So prüfen Sie ein Erasmus+ Gastunternehmen vor der Unterschrift

• Rechtliche Existenz verifizieren — Abfrage der USt-IdNr. in VIES (EU) oder im lokalen Register.
• Bestätigen, dass der genannte Betreuer existiert, seine Funktion und mindestens 3 Jahre einschlägige Erfahrung.
• Den Aufgabenplan prüfen — mindestens 60 % müssen mit den Kompetenzen des Curriculums der Studierenden übereinstimmen.
• Bestätigen, dass die Arbeitssprache dem dokumentierten Sprachniveau der Studierenden entspricht.
• Die Haftpflichtversicherungsbescheinigung des Gastunternehmens oder ein lokales Äquivalent anfordern.
• Zwei Referenzen früherer Praktikanten einholen (Vermittler können ein aggregiertes NPS liefern).
• Wöchentliche Arbeitszeit bestätigen: 30–40 Std./Woche ist Standard; über 45 Std. ist ein Warnsignal.
• Standortsicherheit und Pendelzeit ab einer realistischen Praktikantenunterkunft prüfen.
• Austrittsbedingungen schriftlich vereinbaren, falls das Praktikum vorzeitig beendet werden muss.

• Vage Aufgabenpläne ("allgemeine Büroarbeit", "Unterstützung bei Social Media").
• Weigerung, einen Betreuer zu benennen oder einen E-Mail-Kontakt weiterzugeben.
• Erwartung unbezahlter Überstunden oder Wochenendarbeit ohne Ausgleich.
• Keine physische Adresse, nur ein virtuelles Büro oder ein Coworking-Arbeitsplatz.

• Unterzeichnete Learning Agreement (LA Before Mobility).
• Versicherungsbescheinigung des Gastunternehmens.
• Nachweis der anfänglichen OLS-Sprachbewertung.
• Vom Koordinator unterzeichnete interne Due-Diligence-Checkliste.

Koordinatoren unterschätzen die Due-Diligence-Zeit regelmäßig und unterzeichnen am Ende Learning Agreements, die sie nicht wirklich geprüft haben. Die realistische Verteilung unten basiert auf der 9-Punkte-Checkliste, sequenziell abgearbeitet, wobei ein junges Teammitglied die Recherchen durchführt und der Koordinator die Prüfung übernimmt.

• VIES-/nationale Registerabfrage — 5 Minuten pro Gastunternehmen.
• Sanktionsprüfung (EU Sanctions Map + konsolidierte UN-Liste) — 5 Minuten.
• Betreuerverifizierung (LinkedIn-Abgleich, Amtszeit, direkte E-Mail) — 15 Minuten.
• Prüfung der Kompetenzausrichtung des Aufgabenplans mit dem Curriculum der Studierenden — 20 Minuten.
• Anforderung, Eingang und Prüfung der Versicherungsbescheinigung — 1–3 Werktage insgesamt.
• Referenzgespräch mit zwei früheren Praktikanten — 30 Minuten insgesamt, wenn die Referenzen antworten.

Die gesamte aktive Zeit pro Gastunternehmen beträgt etwa 90 Minuten zuzüglich der Bearbeitungszeit für die Versicherung. Bei einer Kohorte von 50 Studierenden sind das 75 Stunden pro Zyklus – nicht unerheblich, aber günstig verglichen mit einer einzigen gescheiterten Mobilität, die 20–40 Stunden Nacharbeit sowie einen Reputationsschaden bei der Nationalen Agentur verursacht.

Ein Fehlschlag bei einer einzelnen Prüfung ist nicht immer ausschlaggebend. Der folgende Entscheidungsbaum ordnet jedem Fehlermodus die verhältnismäßige Reaktion zu – von "weitere Nachweise anfordern" bis "absagen und dokumentieren".

• USt-IdNr.-Abfrage schlägt fehl — alternativen Nachweis der rechtlichen Existenz anfordern (Auszug der nationalen Handelskammer). Bleibt dies unverifizierbar, absagen.
• Kein benannter Betreuer — die LA-T-Unterzeichnung verweigern, bis ein benannter Betreuer mit E-Mail und Telefonnummer vorliegt.
• Vager Aufgabenplan — die LA-T mit drei konkreten Aufgabenbeispielen zurücksenden, die den Curriculum-Ausrichtungsstandard erfüllen.
• Versicherungslücke — nur akzeptieren, wenn die Versicherung der entsendenden Hochschule Praktika am Standort des Gastunternehmens ausdrücklich abdeckt.
• Referenz nicht verfügbar — beim Gastunternehmen eine alternative Referenzperson anfordern (ehemaliger Studierender oder Partnerorganisation).
• Wochenarbeitszeit über 45 Std. — ablehnen und anbieten, den Vertrag auf 38 Std. mit expliziten Überstundenregelungen zurückzufahren.

Dokumentieren Sie jede Entscheidung in der Teilnehmerakte. Prüfer der Nationalen Agentur bestrafen Koordinatoren nicht dafür, dass sie Gastunternehmen ablehnen – sie bestrafen diejenigen, die sie ohne Nachweise akzeptieren.

Wenn Sie mehr als 20 Praktikumsplätze pro Jahr vermitteln, ist der wirkungsvollste Schritt, punktuelle Due Diligence in eine wiederverwendbare Datenbank zu überführen. Die folgende Struktur hat sich bei unseren Hochschul- und Berufsbildungspartnern bewährt.

• Eine Zeile pro Gastunternehmen, indiziert nach USt-IdNr./EORI-Nummer — niemals nach Firmenname (Firmen benennen sich um, USt-IdNr. nicht).
• Das Datum der letzten vollständigen Nachprüfung erfassen — mindestens alle 18 Monate nachprüfen.
• Betreuerfluktuation erfassen — ein Gastunternehmen, das in zwei Jahren dreimal den Betreuer gewechselt hat, ist unabhängig vom Versicherungsstatus ein Qualitätsrisiko.
• NPS früherer Praktikanten erfassen — jeder Wert unter 7/10 löst bei der nächsten Anfrage eine erneute Prüfung aus.
• Gastunternehmen kennzeichnen, die sowohl erfolgreiche als auch gescheiterte Praktika hatten, mit ausdrücklich vermerktem Grund für das Scheitern.

Eine gepflegte Gastunternehmens-Datenbank wird zu einem strategischen Vorteil — sie verkürzt die künftige Auswahl von Tagen auf Stunden, macht Muster sichtbar, die einzelnen Koordinatoren entgehen würden, und ist einer der stärksten Abschnitte bei jeder ECHE-Verlängerung oder KA121-Akkreditierungsprüfung.