Comment valider une entreprise d'accueil Erasmus+ avant de signer

• Vérifier l'existence légale — recherche du numéro de TVA dans VIES (UE) ou dans le registre national.
• Confirmer que le tuteur désigné existe, son rôle et au moins 3 ans d'expérience pertinente.
• Lire le plan de tâches — au moins 60 % doit être en adéquation avec les compétences du cursus de l'étudiant.
• Confirmer que la langue de travail correspond au niveau documenté de l'étudiant.
• Demander l'attestation d'assurance responsabilité civile de l'organisme d'accueil ou son équivalent local.
• Demander deux références de stagiaires précédents (les intermédiaires peuvent fournir un NPS agrégé).
• Confirmer les horaires hebdomadaires : 30-40 h/semaine est la norme ; au-delà de 45 h, c'est un signal d'alerte.
• Valider la sécurité du site et le temps de trajet depuis un logement réaliste pour le stagiaire.
• Convenir par écrit des conditions de sortie si le stage doit se terminer de manière anticipée.

• Plans de tâches vagues (« support de bureau général », « aide sur les réseaux sociaux »).
• Refus de nommer un tuteur ou de communiquer un contact e-mail.
• Attentes d'heures supplémentaires non rémunérées ou de travail le week-end sans compensation.
• Aucune adresse physique, seulement un bureau virtuel ou un espace de coworking.

• Convention de stage signée (LA Before Mobility).
• Attestation d'assurance de l'organisme d'accueil.
• Preuve de l'évaluation OLS initiale.
• Checklist interne de diligence raisonnable signée par le coordinateur.

Les coordinateurs sous-estiment régulièrement le temps de diligence raisonnable et finissent par signer des conventions de stage qu'ils n'ont pas réellement validées. La répartition réaliste ci-dessous se base sur la checklist en 9 points exécutée en séquence, avec un membre junior effectuant les recherches et le coordinateur assurant la relecture.

• Recherche VIES / registre national — 5 minutes par organisme d'accueil.
• Filtrage des sanctions (EU Sanctions Map + liste consolidée de l'ONU) — 5 minutes.
• Vérification du tuteur (recoupement LinkedIn, ancienneté du poste, e-mail direct) — 15 minutes.
• Analyse de l'adéquation compétences du plan de tâches avec le cursus de l'étudiant — 20 minutes.
• Demande, réception et relecture de l'attestation d'assurance — 1 à 3 jours ouvrés de bout en bout.
• Appel de référence avec deux stagiaires précédents — 30 minutes au total lorsque les références répondent.

Le temps actif total par organisme d'accueil est d'environ 90 minutes, plus le délai d'obtention de l'assurance. Sur une cohorte de 50 étudiants, cela représente 75 heures par cycle — non négligeable, mais peu coûteux comparé à une seule mobilité échouée, qui coûte 20 à 40 heures de remédiation et nuit à la réputation auprès de l'Agence nationale.

Un échec sur un seul contrôle n'est pas toujours rédhibitoire. L'arbre de décision ci-dessous associe chaque mode d'échec à une réponse proportionnée — de « demander davantage de preuves » à « se retirer et documenter ».

• Échec de la vérification TVA — demander une preuve alternative d'existence légale (extrait de chambre de commerce nationale). Si toujours invérifiable, se retirer.
• Pas de tuteur nommé — refuser de signer la convention de stage tant qu'un tuteur nommé, avec e-mail et téléphone, n'est pas fourni.
• Plan de tâches vague — renvoyer la convention avec trois exemples de tâches précises satisfaisant l'exigence d'adéquation avec le cursus.
• Lacune d'assurance — n'accepter que si l'assurance de l'établissement d'envoi couvre explicitement les stages sur le site de l'organisme d'accueil.
• Référence indisponible — demander à l'organisme d'accueil un autre référent (ancien étudiant ou organisation partenaire).
• Horaires hebdomadaires supérieurs à 45 h — refuser et proposer de ramener le contrat à 38 h avec des règles explicites sur les heures supplémentaires.

Documentez chaque décision dans le dossier du participant. Les auditeurs de l'Agence nationale ne sanctionnent pas les coordinateurs qui refusent des organismes d'accueil — ils sanctionnent ceux qui les acceptent sans preuve.

Si vous gérez plus de 20 placements par an, la démarche la plus rentable est de transformer une diligence raisonnable ponctuelle en base de données réutilisable. La structure ci-dessous a fait ses preuves auprès de nos partenaires ES et FP.

• Une ligne par organisme d'accueil, indexée par numéro de TVA/EORI — jamais par nom d'entreprise (les entreprises changent de nom, pas les numéros de TVA).
• Suivre la date de la dernière vérification complète — revérifier tous les 18 mois au minimum.
• Enregistrer le taux de rotation des tuteurs — un organisme d'accueil ayant changé de tuteur trois fois en deux ans est un risque qualité, quel que soit son statut d'assurance.
• Suivre le NPS des stagiaires précédents — tout score inférieur à 7/10 déclenche une nouvelle vérification à la prochaine demande.
• Signaler les organismes d'accueil ayant eu à la fois des placements réussis et échoués, avec la raison de l'échec explicitement consignée.

Une base de données d'organismes d'accueil bien tenue devient un atout stratégique — elle raccourcit la sélection future de plusieurs jours à quelques heures, révèle des tendances que vos coordinateurs individuels manqueraient, et constitue l'une des sections les plus solides de tout renouvellement de Charte ECHE ou de tout examen d'accréditation KA121.