KA122 Projets mobilité pour les organismes hôtes en 2026

KA122 Mobility Projects placent les organisations hôtelières au cœur de la mobilité Erasmus+, offrant des expériences d’apprentissage de haute qualité à travers l’Europe et les États‑Unis. Une offre d’accueil solide soutient les résultats d’apprentissage des partenaires tout en élargissant votre rayonnement international.

• Bénéficier d’un cadre structuré pour accueillir étudiants et personnel avec une supervision, des installations et des possibilités d’apprentissage définies.
• Renforcer les réseaux internationaux qui soutiennent la recherche, l’innovation et le développement des programmes.
• Améliorer le développement du personnel et la capacité d’enseignement grâce à des échanges transfrontaliers.
• Renforcer la visibilité et le positionnement stratégique au sein de votre région et de votre secteur.
• Contribuer à une mobilité inclusive en planifiant des environnements d’apprentissage accessibles, sûrs et favorables.

Votre capacité d’accueil doit s’aligner sur les objectifs stratégiques, la capacité institutionnelle et les besoins des partenaires. Commencez par une proposition de valeur claire et un plan réaliste de supervision et de résultats.

1. 1
   Inventorier la capacité d’accueil

   Évaluer la capacité de supervision, les installations, l’appui linguistique et l’accessibilité.

2. 2
   Concevoir les offres KA122

   Définir les types de mobilité que vous pouvez accueillir et les résultats d’apprentissage que vous pouvez garantir.

3. 3
   Prospection des partenaires

   Cartographier les institutions d’envoi potentielles et établir des mécanismes de contact initiaux.

KA122 Mobility Projects

Action Erasmus+ permettant la mobilité des apprenants et du personnel entre les organisations participantes.

Hosting institution

Une organisation partenaire qui accueille des apprenants ou du personnel dans le cadre de KA122.

Learning Agreement

Un document décrivant les résultats d’apprentissage attendus, la supervision et l’évaluation d’un participant.

Pour participer à KA122 en tant qu’organisation hôte, vous devez répondre aux critères définis dans le Guide du programme Erasmus+ et établir une collaboration solide avec les partenaires d’envoi.

• Être reconnu comme une entité juridique pouvant signer des accords de subvention et des contrats de mobilité.
• Démontrer la capacité de superviser, d’évaluer et de reconnaître les résultats d’apprentissage.
• Avoir des accords de coopération formels avec au moins une institution d’envoi dans un pays du programme éligible.
• Maintenir des politiques adéquates de protection, d’égalité des chances et d’accessibilité.
• Fournir des rapports précis et une gestion financière pendant la période du projet.

La clarté sur les rôles et la gouvernance réduit les risques et aide les partenaires à aligner les attentes dès le départ.

1. 1
   Vérifier l’éligibilité

   Vérifier le statut légal, les capacités et l’aptitude au partenariat.

2. 2
   Établir la gouvernance

   Attribuer des responsabilités claires pour coordonner la mobilité, le financement et les rapports.

3. 3
   Formaliser les partenariats

   Créer ou renouveler les accords de coopération avec les institutions d’envoi.

4. 4
   Mettre en place les processus de mise en œuvre

   Définir la supervision, les Learning Agreements et les procédures de reconnaissance.

Bénéficiaire

Un participant à KA122 recevant un soutien via le mécanisme de financement.

Organisation partenaire

Une organisation qui collabore avec l’institution hôte dans le projet.

Le financement dans le cadre de KA122 est organisé autour de coûts unitaires et de subventions de projet couvrant les activités de mobilité. Les montants sont définis dans le Guide du programme Erasmus+ et mis à jour chaque année.

• Les coûts unitaires varient selon le pays et l’activité, et sont définis dans l’accord de subvention.
• Le financement couvre généralement le transport, l’hébergement et certains coûts liés à la mobilité; les règles concernant les coûts indirects s’appliquent.
• La gestion financière doit suivre les règles définies dans l’accord de subvention et les obligations de reporting.
• La planification budgétaire doit anticiper les variations par groupe de participants et par durée, telles que définies dans les termes de la subvention du projet.
• Le cofinancement n’est généralement pas nécessaire au-delà du respect des règles de financement.

Travaillez avec votre équipe financière dès que possible pour cartographier les coûts éligibles, planifier les flux de trésorerie et garantir des comptes auditées.

1. 1
   Identifier les types de mobilité

   Choisissez les activités de mobilité que vous financerez.

