Como validar uma entidade de acolhimento Erasmus+ antes de assinar

• Verificar a existência legal — consulta do número de IVA no VIES (UE) ou no registo local.
• Confirmar que o supervisor indicado existe, a sua função e pelo menos 3 anos de experiência relevante.
• Ler o plano de tarefas — pelo menos 60 % deve estar alinhado com as competências do plano de estudos do estudante.
• Confirmar que a língua de trabalho corresponde ao nível documentado do estudante.
• Solicitar o certificado de seguro de responsabilidade civil da entidade de acolhimento ou equivalente local.
• Pedir duas referências de estagiários anteriores (os intermediários podem fornecer um NPS agregado).
• Confirmar o horário semanal: 30-40 h/semana é o padrão; mais de 45 h é um sinal de alerta.
• Validar a segurança da localização e o tempo de deslocação a partir de um alojamento realista para o estagiário.
• Acordar por escrito as condições de saída caso o estágio precise de terminar antecipadamente.

• Planos de tarefas vagos ("apoio geral de escritório", "ajuda com redes sociais").
• Recusa em nomear um supervisor ou em partilhar um contacto de e-mail.
• Expectativas de horas extra não remuneradas ou trabalho ao fim de semana sem compensação.
• Ausência de morada física, apenas um escritório virtual ou um espaço de coworking.

• Convénio de Estágio assinado (LA Before Mobility).
• Certificado de seguro da entidade de acolhimento.
• Comprovativo da avaliação OLS inicial.
• Checklist interna de due diligence assinada pelo coordenador.

Os coordenadores subestimam frequentemente o tempo necessário para a due diligence e acabam por assinar Convénios de Estágio que na realidade não validaram. A distribuição realista abaixo baseia-se na checklist de 9 pontos executada em sequência, com um membro júnior da equipa a fazer as pesquisas e o coordenador a rever.

• Consulta VIES / registo nacional — 5 minutos por entidade de acolhimento.
• Rastreio de sanções (EU Sanctions Map + lista consolidada da ONU) — 5 minutos.
• Verificação do supervisor (confirmação cruzada no LinkedIn, antiguidade no cargo, e-mail direto) — 15 minutos.
• Análise do alinhamento de competências do plano de tarefas com o plano de estudos do estudante — 20 minutos.
• Pedido, receção e revisão do certificado de seguro — 1 a 3 dias úteis, do início ao fim.
• Chamada de referência com dois estagiários anteriores — 30 minutos no total quando as referências respondem.

O tempo ativo total por entidade de acolhimento ronda os 90 minutos, mais o prazo de tramitação do seguro. Numa coorte de 50 estudantes, isto representa 75 horas por ciclo — nada trivial, mas barato em comparação com uma única mobilidade falhada, que custa 20-40 horas de correção, além do dano reputacional junto da Agência Nacional.

Uma falha numa única verificação nem sempre é eliminatória. A árvore de decisão abaixo associa cada modo de falha à resposta proporcional adequada — desde "pedir mais provas" até "desistir e documentar".

• A consulta de IVA falha — solicitar prova alternativa de existência legal (extrato da câmara de comércio nacional). Se continuar impossível de verificar, desistir.
• Sem supervisor nomeado — recusar assinar o LA-T até ser fornecido um supervisor nomeado, com e-mail e telefone.
• Plano de tarefas vago — devolver o LA-T com três exemplos concretos de tarefas que cumpram o padrão de alinhamento curricular.
• Lacuna de seguro — aceitar apenas se o seguro da IES de envio cobrir explicitamente os estágios nas instalações da entidade de acolhimento.
• Referência indisponível — pedir à entidade de acolhimento um referente alternativo (antigo estudante ou organização parceira).
• Horário semanal superior a 45 h — recusar e propor reduzir o contrato para 38 h com regras explícitas sobre horas extra.

Documente cada decisão no processo do participante. Os auditores da Agência Nacional não penalizam os coordenadores por recusarem entidades de acolhimento — penalizam quem as aceita sem provas.

Se gere mais de 20 colocações por ano, a medida com maior retorno é transformar a due diligence pontual numa base de dados reutilizável. A estrutura abaixo tem funcionado com os nossos parceiros de ensino superior e de formação profissional.

• Uma linha por entidade de acolhimento, indexada pelo número de IVA/EORI — nunca pelo nome da empresa (as empresas mudam de marca, os números de IVA não).
• Registar a data da última reverificação completa — reverificar no mínimo a cada 18 meses.
• Registar a rotatividade de supervisores — uma entidade de acolhimento que mudou de supervisor três vezes em dois anos representa um risco de qualidade, independentemente do estado do seguro.
• Registar o NPS de estagiários anteriores — qualquer pontuação abaixo de 7/10 despoleta uma nova verificação no pedido seguinte.
• Assinalar entidades de acolhimento que tiveram colocações bem-sucedidas e falhadas, registando explicitamente o motivo da falha.

Uma base de dados de entidades de acolhimento bem mantida torna-se um ativo estratégico — encurta a seleção futura de dias para horas, revela padrões que os coordenadores individuais não detetariam, e é uma das secções mais sólidas em qualquer renovação da Carta ECHE ou revisão de acreditação KA121.