So richten Sie KA131 Erasmus+-Mobilität an Ihrer Hochschule ein

KA131 ist die Erasmus+-Maßnahme, die von Hochschulen genutzt wird, um Studierenden- und Mitarbeiter*innenmobilität zu organisieren. Ihre Einrichtung stellt üblicherweise einen Antrag bei ihrer Nationalen Agentur und führt das Projekt im Rahmen eines Fördervertrags durch. Der aktuelle Erasmus+-Programmleitfaden und die jährliche Ausschreibung Ihrer Nationalen Agentur legen die förderfähigen Ziele, Haushaltsposten, Fristen und eventuell geltende nationale Regeln für Ihr Projektjahr fest.

• Ihre Einrichtung benötigt bei Antragstellung und während der gesamten Durchführung eine gültige Erasmus-Charta für die Hochschulbildung (ECHE).
• Studierende müssen an einer teilnehmenden Hochschule eingeschrieben sein, ausgenommen sind bei Abschluss vor dem Ende des Studiums vereinbarte förderfähige Kurzpraktika für kürzlich Graduierte.
• Studienmobilität findet an einer Partnerhochschule statt. Traineeships (Praktika) erfolgen bei einer aufnehmenden Organisation wie einem Unternehmen, Forschungsinstitut, einer NGO, einer öffentlichen Stelle oder einer sonstigen förderfähigen Organisation.
• Die Mobilität muss eine physische Aufenthaltsphase im Gastland enthalten. Online-Aktivitäten können eine Blended Mobility ergänzen, dürfen die physische Phase aber nicht ersetzen.
• Mobilität außerhalb der Länder, die normalerweise von Ihrem KA131-Projekt abgedeckt sind, ist nur unter den im jährlichen Programmleitfaden und in Ihrem Fördervertrag festgelegten Bedingungen und Budgetgrenzen möglich. Versprechen Sie diese Plätze nicht, bevor Sie beide geprüft haben.

Behandeln Sie den Fördervertrag mit der Nationalen Agentur als die operative Begrenzung des Projekts. Eine Studentin oder ein Student kann akademisch geeignet sein, aber trotzdem nicht förderfähig, wenn Zielort, Dauer, Aktivität oder Budgetkategorie nicht mit dem Vertrag übereinstimmen.

Ein einzelner Koordinator kann eine kleine Kohorte verwalten, aber die Arbeit berührt akademische Abteilungen, Buchhaltung, Studierendenservice sowie Rechts- und Datenschutzfunktionen. Legen Sie fest, wer jede Entscheidung trifft, bevor Studierende mit Nominierungsanfragen, Förderbeträgen oder der Genehmigung von Gaststellen beginnen.

Halten Sie für jede operative Rolle eine*n benannte*n Vertreter*in vor. Mobilitätsfristen ruhen nicht, wenn ein Koordinator im Urlaub ist, und eine fehlende Unterschrift kann eine Abreise oder eine Förderzahlung verzögern.

Studien- und Praktikumsmobilität beruhen auf unterschiedlichen Partnerschaftsvereinbarungen. Versuchen Sie nicht, eine Hochschul-zu-Hochschul-Vereinbarung als Nachweis dafür zu verwenden, dass ein Unternehmen eine Praktikantin oder einen Praktikanten aufnehmen kann, und lassen Sie die Anerkennung nicht erst nach der Rückkehr der Studierenden klären.

Bei einem Praktikum prüfen Sie vor der Nominierung die rechtliche Unternehmensbezeichnung, Adresse, die betreuende Person, Arbeitssprache, vorgeschlagene Aufgaben und die Unterschriftsbefugnis des Gastgebers. Eine bloße Berufsbezeichnung zeigt nicht, dass das Praktikum einen bildungsrelevanten Nutzen hat.

Inter-institutional agreement

Eine Vereinbarung zwischen Hochschulen, die den Rahmen für Studienmobilität beschreibt. Sie sollte bestehen, bevor Studienmobilität durchgeführt wird, und wird häufig über Erasmus Without Paper verwaltet.

Learning Agreement

Das von Teilnehmer*in, entsendender Einrichtung und aufnehmender Organisation vor der Mobilität vereinbarte Dokument. Für Studien hält es die Bildungsbestandteile und die Anerkennung fest. Für Praktika dokumentiert es das Arbeitsprogramm, die Lernergebnisse, Betreuung und Monitoring.

Recognition

Der formale Prozess der entsendenden Einrichtung zur Vergabe der vereinbarten Leistungspunkte oder zur Dokumentation des vereinbarten Praktikumsergebnisses, nachdem die Teilnehmerin oder der Teilnehmer die genehmigte Aktivität abgeschlossen hat.

Praktika erfordern engere Prüfungen des Gastgebers als Studienaufenthalte, weil jede Stelle anders ist. Der Gastgeber muss betreute, fachlich passende Arbeit bieten und darf nicht nur einen Schreibtisch, eine informelle Aufgabenankündigung oder ein vollständig fernes Arrangement bereitstellen.

