Cómo solicitan las instituciones proyectos de movilidad KA121

KA121 se refiere a un proyecto de movilidad KA1 dentro de Erasmus+ para instituciones de educación superior. Financia movilidades estudiantiles cortas y largas (estudio o prácticas) y movilidades de personal para docencia y formación. La subvención cubre las actividades de movilidad incluidas en su proyecto aprobado; no es un salario para los participantes.

• Actividades de envío elegibles: movilidad de estudio (con reconocimiento de créditos), prácticas (placements), docencia por personal y formación del personal.
• La financiación es por proyecto: solicita un número de movilidades y recibes una subvención para cubrir costes unitarios (viaje, manutención, costes organizativos).
• Las Agencias Nacionales gestionan la convocatoria anual y los contratos, por lo que las reglas y los portales varían según el país.

Consulte el texto de la convocatoria KA1 de su Agencia Nacional para conocer la lista exacta de actividades elegibles y el portal de solicitud que utiliza su país.

Las solicitudes KA121 son institucionales. El coordinador de movilidad, el responsable de finanzas y el contacto legal/ de alianzas deben preparar identificadores y documentos específicos antes de enviar la solicitud.

• ID de la organización / PIC: registre su institución para que los financiadores puedan identificarla.
• Carta Erasmus para la Educación Superior (ECHE): requerida en muchos países del programa — confirme si su país la exige en la convocatoria.
• Autorización formal: prueba del estatus legal y datos bancarios; su oficina financiera debe verificar la solvencia por las normas de cofinanciación.
• Datos básicos: número actual de estudiantes, cifras recientes de movilidad, contactos de las instituciones socias.

PIC (Participant Identification Code)

Un código único que recibe su institución al registrarse en la base de datos de participantes/organizaciones de la Comisión Europea. Se utiliza en solicitudes y documentación de la subvención.

ECHE (Erasmus Charter for Higher Education)

Una carta que necesita cualquier institución de educación superior en un país del programa para ejecutar movilidades Erasmus+ de estudiantes y personal en muchas acciones KA1.

Las solicitudes exitosas son concisas y basadas en evidencias. Trate la presentación como dos productos vinculados: una narrativa de proyecto (calidad e impacto) y un plan de movilidad (números, destinos, presupuestos).

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   1. Lea la convocatoria y la guía nacional

   Descargue el texto de la convocatoria KA1 de su Agencia Nacional. Anote cualquier norma específica del país, plazos y el portal usado para la presentación.

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   2. Confirme la elegibilidad y obtenga identificadores

   Asegúrese de que el PIC/OID esté activo y de que la ECHE esté en vigor si se requiere. Resuelva con antelación cualquier documento legal o bancario faltante; emitirlos puede llevar semanas en algunas universidades.

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   3. Elabore su plan de movilidad

   Liste los tipos de movilidad, número de participantes por grupo, departamentos remitentes y socios receptores. Vincule las movilidades a los resultados de aprendizaje y a los mecanismos de reconocimiento.

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   4. Redacte la sección de calidad e inclusión

   Describa los criterios de selección, el apoyo a participantes con menos oportunidades, el apoyo lingüístico y las medidas para asegurar el reconocimiento de los resultados de aprendizaje.

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   5. Presupuesto y evaluación de riesgos

   Utilice las tablas de costes unitarios que facilita su Agencia Nacional. Incluya una tabla corta de riesgos (visados, seguros, cancelación del anfitrión) y acciones de mitigación.

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   6. Aprobaciones internas y subida

   Obtenga la aprobación académica, legal y financiera antes de subir la solicitud. Envíe antes de la fecha límite; no se aceptan envíos tardíos.

Si obtiene una subvención, debe formalizar cada asociación y cada movilidad. Dos documentos son los más importantes: el Acuerdo Interinstitucional (IIA) entre la institución remitente y la receptora, y el Acuerdo de Aprendizaje para cada participante.

