Come organizzare la mobilità KA131 Erasmus+ nella tua università

KA131 è l’azione Erasmus+ utilizzata dalle istituzioni di istruzione superiore per organizzare la mobilità di studenti e personale. La vostra istituzione normalmente presenta domanda all’Agenzia Nazionale e realizza il progetto nell’ambito di un accordo di sovvenzione. L’attuale Programma Erasmus+ e il bando annuale della vostra Agenzia Nazionale sono i documenti che determinano le destinazioni ammissibili, le categorie di budget, le scadenze e eventuali regole nazionali per l’anno del vostro progetto.

• La vostra istituzione necessita di una Carta Erasmus per l’Istruzione Superiore (ECHE) valida al momento della domanda e per tutta la durata dell’attuazione.
• Gli studenti devono essere iscritti presso un’istituzione di istruzione superiore partecipante, fatta eccezione per tirocini da neolaureati ammessi se concordati prima della laurea.
• La mobilità per studio si svolge presso un’istituzione di istruzione superiore partner. La mobilità per tirocinio si svolge presso un’organizzazione ospitante come un’azienda, un ente di ricerca, un’ONG, un ente pubblico o altra organizzazione ammissibile.
• La mobilità deve includere un periodo fisico nel paese ospitante. L’attività online può integrare una mobilità mista, ma non può sostituire il periodo in presenza.
• La mobilità verso paesi normalmente non coperti dal vostro progetto KA131 può essere possibile solo alle condizioni e nei limiti di budget indicati nella Guida del Programma annuale e nel vostro accordo di sovvenzione. Non promettete questi posti prima di aver verificato entrambi.

Considerate l’accordo di sovvenzione dell’Agenzia Nazionale come il confine operativo del progetto. Uno studente può essere accademicamente idoneo ma comunque non ammissibile perché la destinazione, la durata, l’attività o la voce di bilancio non rientrano in quell’accordo.

Un unico coordinatore può gestire una piccola coorte, ma il lavoro coinvolge dipartimenti accademici, finanze, servizi per gli studenti e funzioni legali o di protezione dei dati. Decidete chi prende ogni decisione prima che gli studenti inizino a chiedere nomination, cifre delle sovvenzioni o approvazione dell’ospitante.

Mantenete un delegato nominato per ogni ruolo operativo. Le scadenze della mobilità non si fermano quando un coordinatore è in congedo, e una firma mancante può ritardare una partenza o il pagamento della sovvenzione.

La mobilità per studio e per tirocinio utilizza diversi tipi di accordi. Non cercate di usare un accordo tra università come prova che un’azienda può ospitare un tirocinante, e non lasciate il riconoscimento per essere concordato dopo il ritorno dello studente.

Per un tirocinio, verificate il nome legale dell’ospitante, l’indirizzo, il supervisore, la lingua di lavoro, i compiti proposti e la capacità di firmare documenti prima di nominare lo studente. Un titolo di lavoro da solo non dimostra che il tirocinio abbia valore formativo.

Accordo inter-istituzionale

Un accordo tra istituzioni di istruzione superiore che definisce il quadro per la mobilità studentesca per motivi di studio. Dovrebbe essere in vigore prima che la mobilità per studio abbia luogo ed è comunemente gestito tramite Erasmus Without Paper.

Learning Agreement

Il documento concordato dal partecipante, dall’istituzione di invio e dall’organizzazione ricevente prima della mobilità. Per lo studio, registra le componenti formative e il riconoscimento. Per il tirocinio, registra il programma di lavoro, gli obiettivi di apprendimento, la supervisione e il monitoraggio.

Riconoscimento

Il processo formale dell’istituzione di invio per assegnare i crediti concordati o registrare l’esito del tirocinio concordato dopo che il partecipante ha completato l’attività approvata.

I tirocini richiedono controlli del soggetto ospitante più stringenti rispetto agli scambi di studio, perché ogni tirocinio è diverso. L’ente ospitante deve offrire lavoro supervisionato e pertinente, non solo una scrivania, una promessa informale di compiti o un’organizzazione completamente remota.