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   Gastgeber und Rolle genehmigen

   Prüfen Sie, ob die Organisation gemäß dem Programmleitfaden förderfähig ist und ob die vorgeschlagene Rolle definierte Aufgaben, Lernergebnisse, Betreuung und eine realistische Arbeitsbelastung enthält. Bestätigen Sie, wer das Learning Agreement unterschreibt.

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   Studentin/Student mit dem Praktikumsplatz abgleichen

   Prüfen Sie anhand des Studiengangs, vorheriger Lernleistungen, Sprachkenntnisse und Unterstützungsbedarf, ob die Stelle passt. Dokumentieren Sie, warum das Praktikum die Lernziele der Studierenden unterstützt.

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   Learning Agreement für Praktika vereinbaren

   Füllen Sie es vor der Abreise aus. Nehmen Sie Daten, Aufgaben, erwartete Kompetenzen, Überwachungsvereinbarungen, Evaluationsmethode und Anerkennungsweg auf. Ändern Sie es formell, wenn sich das Arbeitsprogramm ändert.

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   Praktische Bedingungen prüfen

   Bestätigen Sie Standort des Arbeitsplatzes, Anwesenheitserwartungen, Versicherungsverantwortlichkeiten, Informationen zu Gesundheits- und Arbeitsschutz, Visum- oder Aufenthaltsanforderungen, falls relevant, sowie einen Notfallkontakt beim Gastgeber.

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   Das Praktikum begleiten

   Vereinbaren Sie mindestens einen fest terminierten Kontaktpunkt während der Mobilität. Ein ausgefallenes Betreuungsgespräch oder eine wesentliche Änderung der Aufgaben sollte eine dokumentierte Überprüfung auslösen, nicht nur einen informellen E‑Mail‑Austausch.

Veröffentlichen Sie ein Auswahlverfahren, das Studierende verstehen und Mitarbeitende vertreten können. Die ECHE verlangt transparente, faire und inklusive Auswahlverfahren. Das bedeutet, Kriterien, Fristen, verfügbare Ziele oder Platzierungswege, erwartete Dauer, verfügbare Unterstützung und das Verfahren für Beschwerden oder Einsprüche zu veröffentlichen.

• Trennen Sie akademische Eignung und finanzielle Bedürftigkeit, sofern die veröffentlichten Regeln Ihrer Einrichtung diese nicht rechtmäßig miteinander verknüpfen.
• Verwenden Sie eine Bewertungsmatrix für Kriterien wie Studienrelevanz, Lernziele, Sprachvorbereitung und Einsatzfähigkeit in der Gastumgebung.
• Dokumentieren Sie Entscheidungen und bewahren Sie Nachweise auf, die zeigen, wie Bewerber gegen die veröffentlichten Kriterien bewertet wurden.
• Erklären Sie, dass die Zuschusshöhe von den Projektregeln, der Zielgruppenkategorie, der Dauer und möglichen förderfähigen Aufschlägen abhängt. Bestätigen Sie den tatsächlichen Betrag erst nach Anwendung der aktuellen Sätze der Nationalen Agentur und Ihres verfügbaren Budgets.
• Bieten Sie zusätzliche Unterstützungsmaßnahmen und Aufschläge an, sofern die aktuellen Programmregeln dies zulassen, einschließlich für Teilnehmende mit geringeren Chancen.
• Geben Sie abgelehnten Bewerbern ein klares Ergebnis und, wo möglich, eine Möglichkeit für spätere Runden, alternative Ziele oder künftige Ausschreibungen.

Setzen Sie interne Fristen früher als die Fristen der Nationalen Agentur. Sie benötigen Zeit für Auswahl, Unterschriften, Zahlungsabwicklung und Korrekturen an Dokumenten, bevor die Teilnehmenden reisen.

Die häufigsten operativen Fehler sind nicht kompliziert: ein Learning Agreement, das nach der Abreise unterschrieben wurde, in Dokumenten unterschiedliche Daten, fehlende Ankunftsnachweise oder keine Aufzeichnung darüber, wie die Zuschusshöhe berechnet wurde. Führen Sie eine Teilnehmerakte und verwenden Sie in allen Unterlagen dieselben Daten und dieselbe Tätigkeitsbeschreibung.

Nutzen Sie die aktuellen Vorlagen und Berichts­anleitungen Ihrer Nationalen Agentur und der Erasmus+‑Digital‑Systeme. Verwenden Sie keine Formulare aus einem früheren Projektjahr, ohne zu prüfen, ob sie noch gültig sind.

Ein Praktikum kann inhaltlich hervorragend sein und dennoch scheitern, weil die Teilnehmerin oder der Teilnehmer keine Unterkunft findet, die lokalen Anmeldevorschriften nicht versteht oder keine Antwort bekommt, wenn die Gastorganisation den Arbeitsplan ändert. Bauen Sie Unterstützung in die Durchführung ein, anstatt sie als optionales Extra zu behandeln.

