Cómo validar una entidad de acogida Erasmus+ antes de firmar

• Verificar la existencia legal — búsqueda del número de IVA en VIES (UE) o en el registro local.
• Confirmar que el supervisor designado existe, su cargo y al menos 3 años de experiencia relevante.
• Leer el plan de tareas — al menos el 60 % debe estar alineado con las competencias del plan de estudios del alumno.
• Confirmar que el idioma de trabajo coincide con el nivel documentado del alumno.
• Solicitar el certificado de seguro de responsabilidad civil de la entidad de acogida o su equivalente local.
• Pedir dos referencias de becarios anteriores (los intermediarios pueden aportar un NPS agregado).
• Confirmar el horario semanal: 30-40 h/semana es lo estándar; más de 45 h es una señal de alarma.
• Validar la seguridad de la ubicación y el tiempo de desplazamiento desde un alojamiento realista para el becario.
• Acordar por escrito las condiciones de salida si las prácticas deben finalizar de forma anticipada.

• Planes de tareas vagos («apoyo general de oficina», «ayuda con redes sociales»).
• Negarse a nombrar a un supervisor o a facilitar un contacto de correo electrónico.
• Expectativas de horas extra no remuneradas o trabajo de fin de semana sin compensación.
• Ausencia de dirección física, solo una oficina virtual o un puesto de coworking.

• Convenio de Prácticas firmado (LA Before Mobility).
• Certificado de seguro de la entidad de acogida.
• Prueba de la evaluación OLS inicial.
• Checklist interna de diligencia debida firmada por el coordinador.

Los coordinadores suelen subestimar el tiempo de diligencia debida y acaban firmando Convenios de Prácticas que en realidad no han validado. La distribución realista que sigue se basa en la checklist de 9 puntos ejecutada en secuencia, con un miembro junior del equipo realizando las búsquedas y el coordinador revisando.

• Búsqueda en VIES / registro nacional — 5 minutos por entidad de acogida.
• Cribado de sanciones (EU Sanctions Map + lista consolidada de la ONU) — 5 minutos.
• Verificación del supervisor (comprobación cruzada en LinkedIn, antigüedad en el cargo, correo directo) — 15 minutos.
• Revisión de la alineación de competencias del plan de tareas con el plan de estudios del alumno — 20 minutos.
• Solicitud, recepción y revisión del certificado de seguro — de 1 a 3 días laborables de principio a fin.
• Llamada de referencia con dos becarios anteriores — 30 minutos en total cuando las referencias responden.

El tiempo activo total por entidad de acogida es de unos 90 minutos, más el plazo de tramitación del seguro. En una cohorte de 50 estudiantes, esto supone 75 horas por ciclo: nada desdeñable, pero barato comparado con una única movilidad fallida, que cuesta entre 20 y 40 horas de remediación además de daño reputacional ante la Agencia Nacional.

Un fallo en una sola comprobación no siempre es descalificante. El árbol de decisión que sigue asigna a cada modo de fallo la respuesta proporcional adecuada, desde «pedir más pruebas» hasta «retirarse y documentar».

• Falla la búsqueda del IVA — solicitar una prueba alternativa de existencia legal (extracto de la cámara de comercio nacional). Si sigue sin poder verificarse, retirarse.
• No hay supervisor designado — negarse a firmar el LA-T hasta que se aporte un supervisor con nombre, correo y teléfono.
• Plan de tareas vago — devolver el LA-T con tres ejemplos concretos de tareas que cumplan el estándar de alineación curricular.
• Carencia de seguro — aceptar solo si el seguro de la IES de envío cubre explícitamente las prácticas en la sede de la entidad de acogida.
• Referencia no disponible — pedir a la entidad de acogida un referente alternativo (antiguo estudiante u organización socia).
• Horario semanal superior a 45 h — rechazar y proponer reducir el contrato a 38 h con normas explícitas sobre horas extra.

Documenta cada decisión en el expediente del participante. Los auditores de la Agencia Nacional no penalizan a los coordinadores por rechazar entidades de acogida; penalizan a quienes las aceptan sin pruebas.

Si gestionas más de 20 colocaciones al año, la medida de mayor rendimiento es convertir la diligencia debida puntual en una base de datos reutilizable. La estructura que sigue ha funcionado con nuestros socios de educación superior y FP.

• Una fila por entidad de acogida, indexada por número de IVA/EORI, nunca por nombre de empresa (las empresas cambian de marca, los números de IVA no).
• Registrar la fecha de la última reverificación completa: reverificar cada 18 meses como mínimo.
• Guardar la rotación de supervisores: una entidad de acogida que ha cambiado de supervisor tres veces en dos años es un riesgo de calidad, independientemente de su situación de seguro.
• Registrar el NPS de becarios anteriores: cualquier puntuación por debajo de 7/10 activa una nueva verificación en la próxima solicitud.
• Señalar las entidades de acogida que hayan tenido tanto colocaciones exitosas como fallidas, dejando constancia explícita del motivo del fallo.

Una base de datos de entidades de acogida bien mantenida se convierte en un activo estratégico: acorta la selección futura de días a horas, saca a la luz patrones que a los coordinadores individuales se les escaparían, y es una de las secciones más sólidas en cualquier renovación de la Carta ECHE o revisión de acreditación KA121.