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   Approvare l’ente ospitante e il ruolo

   Verificare che l’organizzazione sia eleggibile secondo il Programme Guide e che il ruolo proposto abbia compiti definiti, risultati di apprendimento, supervisione e un carico di lavoro realistico. Confermare chi firmerà il Learning Agreement.

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   Abbinare lo studente al tirocinio

   Valutare l’idoneità usando il corso di studi dello studente, gli apprendimenti precedenti, la competenza linguistica e i bisogni di supporto. Registrare perché il tirocinio sostiene gli obiettivi di apprendimento dello studente.

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   Concordare il Learning Agreement for Traineeships

   Compilarlo prima della partenza. Includere date, compiti, competenze attese, modalità di monitoraggio, metodo di valutazione e modalità di riconoscimento. Modificarlo formalmente se il programma di lavoro cambia.

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   Controllare le condizioni pratiche

   Confermare la sede del luogo di lavoro, le aspettative di presenza, le responsabilità assicurative, le informazioni su salute e sicurezza, eventuali requisiti di visto o di soggiorno e un contatto d’emergenza presso l’ente ospitante.

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   Monitorare il tirocinio

   Stabilire almeno un punto di contatto programmato durante la mobilità. Una supervisione mancata o un cambiamento sostanziale delle mansioni deve attivare una revisione documentata, non un semplice scambio di email informali.

Pubblicare una procedura di selezione unica che gli studenti possano comprendere e che il personale possa giustificare. L’ECHE richiede selezioni trasparenti, eque e inclusive. Ciò significa pubblicare i criteri, le scadenze, le destinazioni o i percorsi disponibili, la durata prevista, il supporto disponibile e la procedura per ricorsi o segnalazioni.

• Separare l’idoneità accademica dal bisogno economico, a meno che le regole pubblicate dell’istituzione non li integrino lecitamente.
• Usare una griglia di valutazione per criteri come pertinenza del corso, obiettivi di apprendimento, preparazione linguistica e prontezza per l’ambiente ospitante.
• Registrare le decisioni e conservare le prove che dimostrino come i candidati siano stati valutati rispetto ai criteri pubblicati.
• Spiegare che i livelli di borsa dipendono dalle regole del progetto, dal gruppo di destinazione, dalla durata e da eventuali integrazioni ammissibili. Confermare l’importo effettivo solo dopo aver applicato le tariffe correnti dell’Agenzia Nazionale e il budget disponibile.
• Offrire misure di supporto aggiuntive e integrazioni dove le regole del programma lo consentono, inclusi i partecipanti con minori opportunità.
• Fornire ai candidati non selezionati un esito chiaro e, se possibile, una via per turni successivi, destinazioni alternative o future call.

Stabilire scadenze interne anteriori a quelle dell’Agenzia Nazionale. Serve tempo per la selezione, le firme, l’elaborazione dei pagamenti e le correzioni ai documenti prima della partenza del partecipante.

I fallimenti operativi più comuni non sono complicati: un Learning Agreement firmato dopo la partenza, date che differiscono tra i documenti, assenza di prova di arrivo o nessuna registrazione del calcolo dell’importo della borsa. Conservare un fascicolo per il partecipante e usare le stesse date e la stessa descrizione dell’attività in tutti i documenti.

Usare i modelli e le istruzioni di rendicontazione correnti richiesti dalla vostra Agenzia Nazionale e dai sistemi digitali Erasmus+. Non riutilizzare un modulo di un anno di progetto precedente senza verificare che sia ancora valido.

Un tirocinio può essere valido dal punto di vista accademico e tuttavia fallire perché il partecipante non trova alloggio, non conosce le regole locali di registrazione o non ottiene risposta quando il soggetto ospitante modifica il piano di lavoro. Inserite il supporto nella fase di esecuzione anziché considerarlo un extra opzionale.

