Como implementar a mobilidade KA131 Erasmus+ na sua universidade

KA131 é a ação do Erasmus+ usada pelas instituições de ensino superior para organizar mobilidades de estudantes e de pessoal. A sua instituição normalmente candidata-se à Agência Nacional e executa o projeto ao abrigo de um acordo de subvenção. O atual Guia do Programa Erasmus+ e o concurso anual da sua Agência Nacional são os documentos que determinam destinos elegíveis, categorias de orçamento, prazos e quaisquer regras nacionais para o ano do projeto.

• A sua instituição precisa de um Carta Erasmus para o Ensino Superior (ECHE) válida quando se candidata e durante toda a execução.
• Os estudantes devem estar matriculados numa instituição de ensino superior participante, exceto para estágios de diplomados recentes elegíveis organizados antes da graduação.
• A mobilidade de estudos realiza-se numa instituição de ensino superior parceira. A mobilidade para estágio realiza-se numa organização anfitriã como empresa, instituto de investigação, ONG, organismo público ou outra organização elegível.
• A mobilidade deve incluir um período presencial no país anfitrião. A atividade online pode complementar uma mobilidade mista, mas não pode substituir o período presencial.
• A mobilidade para países fora dos normalmente cobertos pelo seu projeto KA131 pode ser possível apenas nas condições e limites orçamentais do Guia do Programa anual e do seu acordo de subvenção. Não prometa essas vagas antes de verificar ambos.

Considere o acordo de subvenção da Agência Nacional como o limite operativo do projeto. Um estudante pode ser academicamente elegível mas ainda assim não ser elegível se o destino, a duração, a atividade ou a rubrica orçamental não estiverem contemplados nesse acordo.

Um único coordenador pode gerir uma pequena coorte, mas o trabalho envolve departamentos académicos, finanças, serviços aos estudantes e funções jurídicas ou de proteção de dados. Decida quem toma cada decisão antes de os estudantes começarem a pedir nomeações, valores de bolsa ou aprovação de anfitriões.

Mantenha um substituto nomeado para cada função operacional. Os prazos de mobilidade não pausam quando um coordenador está de licença, e uma assinatura em falta pode atrasar uma partida ou o pagamento da bolsa.

A mobilidade de estudos e a de estágio usam diferentes tipos de parceria. Não tente usar um acordo entre universidades como prova de que uma empresa pode acolher um estagiário, e não deixe o reconhecimento para ser discutido depois do estudante regressar.

Para um estágio, verifique o nome legal do anfitrião, morada, supervisor, língua de trabalho, tarefas propostas e capacidade para assinar documentos antes de nomear o estudante. Um título de cargo por si só não demonstra que a colocação tem valor educativo.

Acordo interinstitucional

Um acordo entre instituições de ensino superior que define o quadro para a mobilidade de estudos dos estudantes. Deve existir antes da realização da mobilidade de estudos e é habitualmente gerido através do Erasmus Without Paper.

Acordo de aprendizagem

O documento acordado pelo participante, instituição de envio e organização de acolhimento antes da mobilidade. Para estudos, regista os componentes educativos e o reconhecimento. Para estágios, regista o programa de trabalho, os resultados de aprendizagem, a supervisão e o acompanhamento.

Reconhecimento

O processo formal da instituição de envio para atribuir os créditos acordados ou registar o resultado do estágio acordado após o participante completar a atividade aprovada.

Estágios exigem verificações ao anfitrião mais rigorosas do que os intercâmbios de estudo porque cada colocação é diferente. O anfitrião deve oferecer trabalho supervisionado e relevante em vez de simplesmente uma secretária, uma promessa informal de tarefas ou um regime totalmente remoto.

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   Aprovar o anfitrião e a função

   Verifique se a organização é elegível ao abrigo do Guia do Programa e se a função proposta tem tarefas definidas, resultados de aprendizagem, supervisão e uma carga de trabalho realista. Confirme quem irá assinar o Acordo de Aprendizagem.

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   Ajustar o estudante à colocação

   Utilize o curso do estudante, a aprendizagem prévia, a competência linguística e as necessidades de apoio para testar o ajuste. Registe por que a colocação apoia os objetivos de aprendizagem do estudante.

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   Acordar o Acordo de Aprendizagem para Estágios

   Complete-o antes da partida. Inclua datas, tarefas, competências esperadas, mecanismos de acompanhamento, método de avaliação e via de reconhecimento. Altere-o formalmente se o programa de trabalho mudar.

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   Verificar as condições práticas

   Confirme a localização do local de trabalho, expectativas de assiduidade, responsabilidades de seguro, informações de saúde e segurança, requisitos de visto ou residência quando aplicável, e um contacto de emergência no anfitrião.

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   Monitorizar a colocação

   Estabeleça pelo menos um ponto de contacto agendado durante a mobilidade. A falta de uma supervisão acordada ou uma alteração substancial nas funções deve desencadear uma revisão documentada, não apenas um intercâmbio informal por e-mail.

Publique um processo de seleção único que os estudantes consigam compreender e que o pessoal possa justificar. A Carta ECHE exige seleção transparente, justa e inclusiva. Isto significa publicar os critérios, prazos, destinos ou rotas de colocação disponíveis, duração esperada, apoio disponível e o método para recurso ou apresentação de uma preocupação.

