Learning Agreement for Traineeships: der Leitfaden für Koordinator:innen

• Identifikation der drei Parteien und ihrer gesetzlichen Vertretung.
• Detailliertes Praktikumsprogramm: Aufgaben, zu erwerbende Kenntnisse/Fertigkeiten/Kompetenzen.
• Betreuungsplan: Name der betreuenden Person, Häufigkeit der Gespräche, Bewertungskriterien.
• Anerkennungsergebnis: ECTS, Zertifikat, Vermerk im Notenauszug.
• Arbeitssprache und OLS-Bestätigung.

• Die/der Studierende entwirft das LA-T auf der OLA-Plattform.
• Die verantwortliche Person der entsendenden Hochschule unterschreibt digital.
• Die aufnehmende Einrichtung erhält einen E-Mail-Link zur Prüfung und Unterschrift — ohne Erasmus-Konto.
• Alle drei Unterschriften müssen vor dem im Vertrag genannten Mobilitätsbeginn datiert sein.

• Allgemeine Aufgabenbeschreibungen wie 'Büroassistenz' — Nationale Agenturen bemängeln dies bei Prüfungen.
• Widersprüchliche Daten zwischen LA-T, Finanzhilfevereinbarung und Eintrag im Beneficiary Module.
• Unterschrift der aufnehmenden Einrichtung erst nach der Abreise eingeholt — macht die Aktivität ungültig.
• Fehlender Nachweis der OLS-Einstufungsprüfung in der Teilnehmerakte.

• Das unterschriebene LA-T samt Abschnitten 'Während' und 'Nach' mindestens 5 Jahre nach der Abschlusszahlung aufbewahren.
• Digital mit klarer Namenskonvention ablegen: LA-T_{Teilnehmer:in}_{Semester}.pdf.
• Jedes LA-T mit seiner Mobilitäts-ID im Beneficiary Module abgleichen.

Die meisten LA-T-Ablehnungen gehen auf einen einzigen Block zurück: 'Aufgaben des Praktikanten/der Praktikantin'. Die Lösung ist strukturell — Aufgaben als beobachtbare Verben mit Ergebnissen formulieren, nicht als Stellenbeschreibungs-Fließtext. Das folgende Muster hat unsere durchschnittliche LA-T-Bearbeitungszeit von 11 auf 4 Tage reduziert.

• Mit einem Satz beginnen, der die Mission der aufnehmenden Einrichtung und die Rolle des Praktikanten/der Praktikantin umreißt.
• 5–8 Aufgaben auflisten. Jede Aufgabe = Verb + konkretes Objekt + Liefertakt.
• Jede Aufgabe ein oder zwei ESCO-Kompetenzcodes zuordnen (Prüfer:innen mögen das sehr).
• Vage Aufgaben vermeiden: 'Team unterstützen', 'allgemeine Bürotätigkeiten', 'bei Social Media helfen'.
• Häufigkeit und Methode der Betreuung angeben (wöchentliches 1:1, tägliches Standup, asynchrones Review).
• Auf das Bewertungsinstrument verweisen: Portfolio, schriftlicher Bericht, Bewertung durch die Betreuungsperson.

Der Anerkennungsabschnitt des LA-T macht den Unterschied zwischen einem creditfähigen Praktikum und einer reinen Lebenslauf-Erfahrung aus. Er sollte gemeinsam mit dem Prüfungsamt formuliert werden — nicht im Nachhinein.

• ECTS-Anzahl und welche Kurscode(s) die Credits an der Heimathochschule ersetzen.
• Genauer Wortlaut der Zeile im Notenauszug (wird wörtlich in den Auszug übernommen).
• Ob das Praktikum auf eine Abschlussarbeit, ein Kapstein-Projekt oder eine Spezialisierung angerechnet wird.
• Ob mit bestanden/nicht bestanden oder numerisch bewertet wird und welche Skala wie umgerechnet wird.
• Welche Nachweise die/der Studierende am Ende einreichen muss (Abschlussbericht, Bewertung der Betreuungsperson, Portfolio).

Eine bereits im LA-T vereinbarte Anerkennung kostet Minuten. Eine sechs Monate später nachträglich geregelte Anerkennung kostet Senatsbeschlüsse, E-Mails an den Fakultätsrat und eine:n frustrierte:n Absolvent:in. Immer vor Unterzeichnung des LA-T festzurren.

Viele KMU-Gasteinrichtungen begegnen ihrem ersten Learning Agreement erst bei Ihrer Ankunft. Die wenigen Minuten, die Sie in die Vorbereitung der unterschreibenden Person der aufnehmenden Einrichtung investieren, zahlen sich über die gesamte Mobilität aus.

• Vorab ein einseitiges Merkblatt „Was ist ein LA-T und warum ist es wichtig?“ verschicken.
• Ein (anonymisiertes) Muster eines vollständig ausgefüllten LA-T bereitstellen, damit die aufnehmende Einrichtung eine konkrete Vorlage hat.
• Die betreuende Person Schritt für Schritt durch den OLA-T-Signaturprozess führen — die meisten scheitern beim ersten Mal am SSO-Schritt.
• Vor dem Gespräch schriftlich bestätigen, wer die gesetzlich zeichnungsberechtigte Person ist (selten die betreuende Person selbst).
• Den Unterzeichnungstermin nach den Arbeitszeiten der aufnehmenden Einrichtung legen, nicht nach den eigenen — der lokale Rhythmus zählt.

Koordinator:innen, die die aufnehmende Einrichtung als Mitautorin des LA-T behandeln (statt als bloßes Unterschriftenfeld am Ende), berichten durchweg von kürzeren Zyklen, weniger Überarbeitungen und stärkeren Praktikumsplätzen.