2. 2
   Vérifier les règles des coûts unitaires

   Examinez comment les coûts sont calculés pour votre pays et votre activité.

3. 3
   Élaborer un plan de financement

   Définissez les postes budgétaires pour les participants, le personnel et les coûts indirects.

4. 4
   Préparer les contrôles financiers

   Mettre en place des modèles de reporting et des processus de préparation à l’audit.

Coûts unitaires

Montants pré-définis et fixes utilisés pour rembourser les coûts liés à la mobilité.

Coûts directs

Coûts directement liés à une activité de mobilité (par ex. transport, hébergement).

Coûts indirects

Contribution forfaitaire pour les frais généraux ou la gestion du consortium, telle que définie.

KA122 suit un cycle annuel. Les établissements hôtes performants s’impliquent tôt, s’alignent sur les partenaires envoyeurs et préparent une documentation de projet robuste.

• Former un partenariat stable avec une ou plusieurs institutions d’envoi tôt dans le cycle.
• Développer l’offre d’accueil et rédiger le Learning Agreement et le plan de supervision.
• Soumettre la candidature dans la fenêtre définie via l’agence nationale ou la plateforme CE.
• En cas d’approbation, signer l’accord de subvention et mettre en œuvre les activités de mobilité.
• Suivre les progrès et préparer les rapports intermédiaires et finaux et les audits.

Une demande proactive et bien documentée réduit les risques d’évaluation et aide à préserver les activités de mobilité en cours.

1. 1
   Conception du partenariat

   Rédiger des accords avec les partenaires et définir les responsabilités.

2. 2
   Développement de l’offre

   Pointer les types de mobilité, les résultats et les structures de soutien.

3. 3
   Documentation

   Préparer les Learning Agreements, les plans de supervision et les politiques de reconnaissance.

4. 4
   Soumission

   Soumettre votre candidature dans le cadre du cycle annuel.

5. 5
   Mise en œuvre et reporting

   Réaliser les activités et compléter les rapports requis.

Grant Agreement

Document légal détaillant le financement, les obligations et les règles de reporting.

Rapport intermédiaire

Rapport d’avancement périodique sur les activités de mobilité et l’utilisation des fonds.

La qualité est au cœur de KA122. Vous devez offrir des opportunités d’apprentissage structurées, une supervision claire et la reconnaissance des résultats d’apprentissage.

• Publier et mettre en œuvre un Accord d’Apprentissage robuste et un accord de mobilité approprié.
• Proposer une supervision, un mentorat et un soutien linguistique adaptés lorsque nécessaire.
• Assurer l’accessibilité, la protection et l’égalité des chances pour tous les participants.
• Fournir une reconnaissance et des crédits clairs pour les apprentissages réalisés.
• Documenter les progrès, les résultats et les retours pour une amélioration continue.

Un cadre qualité solide réduit les risques, renforce la confiance des partenaires et soutient des flux de mobilité réussis.

1. 1
   Mettre en place la supervision et la reconnaissance

   Mettre en place des superviseurs et définir les voies de reconnaissance.

2. 2
   Alignement des résultats d’apprentissage

   Veiller à ce que les résultats soient en corrélation avec les cursus et les attentes des partenaires.

3. 3
   Protection et accessibilité

   Adopter des pratiques inclusives et des mesures de sécurité pour tous les participants.

4. 4
   Évaluation et retour d’expérience

   Mettre en place des instruments pour capter l’impact et les apprentissages.

Accord d’apprentissage

Document détaillant les résultats d’apprentissage attendus et la supervision.

Reconnaissance

Reconnaissance officielle des résultats d’apprentissage dans le cursus du participant.

La logistique détermine l’expérience du participant. Une planification réfléchie minimise les risques et maximise l’apprentissage.

• Hébergement et soutien local pour étudiants et personnel.
• Assurance maladie, visas et dispositions de résidence le cas échéant.
• Orientation, soutien linguistique et planification de la sécurité.
• Accès aux installations, transport et options d’apprentissage à distance si nécessaire.
• Points de contact clairs au sein de l’établissement hôte.

Une logistique efficace réduit les frictions et permet des parcours d’apprentissage plus fluides pour les participants et les hôtes.

1. 1
   Planifier l’hébergement et la logistique

   Garantir des options de logement, l’accessibilité et des mesures de sécurité.

2. 2
   Soutien visa et résidence

   Fournir des conseils et des modèles de documents pour les permis nécessaires.

