Sozialversicherungsnummer für ein Auslandspraktikum: vollständiger Leitfaden Land für Land

Bevor es um länderspezifische Verfahren geht, lohnt sich ein klarer Blick auf die drei Dokumente, die den Umgang mit der Sozialversicherung für jeden Praktikanten innerhalb der EU/des EWR regeln. Jedes erfüllt eine eigene Funktion und sie sind nicht austauschbar.

• EHIC (Europäische Krankenversicherungskarte) — deckt medizinisch notwendige öffentliche Gesundheitsversorgung in jedem EU-/EWR-Land ab. Kostenlos, ausgestellt von deiner Krankenkasse zu Hause.
• Portable Document A1 — belegt, dass du während der Arbeit im Ausland weiterhin im Sozialversicherungssystem deines Heimatlandes gemeldet bist. Wird von deinem Sozialversicherungsträger zu Hause ausgestellt, meist 12 bis 24 Monate gültig.
• Sozialversicherungsnummer des Gastlandes (NUSS in Spanien, Numéro de Sécurité Sociale in Frankreich, Numero INPS in Italien, Sozialversicherungsnummer in Deutschland usw.) — nötig, sobald die Gastinstitution dich auf der lokalen Gehaltsabrechnung anmeldet.

Stell dir die EHIC als deinen Gesundheitspass vor, die A1 als deinen Beitragspass und die Nummer des Gastlandes als deine Lohnbuchhaltungs-ID. Die meisten Probleme bei Erasmus+ Praktika entstehen, wenn eines der drei fehlt und die Buchhaltungssoftware der Gastinstitution sich schlicht weigert, fortzufahren.

Die entscheidende Grenze verläuft bei der Lohnabrechnung, nicht beim Visum. Fließt Geld über ein lokales Lohnabrechnungssystem vom Konto der Gastinstitution auf deines, braucht die Buchhaltung eine Nummer, um Beiträge zu melden – selbst wenn diese wegen eines Erasmus+ Learning Agreements reduziert sind.

• Vergütetes Praktikum in Spanien → NUSS Pflicht. Die Gastinstitution beantragt sie über Importass für nicht registrierte Ausländer.
• Vergütetes Praktikum in Portugal → NISS Pflicht. Beantragung über Segurança Social Direta, bevor das beim IEFP registrierte Protokoll unterschrieben wird.
• Vergütetes Praktikum in Italien → Codice Fiscale + Numero INPS nötig, damit die Gastinstitution die UniLav-Meldung einreicht.
• Vergütetes Praktikum in Deutschland → mit A1 nicht immer nötig; sonst beantragt die Gastinstitution über die Krankenkasse eine Sozialversicherungsnummer.
• Vergütetes Praktikum in Frankreich → die NIR (numéro provisoire) wird automatisch ausgestellt, sobald die Gastinstitution den Vertrag per DPAE meldet.
• Vergütetes Praktikum in den Niederlanden → BSN (Burgerservicenummer) erforderlich bei jedem Vertrag über 4 Monate oder jeder Vergütung über 350 €/Monat.
• Vergütetes Praktikum in Irland → PPS-Nummer ab der ersten Woche jedes vergüteten Vertrags erforderlich, unabhängig von der Dauer.

Die A1 hält dich in deinem heimischen Sozialversicherungssystem: Dein Land erhebt weiterhin Beiträge, und du bleibst dort renten- und arbeitslosenversicherungsrechtlich abgesichert. Sie befreit die Gastinstitution nicht von lokalen arbeitsrechtlichen Pflichten (Mindestvergütung in Frankreich, Mindestlohn in Deutschland bei Praktika über 3 Monate) und ersetzt nicht die Sozialversicherungsnummer des Gastlandes, wenn dieses lokal Beiträge zur Unfallversicherung melden muss.

• Beantrage die A1 bei deiner Heimatinstitution (URSSAF in Frankreich, INSS/Seguridad Social in Spanien, INPS in Italien, ZUS in Polen, DRV in Deutschland usw.), bevor du losfährst.
• Schicke der Gastinstitution sofort nach Ausstellung eine Kopie — viele Lohnabrechnungssysteme sind ohne sie blockiert.
• Die Gültigkeit beträgt meist 12 Monate für entsandte Arbeitnehmer und bis zu 24 Monate für Praktikanten.