• Geben Sie den Teilnehmenden eine schriftliche Vorab-Briefingunterlage mit Informationen zu Dokumenten, Auszahlungsterminen der Fördermittel, Unterkunft, Versicherung, Notfallkontakten, lokaler Anmeldung und ihrem Recht, eine Beschwerde einzureichen.
• Vereinbaren Sie, wer mit einer Beschwerde gegen die Gastorganisation, einer Anfrage zum Wechsel der Betreuungsperson, einer vorzeitigen Rückkehr oder einem schwerwiegenden Fürsorgefall umgeht. Nennen Sie Teilnehmenden einen Ansprechpartner außerhalb ihrer Fakultät.
• Erheben Sie nur die personenbezogenen Daten, die zur Abwicklung der Mobilität nötig sind, legen Sie Zugriffsrechte und Aufbewahrungsfristen fest und stellen Sie sicher, dass externe Dienstleister nur die Daten erhalten, die sie benötigen.
• Nutzen Sie dort, wo erforderlich, Erasmus Without Paper-Prozesse für zwischeninstitutionelle Abläufe, führen Sie aber auch einen lokalen Tracker für teilnehmerebene Fristen und fehlende Unterschriften.
• Planen Sie die Anerkennung vor der Rückkehr: Legen Sie fest, wer die Abschlussdokumente erhält, wer die Studierendenakte aktualisiert und wie lange die Entscheidung dauern soll.

Eine kurze Nachkehr-Überprüfung nach der Rückkehr liefert nützliche Nachweise für den nächsten Antrag. Erfassen Sie wiederkehrende Probleme nach Gastorganisation, Zielort und Prozessschritt, statt sich auf informelle Erinnerungen des Personals zu verlassen.

Wenn Sie einen KA131-Prozess aufbauen oder neu ausrichten, beginnen Sie mit dem Betriebsmodell und nicht mit einer attraktiven, studierendenorientierten Ankündigung. Die folgende Abfolge ist für eine erste Rekrutierungsrunde praktikabel, vorausgesetzt, Ihr Fördervertrag liegt bereits vor.

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   Tage 1 bis 15: Umfang und Kapazität bestätigen

   Lesen Sie die aktuelle Ausschreibung, den Fördervertrag und die einschlägigen Hinweise der Nationalen Agentur. Bestätigen Sie verfügbares Budget, förderfähige Aktivitätstypen, Zielorte, verantwortliche Mitarbeitende und interne Genehmigungswege.

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   Tage 16 bis 35: Partner und Vorlagen vorbereiten

   Überprüfen Sie Studienpartner, identifizieren Sie Quellen für Praktikums-Gastgeber, erarbeiten Sie Auswahlkriterien und aktualisieren Sie Ihr Learning Agreement, Fördervereinbarung, die Versicherungs- und Vorfallmanagement‑Abläufe.

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   Tage 36 bis 55: veröffentlichen und auswählen

   Öffnen Sie die Ausschreibung mit einer Frist, die Zeit für Bewertung und Dokumente lässt. Bewerten Sie Bewerbungen konsistent, kommunizieren Sie Ergebnisse und bewahren Sie die Entscheidungsunterlagen auf.

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   Tage 56 bis 75: jede Mobilität bestätigen

   Sichern Sie die Annahme durch die Gastorganisation, die akademische Genehmigung, unterschriebene Vereinbarungen, Vereinbarungen zur Teilnehmerunterstützung und Anweisungen zur Auszahlung der Fördermittel. Klären Sie Datumsabweichungen vor der Zahlung.

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   Tage 76 bis 90: Abreisebereitschaft herstellen

   Führen Sie Vorab-Briefings durch, geben Sie Kontaktdaten aus, legen Sie Monitoring‑Termine fest und prüfen Sie, dass die Teilnehmerakten vor der Reise vollständig sind.

Beginnen Sie mit dem Audit einer aktuellen oder geplanten Mobilitätsakte von der Rekrutierung bis zur Anerkennung. Wenn Sie nicht schnell die Gastbestätigung, das unterzeichnete Learning Agreement, die Förderberechnung, die tatsächlichen Daten und die Anerkennungsentscheidung identifizieren können, beheben Sie den Workflow, bevor Sie die Teilnehmendenzahl erhöhen.

• Vergleichen Sie Ihre aktuellen Vorlagen mit dem neuesten Programme Guide, den ECHE-Verpflichtungen und den Vorgaben der Nationalen Agentur.
• Kartieren Sie jede Übergabe zwischen International Office, Fakultät, Finanzabteilung und Gastorganisation.
• Wählen Sie eine realistische Erstkohortengröße basierend auf der Anzahl der Gastgeber, die Sie prüfen können, und den Teilnehmenden, die Sie angemessen unterstützen können.
• Legen Sie ein Überprüfungsdatum nach den ersten Abreisen fest, nicht nur am Projektende.

Für Einrichtungen, die operative Unterstützung bei KA131-Praktikumsmobilität, Gastvermittlung, Dokumentation und Teilnehmendenlogistik benötigen, ist [Piktalent's mobility programme support](/mobility-programs) eine Option, die Sie in Betracht ziehen können.