• Separe a adequação académica da necessidade financeira, salvo se as regras publicadas da sua instituição as combinarem legalmente.
• Use uma grelha de pontuação para critérios como relevância do curso, objetivos de aprendizagem, preparação linguística e prontidão para o ambiente anfitrião.
• Registe decisões e retenha provas que mostrem como os candidatos foram avaliados segundo os critérios publicados.
• Explique que os níveis de bolsa dependem das regras do projeto, do grupo de destino, da duração e de quaisquer complementos elegíveis. Confirme o montante real apenas após aplicar as taxas atuais da Agência Nacional e o seu orçamento disponível.
• Ofereça medidas de apoio adicionais e complementos quando as regras do programa em vigor o permitirem, incluindo para participantes com menos oportunidades.
• Dê aos candidatos não selecionados um resultado claro e, quando possível, uma via para rondas posteriores, destinos alternativos ou chamadas futuras.

Defina prazos internos mais cedo do que os prazos da Agência Nacional. Precisa de tempo para seleção, assinaturas, processamento de pagamentos e correções de documentos antes da viagem do participante.

As falhas operacionais mais comuns não são complicadas: um Acordo de Aprendizagem assinado após a partida, datas que divergem entre documentos, falta de comprovativo de chegada ou nenhum registo de como foi calculado um valor de bolsa. Mantenha um único ficheiro por participante e use as mesmas datas e descrição de atividade em todos os documentos.

Use os modelos e instruções de relatório atuais exigidos pela sua Agência Nacional e pelos sistemas digitais Erasmus+. Não reutilize um formulário de um ano de projeto anterior sem verificar se ainda é válido.

Uma mobilidade pode ser academicamente sólida e ainda falhar porque o participante não encontra alojamento, não compreende as regras locais de registo ou não obtém resposta quando o anfitrião altera o plano de trabalho. Integre o apoio na execução em vez de tratá-lo como um extra opcional.

• Forneça aos participantes uma sessão informativa escrita antes da partida que cubra documentos, calendário de pagamento da bolsa, alojamento, seguros, contactos de emergência, registo local e o direito de apresentar uma queixa.
• Combine quem trata uma reclamação contra o anfitrião, um pedido de mudança de supervisor, um regresso antecipado ou um problema grave de bem-estar. Dê aos participantes um contacto fora do seu departamento académico.
• Colete apenas os dados pessoais necessários para gerir a mobilidade, defina permissões de acesso e períodos de retenção, e assegure que fornecedores externos recebem apenas os dados de que precisam.
• Use os processos do Erasmus Without Paper quando exigido para fluxos de trabalho interinstitucionais, mas mantenha um acompanhamento local para prazos ao nível do participante e assinaturas em falta.
• Planeie o reconhecimento antes do regresso: identifique quem recebe os documentos finais, quem atualiza o registo do estudante e quanto tempo deve demorar a decisão.

Uma breve avaliação pós-regresso é uma prova útil para a candidatura seguinte. Registe problemas recorrentes por anfitrião, destino e passo do processo, em vez de confiar apenas na memória informal dos funcionários.

Se está a criar ou redefinir um processo KA131, comece pelo modelo operativo em vez de um anúncio apelativo para estudantes. A sequência seguinte funciona para uma primeira ronda de recrutamento, desde que o seu acordo de subvenção já esteja em vigor.

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   Dias 1 a 15: confirme âmbito e capacidade

   Leia o alerta de candidatura em vigor, o acordo de subvenção e a orientação aplicável da Agência Nacional. Confirme o orçamento disponível, os tipos de atividade elegíveis, destinos, responsáveis internos e vias de aprovação internas.

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   Dias 16 a 35: prepare parceiros e modelos

   Revise parceiros de estudo, identifique fontes de anfitriões para estágios, prepare critérios de seleção e atualize o seu Learning Agreement, acordos de subvenção, seguros e fluxos de trabalho de gestão de incidentes.

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   Dias 36 a 55: publique e selecione

   Abra a chamada com um prazo que permita a avaliação e a preparação de documentos. Pontue as candidaturas de forma consistente, comunique os resultados e mantenha o registo da decisão.

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   Dias 56 a 75: confirme cada mobilidade

   Garanta a aceitação do anfitrião, aprovação académica, acordos assinados, arranjos de apoio ao participante e instruções de pagamento da bolsa. Resolva discrepâncias de datas antes do pagamento.

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   Dias 76 a 90: assegure prontidão para partida

   Realize briefings pré-partida, forneça contactos, defina datas de monitorização e verifique que os ficheiros dos participantes estão completos antes da viagem.

Comece por auditar uma ficha de mobilidade recente ou planeada, desde o recrutamento até ao reconhecimento. Se não conseguir identificar rapidamente a aceitação do anfitrião, o Learning Agreement assinado, o cálculo da bolsa, as datas reais e a decisão de reconhecimento, corrija o fluxo de trabalho antes de aumentar o número de participantes.

• Compare os seus modelos atuais com o mais recente Programme Guide, os compromissos ECHE e as instruções da Agência Nacional.
• Mapeie cada transição entre o escritório internacional, a faculdade, as finanças e a organização anfitriã.
• Escolha um tamanho de primeira coorte realista com base no número de anfitriões que pode avaliar e participantes que pode apoiar devidamente.
• Defina uma data de revisão após as primeiras partidas, não apenas no final do projeto.

Para instituições que necessitem de apoio operacional com mobilidades KA131 de estágios, emparelhamento de anfitriões, documentação e logística de participantes, [Piktalent's mobility programme support](/mobility-programs) é uma opção a considerar.