Verweigert dein Heimatland die Ausstellung einer A1 (häufig bei Studierenden, die noch nie gearbeitet haben und daher keine Beschäftigtenakte besitzen), behandelt dich die Gastinstitution als „Erstarbeitnehmer" und meldet dich vom ersten Tag an im lokalen System an. Das ist kein Problem, aber bitte deine Heimatinstitution um eine schriftliche Ablehnungsbestätigung, die das Lohnbuchhaltungsteam der Gastinstitution für ihre Akten benötigt.

Erasmus+ Praktika reichen von rein akademischen, unvergüteten Praktika bis zu voll bezahlten Praktikantenverträgen, die kaum von regulärer Beschäftigung zu unterscheiden sind. Deine Position auf diesem Spektrum bestimmt das gesamte anwendbare Sozialversicherungsregime.

• Unvergütetes Learning Agreement — rein akademisches Praktikum, keine Lohnabrechnung, keine Beiträge. EHIC + Erasmus+ Versicherung reichen in den meisten Ländern aus.
• Stipendium unter der nationalen Schwelle (z. B. <350 €/Monat in den Niederlanden, <600 €/Monat in Deutschland) — die Gastinstitution behandelt es als Aufwandsentschädigung, nicht als Einkommen. Meist keine Sozialversicherungsnummer nötig.
• Stipendium auf oder über der Schwelle — die Gastinstitution verarbeitet es über die Lohnabrechnung; die vollständige Sozialversicherungsnummer des Gastlandes ist erforderlich.
• Praktikantenvertrag (CDD stage, contratto di apprendistato, Praktikantenvertrag) — vollständige Behandlung als Arbeitnehmer. Lokale Nummer ab dem ersten Tag erforderlich, A1 wird ebenfalls empfohlen.

Im Zweifel stelle deiner Gastinstitution eine einzige Frage: „Wird mein Stipendium über die Lohnbuchhaltung oder über Kreditorenbuchhaltung abgewickelt?" Bei Lohnbuchhaltung brauchst du die Nummer, bei Kreditorenbuchhaltung meist nicht.

Die Verfahren unterscheiden sich stark je nach Land. Meistens stößt die Gastinstitution den Antrag an und du lieferst die Nachweise, aber in Spanien, Portugal und Irland ist üblicherweise ein persönlicher Termin nötig.

• Spanien (NUSS) — Importass online oder persönlich bei einer beliebigen Tesorería General de la Seguridad Social. Nötig: NIE, Reisepass und unterschriebenes Learning Agreement. 1-3 Tage.
• Portugal (NISS) — Segurança Social Direta mit NIF, Reisepass und unterschriebenem Protokoll. Vom selben Tag bis zu 1 Woche.
• Italien (INPS) — die Gastinstitution registriert dich über die UniLav-Meldung, sobald du den Codice Fiscale von der Agenzia delle Entrate hast.
• Deutschland (Sozialversicherungsnummer) — Beantragung über die Krankenkasse, bei der du dich anmeldest; manche Praktikanten erhalten sie automatisch nach der Anmeldung des Wohnsitzes.
• Frankreich (NIR provisoire) — wird durch die URSSAF-Meldung der Gastinstitution ausgestellt; die endgültige NIR erfordert eine Anmeldung bei der CPAM mit einer wortgetreuen Geburtsurkunde (apostilliert bei Nicht-EU-Bürgern).
• Niederlande (BSN) — wird bei der Gemeente bei der Anmeldung des Wohnsitzes ausgestellt; nötig sind Reisepass, Mietvertrag und (bei Nicht-EU-Bürgern) Aufenthaltstitel. Ausstellung am selben Tag in den meisten Gemeinden, 1-2 Wochen in Amsterdam.
• Irland (PPS) — Termin über MyWelfare.ie oder in einem PPS Centre; nötig sind Reisepass, Wohnsitznachweis (Rechnung oder Mietvertrag) und unterschriebenes Angebot der Gastinstitution. 5-10 Werktage.

Die meisten Länder vergeben unterschiedliche Kennnummern für Steuern und Sozialversicherung. Praktikanten denken oft „ich habe schon eine Steuernummer, also kann die Lohnabrechnung starten" und stellen dann fest, dass das Lohnabrechnungssystem eine ganz andere Nummer braucht.

