré-vérifier les structures d’accueil, proposer des options de logement, gérer les arrivées et rester disponible pendant le stage. Demander tout cela sous l’appellation vague de « support pour les placements » produit des devis faibles et des attentes non satisfaites.

Inscrivez ces limites dans le cahier des charges et le contrat. Indiquez en particulier qui a l’autorité pour approuver un hôte, modifier les tâches, déplacer un participant ou décider qu’un stage doit se terminer prématurément.

Un partenaire crédible doit pouvoir démontrer comment il vérifie une structure d’accueil avant de vous la proposer. Un logo, une courte description d’entreprise et un courriel disant « nous pouvons accueillir des stagiaires » ne suffisent pas. Votre examen doit tester le rôle réel que l’étudiant exercera et les conditions qui l’entourent.

• Demandez un plan de tâches écrit lié au domaine, au niveau et aux résultats d’apprentissage attendus de l’étudiant. Vérifiez qu’il décrit des activités et non seulement de l’observation ou une aide générale.
• Exigez un tuteur en entreprise nommé, ayant la responsabilité pertinente et une disponibilité suffisante pour encadrer l’étudiant.
• Vérifiez l’identité juridique et l’adresse de l’hôte, le lieu de travail et la personne autorisée à signer le Learning Agreement.
• Demandez comment l’hôte gère l’intégration, la santé et sécurité, les horaires de travail, les absences et la conduite sur le lieu de travail.
• Confirmez quelles assurances sont requises selon votre politique institutionnelle et la réglementation nationale. Le soutien Erasmus+ ne remplace pas, en lui-même, la couverture en cas d’accident, de responsabilité, de santé ou de voyage.
• Mettez en place une procédure accessible permettant aux étudiants de signaler un traitement inadapté, du harcèlement, de la discrimination, des conditions dangereuses ou un changement substantiel des tâches convenues.

La qualité est plus facile à défendre lorsque chaque contrôle laisse une trace. Conservez l’évaluation de l’hôte, la correspondance, l’accord signé, les notes de suivi et la confirmation finale dans le dossier du projet pendant la durée exigée par votre convention de subvention et la politique de conservation de votre établissement.

Le Learning Agreement for Traineeships est le document par lequel une proposition d’accueil prometteuse devient une mobilité académique approuvée. Il doit être convenu par l’étudiant, l’établissement d’origine et l’organisation d’accueil avant le début effectif du stage. Ne laissez pas la pression opérationnelle transformer cela en simple formalité signée après l’arrivée.

Le certificat final de stage doit confirmer la période effectuée et les tâches réalisées. Il facilite la reconnaissance, mais ne remplace pas un learning agreement qui n’aurait jamais fixé des attentes claires.

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   Adapter le rôle à l’étudiant

   Vérifiez les tâches prévues par rapport au programme, aux acquis antérieurs et au niveau de responsabilité réaliste. Un étudiant en marketing peut acquérir une expérience utile dans une petite entreprise ; l’accord doit toutefois préciser ce qu’il apprendra et comment.

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   Rendre les résultats évaluables

   Rédigez des résultats qui peuvent être démontrés par le travail accompli, les compétences développées ou les preuves examinées. Évitez les formulations vagues telles que « acquérir une expérience internationale » comme seul résultat.

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   Préciser encadrement et évaluation

   Nommez le tuteur d’accueil, définissez comment le progrès sera suivi et consignez la méthode d’évaluation finale. Convenez des preuves que l’étudiant devra remettre à votre université.

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   Documenter les modifications

   Si les tâches, les dates, le lieu ou l’encadrement changent substantiellement, évaluez l’impact sur les résultats d’apprentissage et enregistrez un amendement approuvé. Une assurance verbale de l’accueil ne constitue pas une piste d’audit suffisante.

Le prix compte, mais il prédit rarement si un prestataire protégera vos étudiants ou réduira la charge de travail du personnel. Comparez les offres à une description de service qui précise volumes, destinations, profils d’étudiants, inclusions et les preuves attendues à chaque étape. Cela évite aussi qu’un prestataire classe une redirection vers un portail d’offres générique comme un placement fourni.