3. 3
   Pré-départ et orientation

   Élaborer un plan d’intégration et des activités d’apprentissage initial.

4. 4
   Soutien sur place

   Désigner un coordonnateur mobilité et un point de contact.

Accord de mobilité

Document détaillant les rôles, responsabilités et le soutien pendant la mobilité.

Reconnaissance des résultats d’apprentissage

Processus par lequel les établissements d’accueil certifient et créditent l’apprentissage.

La gouvernance et le reporting assurent la responsabilité et l’amélioration continue. Des contrôles d’avancement réguliers et une revue finale sont requis.

• Fournir des rapports d’avancement intermédiaires sur les activités de mobilité et l’utilisation des fonds.
• Réaliser les rapports finaux détaillant les résultats et l’impact.
• Conserver des registres financiers et une documentation auditable.
• Partager les enseignements pour éclairer les cycles futurs.
• Participer aux activités de suivi et d’assurance qualité lorsque demandé.

Une culture de reporting robuste favorise la transparence et aide à démontrer la valeur de la mobilité pour tous les partenaires.

1. 1
   Définir la cadence de reporting

   Définir les calendriers de reporting intermédiaire et final.

2. 2
   Préparer les documents requis

   Compiler les données de progrès, financières et de performance.

3. 3
   Vérifier la conformité

   S’assurer de l’alignement avec les termes de la subvention et les règles de financement.

4. 4
   Clôture et préparation à l’audit

   Effectuer les activités de clôture et préparer les audits potentiels.

Charge administrative

Mérites de documentation et obligations de reporting liées au financement.

Audit

Examen indépendant des finances et de la conformité aux termes de la subvention.

Une université de taille moyenne située en Europe a étendu sa capacité d’accueil KA122 en établissant un partenariat formel avec trois universités émettrices et en mettant en place une équipe mobilité dédiée.

• Étape 1 : cartographier la capacité interne et identifier les domaines d’apprentissage adaptés.
• Étape 2 : signer des accords de coopération et créer une équipe de soutien à la mobilité.
• Étape 3 : mettre en place des Learning Agreements et un programme d’intégration robuste.
• Étape 4 : suivre la mobilité et intégrer les résultats dans les cursus pour la reconnaissance.

Les enseignements clés incluent l’alignement précoce des partenaires, des rôles de supervision clairs et une visibilité continue de l’avancement des participants pour l’ensemble de la communauté académique.

1. 1
   Conception du partenariat

   Co-créer les attentes et la gouvernance avec les institutions d’envoi.

2. 2
   Développement de l’offre

   Aligner la capacité d’accueil avec les résultats d’apprentissage et les cartes curriculaires.

3. 3
   Mise en œuvre

   Assurer la supervision, l’orientation et les activités de reconnaissance.

4. 4
   Évaluation

   Collecter les retours et intégrer les améliorations pour le prochain cycle.

Supervision de la mobilité

Orientation structurée et évaluation pendant la période de mobilité.

Si vous êtes prêt à explorer l’accueil KA122, commencez par vous lancer dans vos réseaux et l’offre KA122 via les canaux officiels. L’étape suivante est de vous connecter avec les partenaires envoyeurs et une page d’accueil axée KA122 pour entamer des discussions formelles.

• Cartographier les institutions partenaires potentielles et évaluer les objectifs d’apprentissage mutuels.
• Préparer une offre d’accueil concise et un projet de plan de supervision.
• Contacter les partenaires d’envoi pour explorer les opportunités et les plannings de mobilité.
• Consulter votre agence nationale ou la page d’information KA122 pour les étapes propres à chaque pays.

Prêt à commencer ? Démarrez avec le chemin KA122 de votre établissement via nos ressources institutionnelles et points de contact. Vous pouvez engager des discussions avec un partenaire dès maintenant et utiliser les documents KA122 pour façonner votre proposition.

1. 1
   Identifier les partenaires initiaux

   Choisir les universités ou organisations avec lesquelles vous souhaitez collaborer.

2. 2
   Créer un document d’offre

   Rédiger votre offre d’accueil, votre plan de supervision et votre chemin de reconnaissance.

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   Initiation du contact

   Contacter les institutions d’envoi potentielles et discuter des formats de mobilité.

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   Accéder aux ressources KA122

   Consulter les pages d’accueil KA122 et les documents plus vastes du programme Erasmus+.