• Spanien — die NIE ist die Steuernummer, die NUSS ist die Sozialversicherungsnummer. Für ein vergütetes Praktikum brauchst du BEIDE.
• Italien — der Codice Fiscale ist die Steuernummer, die Numero INPS ist die Sozialversicherungsnummer. Der CF wird sofort bei der Agenzia delle Entrate ausgestellt; die INPS-Nummer beantragt die Gastinstitution über die UniLav-Meldung.
• Portugal — die NIF ist die Steuernummer, die NISS die Sozialversicherungsnummer. Beide können am selben Tag in einer Loja do Cidadão erlangt werden.
• Frankreich — die NIR ist die Sozialversicherungsnummer; steuerliche Pflichten eines nicht ansässigen Praktikanten liegen meist bei seinem Heimatland.
• Deutschland — die Steuer-ID ist die Steuernummer, die Sozialversicherungsnummer ist die Sozialversicherungsnummer. Die Steuer-ID kommt per Post nach der Anmeldung; die SV-Nummer stellt die Krankenkasse aus.

Eine häufige Sorge ist, ob kurze Erasmus+ Beitragszeiten „verloren gehen". Das ist nicht der Fall: Die europäische Koordinierung der Sozialversicherung existiert genau, um das zu verhindern.

• Mit einer A1 bleiben die Beiträge in deinem Heimatland und zählen dort voll für deine Rente und deine Arbeitslosenversicherung.
• Ohne A1 gehen die Beiträge ins Gastland. Nach Verordnung (EG) Nr. 883/2004 muss das Gastland die Beitragszeiten an deine Heimatinstitution übertragen, wenn du das nach deiner Rückkehr beantragst.
• Selbst sehr kurze Beitragszeiten (1-6 Monate) werden EU-weit für die Rente angerechnet — keine geht verloren.
• Arbeitslosenansprüche sind an das Land gebunden, in dem du zuletzt unter dessen System gearbeitet hast. Beendest du ein vergütetes Auslandspraktikum und möchtest zu Hause Arbeitslosenunterstützung beantragen, übertrage deine Ansprüche mit dem Formular U1 innerhalb von 7 Tagen nach deiner Rückkehr.

Die letzte Woche vor deinem letzten Tag ist der Moment, um alle administrativen Vorgänge abzuschließen. Offene Angelegenheiten aus dem Ausland dauern aus der Ferne dreimal so lange.

• Fordere beim Sozialversicherungsträger der Gastinstitution das Formular U1 (Übersicht der Versicherungszeiten) an.
• Fordere von der Personalabteilung der Gastinstitution eine Arbeitgeberbescheinigung (Äquivalent zur P45) an, falls eine Lohnabrechnung stattgefunden hat.
• Kündige jede lokale private Krankenversicherung, die du zusätzlich zur EHIC abgeschlossen hattest.
• Melde deinen Wohnsitz ab (Abmeldung in Deutschland, Baja del Padrón in Spanien), wo nötig — sonst entstehen fortlaufende steuerliche Pflichten.
• Bewahre alle Gehaltsabrechnungen mindestens 4 Jahre auf — sie sind der einzige Beitragsnachweis, falls das U1 später angezweifelt wird.

• Annehmen, die EHIC ersetze eine Nummer des Gastlandes — sie deckt nur die Gesundheitsversorgung ab, nicht die Lohnabrechnung.
• Den Antrag im Gastland stellen, bevor das unterschriebene Angebot der Gastinstitution vorliegt — die meisten Systeme benötigen die Vertragsreferenz.
• Vergessen, die A1 zu beantragen — nach der Ankunft ist die rückwirkende Ausstellung langsam, und die Gastinstitution besteht in der Zwischenzeit womöglich auf lokaler Anmeldung.
• Codice Fiscale (italienische Steuernummer) mit der Numero INPS (italienische Sozialversicherung) verwechseln — beide sind unterschiedliche, von verschiedenen Behörden ausgestellte Dokumente.
• Die EHIC als Ersatz für eine private Versicherung behandeln — sie deckt weder Rückholung noch Zahnbehandlung noch private Anbieter ab.
• Die A1 mitten im Praktikum auslaufen lassen, ohne eine Verlängerung zu beantragen — die Lohnabrechnung friert die Beiträge bis zur Erneuerung meist ein.