• Définissez l’unité de prestation : par exemple, une mise en relation avec un hôte, un hôte approuvé, un Learning Agreement signé ou un étudiant ayant commencé le stage. Ce ne sont pas des équivalents.
• Fixez des délais en fonction de la date d’entrée en promotion et distinguez un placement simplement proposé d’un placement confirmé par l’hôte et approuvé par vous.
• Demandez des exemples anonymisés de formulaires d’évaluation des hôtes, de guides pour les participants, de procédures en cas d’incident et de rapports de suivi plutôt que de vous fier aux arguments marketing.
• Spécifiez la couverture géographique et la capacité sectorielle. Une large liste de pays ne prouve pas l’accès à des placements en ingénierie, santé, informatique ou industries créatives.
• Incluez des clauses de protection des données. Le prestataire traitera normalement des CV, coordonnées et potentiellement des informations d’accessibilité ou de soutien sur vos instructions.
• Concluez des règles de remplacement. Indiquez ce qu’il se passe si un hôte se retire avant le départ, change le rôle après l’arrivée ou ne peut pas assurer l’encadrement.

Un prestataire externe peut aider à la mise en œuvre, mais l’établissement bénéficiaire reste responsable de la convention de projet avec son Agence nationale. Pour la mobilité dans l’enseignement supérieur, vos engagements liés à l’Erasmus Charter for Higher Education et les termes de la convention de subvention continuent de s’appliquer. Considérez les vérifications d’un partenaire comme une assurance supplémentaire, pas comme un substitut à votre propre processus d’approbation.

• Sélectionnez les participants via un processus équitable et transparent et conservez la base de sélection.
• Assurez-vous que chaque participant signe une convention de subvention avant la mobilité et bénéficie du soutien auquel il a droit selon les règles de votre projet.
• Fournissez des informations précises avant le départ, incluant contacts pratiques, académiques et de bien‑être.
• Surveillez la période de mobilité et intervenez lorsque l’apprentissage, la sécurité ou l’éligibilité sont en danger.
• Reconnaissez le stage tel que prévu lorsque l’étudiant a rempli les exigences approuvées, conformément à vos règlements académiques.
• Conservez les documents nécessaires pour les rapports du bénéficiaire, les contrôles et les éventuels audits par l’Agence nationale ou d’autres organismes autorisés.

Pour la mobilité des apprenants VET, l’action, les normes de qualité et les documents diffèrent de l’enseignement supérieur. Ne réutilisez pas un workflow universitaire de stage pour des groupes VET sans vérifier les règles applicables à cette action.

Planifiez vos besoins en stages pour les 12 prochains mois par domaine d’étude, destination, dates, exigences linguistiques et besoins d’accompagnement. Rédigez ensuite un bref cahier des charges, demandez aux prestataires des preuves documentaires et pilotez un groupe gérable avant de vous engager sur un volume annuel important. Évaluez les résultats après les premiers stages réalisés, pas seulement après les premières mises en relation.

Si vous avez besoin qu’un prestataire identifie, contrôle et coordonne des stages pendant que votre établissement conserve le contrôle académique et Erasmus+, [Piktalent’s mobility programmes](https://piktalent.com/mobility-programs) constituent une option à étudier en parallèle de vos obligations de passation de marchés.

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   Rédigez un cahier des charges d’une page

   Indiquez le nombre de participants, les disciplines éligibles, les pays ciblés, le calendrier, les critères pour les organismes d’accueil, l’accompagnement requis, le format des rapports et les décisions qui restent du ressort de votre université.

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   Menez une revue qualité

   Notez les prestataires selon la vérification des organismes d’accueil, les modalités de supervision, la gestion des incidents, la protection des données, la capacité locale, le reporting et la transparence des conditions commerciales.

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   Mettez en place le rythme opérationnel

   Concluez un suivi partagé, des contacts nominatifs, des délais d’approbation, des contrôles pré-départ et des points de suivi planifiés avant l’ouverture du recrutement des étudiants.