• Fornite ai partecipanti un briefing pre-partenza scritto che copra documenti, tempistiche del contributo, alloggio, assicurazione, contatti di emergenza, registrazione locale e il loro diritto di segnalare un problema.
• Stabilite chi gestisce un reclamo contro l'host, una richiesta di cambio supervisore, un rientro anticipato o una grave questione di welfare. Fornite ai partecipanti un contatto esterno al loro dipartimento accademico.
• Raccogliete solo i dati personali necessari per amministrare la mobilità, definite permessi di accesso e periodi di conservazione, e assicuratevi che i fornitori esterni ricevano soltanto i dati indispensabili.
• Usate i processi Erasmus Without Paper dove richiesto per i flussi inter-istituzionali, ma tenete un tracker locale per scadenze a livello di partecipante e firme mancanti.
• Pianificate il riconoscimento prima del ritorno: identificate chi riceve i documenti finali, chi aggiorna la carriera dello studente e quanto dovrebbe durare la decisione.

Una breve verifica al ritorno fornisce prove utili per la prossima call. Tracciate i problemi ricorrenti per host, destinazione e fase del processo, invece di affidarvi alla memoria informale dello staff.

Se state avviando o riprogettando un processo KA131, iniziate dal modello operativo anziché da un annuncio accattivante rivolto agli studenti. La sequenza seguente è praticabile per un primo round di reclutamento, a condizione che l’accordo di sovvenzione sia già in vigore.

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   Giorni 1–15: confermare ambito e capacità

   Leggete il bando corrente, l’accordo di sovvenzione e le linee guida dell’Agenzia Nazionale applicabili. Confermate budget disponibile, tipologie di attività ammissibili, destinazioni, responsabili e percorsi interni di approvazione.

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   Giorni 16–35: preparare partner e modelli

   Verificate i partner per i tirocini curriculari, identificate fonti per gli host di traineeship, predisponete i criteri di selezione e aggiornate il Learning Agreement, l’accordo di sovvenzione, le procedure assicurative e la gestione degli incidenti.

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   Giorni 36–55: pubblicare e selezionare

   Aprite il bando con una scadenza che lasci tempo per la valutazione e la raccolta dei documenti. Valutate le candidature con criteri coerenti, comunicate i risultati e conservate il registro delle decisioni.

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   Giorni 56–75: confermare ogni mobilità

   Ottenete l’accettazione dell’host, l’approvazione accademica, gli accordi firmati, le disposizioni di supporto al partecipante e le istruzioni per il pagamento del contributo. Risolvete discrepanze di date prima dell’erogazione.

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   Giorni 76–90: garantire la readiness per la partenza

   Erogate i briefing pre-partenza, fornite i contatti, fissate le date di monitoraggio e verificate che i fascicoli dei partecipanti siano completi prima del viaggio.

Iniziate facendo un audit su un fascicolo di mobilità recente o pianificato, dal reclutamento al riconoscimento. Se non riuscite a individuare rapidamente l’approvazione dell’host, il Learning Agreement firmato, il calcolo del contributo, le date effettive e la decisione di riconoscimento, correggete il flusso di lavoro prima di aumentare il numero di partecipanti.

• Confrontate i vostri modelli attuali con l’ultima Programme Guide, gli impegni ECHE e le istruzioni dell’Agenzia Nazionale.
• Mappate ogni passaggio di consegna tra ufficio internazionale, facoltà, ufficio amministrativo e organizzazione ospitante.
• Scegliete una dimensione realistica per la prima coorte in base al numero di host che potete verificare e ai partecipanti che potete supportare correttamente.
• Fissate una data di revisione dopo le prime partenze, non solo alla fine del progetto.

Per le istituzioni che necessitano di supporto operativo su mobilità KA131 per tirocini, matching di host, documentazione e logistica partecipanti, [Piktalent's mobility programme support](/mobility-programs) è una opzione da considerare.