• Acuerdo Interinstitucional (IIA): firmado una vez por cada socio y tipo de actividad. Establece los tipos de movilidad, las normas de reconocimiento y la duración de la asociación.
• Acuerdo de Aprendizaje (LA): firmado por la institución remitente, la institución receptora y el estudiante o miembro del personal. Debe indicar los resultados de aprendizaje, los créditos (si es estudio) y las personas responsables.
• Utilice Erasmus Without Paper (EWP) o las conexiones de Mobility Tool+ si sus socios los usan para intercambiar datos del LA de forma electrónica.

Negocie los IIA con antelación: las cláusulas de reconocimiento no resueltas y las condiciones de seguro son la causa más común de cancelaciones de movilidades en el último momento.

Inter‑Institutional Agreement (IIA)

Un contrato bilateral que recoge las condiciones prácticas y académicas para las movilidades: reconocimiento, duración, puntos de contacto y número de plazas.

Learning Agreement (LA)

Documento individual para cada participante que describe el trabajo/estudio planificado, los resultados de aprendizaje y cómo se reconocerán las actividades.

Un breve checklist práctico evita la mayoría de errores habituales. Úsalo como plantilla y adáptalo al tamaño de tu institución.

• Selección: criterios escritos y puntuables y calendario publicado; registrar las denegaciones y las apelaciones.
• Comprobaciones previas a la partida: estado del visado, documentos de viaje, confirmación del seguro UE/no UE y datos de contacto de emergencia.
• Learning Agreement: LA firmado por las tres partes antes del inicio de la movilidad; añadir una sección para cambios remotos.
• Reconocimiento: el reconocimiento previsto registrado en el LA y confirmado por el departamento antes de la salida.
• Confirmación del anfitrión: aceptación por escrito del anfitrión con nombre del mentor, fechas de inicio/fin y dirección del lugar de trabajo.
• Seguimiento: un coordinador nombrado para cada cohorte, control a mitad de movilidad y plantilla de informe final.
• Datos y GDPR: recogida de consentimientos, almacenamiento seguro de los documentos de movilidad y política de conservación para auditoría.

La fase de gestión de la subvención tiene reglas formales de informes y de flexibilidad. Conoce cuándo llegan los pagos y cómo comunicar cambios en las movilidades.

• Acuerdo de Subvención: la Agencia Nacional emite esto tras la concesión; define los plazos de informe y los costes elegibles.
• Pagos: normalmente un anticipo y un pago final basado en el informe final. El calendario exacto figura en tu Acuerdo de Subvención.
• Mobility Tool+ (o equivalente nacional): se usa para la carga de datos de participantes y el informe final en muchos países; consulta tu AN para conocer la plataforma requerida.
• Cambios sustanciales: reducir o reasignar movilidades solo con aprobación de la AN; las cancelaciones de socios de última hora requieren reemplazo o reasignación rápida para evitar subejecución.

Mantén un registro vivo y sencillo de todos los LA e IIA de participantes para informes y auditoría. Ese único documento ahorra semanas al cerrar el proyecto.

Si estás listo para seguir, realiza estos pasos prácticos en orden para convertir la preparación en una solicitud o para ampliar un proyecto KA121 existente.

• 1. Descarga la última convocatoria KA1 de tu Agencia Nacional y anota la fecha límite en el calendario.
• 2. Comprueba u obtén tu PIC/OID y confirma el estado ECHE (si procede).
• 3. Redacta un plan de movilidad de una página con disciplinas, países socios y número previsto de participantes.
• 4. Realiza una breve revisión interna (dirección académica, asesoría jurídica, finanzas) y prepara tu tabla presupuestaria usando los costes por unidad de la AN.
• 5. Si necesitas desarrollo de socios o gestión de plazas, considera un proveedor especializado.

Si quieres ayuda externa para redactar la solicitud, gestionar Learning Agreements o coordinar estancias, Piktalent ofrece servicios institucionales KA121/KA122; consulta /mobility-programs/ka121-ka122-mobility para pedir información.