Cómo configurar la movilidad KA131 Erasmus+ en tu universidad

KA131 es la acción del programa Erasmus+ que utilizan las instituciones de educación superior para organizar la movilidad de estudiantes y personal. Su institución suele solicitarla a su Agencia Nacional y desarrolla el proyecto bajo un acuerdo de subvención. La vigente Guía del Programa Erasmus+ y la convocatoria anual de su Agencia Nacional son los documentos que determinan los destinos elegibles, las categorías presupuestarias, los plazos y cualquier norma nacional para su año de proyecto.

• Su institución necesita una Carta Erasmus para la Educación Superior (ECHE) válida al solicitar la acción y durante toda su ejecución.
• Los estudiantes deben estar matriculados en una institución de educación superior participante, salvo en las prácticas para recién titulados elegibles que se organicen antes de la graduación.
• La movilidad de estudios se realiza en una institución de educación superior socia. La movilidad de prácticas se realiza en una entidad anfitriona como una empresa, un instituto de investigación, una ONG, un organismo público u otra organización elegible.
• La movilidad debe incluir un periodo presencial en el país de acogida. La actividad online puede complementar una movilidad combinada, pero no puede sustituir al periodo presencial.
• La movilidad fuera de los países normalmente cubiertos por su proyecto KA131 puede ser posible solo en las condiciones y con los límites presupuestarios establecidos en la Guía del Programa anual y en su acuerdo de subvención. No prometa estas plazas antes de comprobar ambos documentos.

Considere el acuerdo de subvención de la Agencia Nacional como el límite operativo del proyecto. Un estudiante puede ser académicamente apto pero aun así no ser elegible porque el destino, la duración, la actividad o la línea presupuestaria no encajan en ese acuerdo.

Un único coordinador puede gestionar una cohorte pequeña, pero el trabajo atraviesa departamentos académicos, finanzas, servicios estudiantiles y funciones legales o de protección de datos. Decida quién toma cada decisión antes de que los estudiantes empiecen a pedir nominaciones, cifras de beca o la aprobación de la entidad de acogida.

Mantenga un sustituto nombrado para cada función operativa. Los plazos de movilidad no se detienen cuando un coordinador está de permiso, y la falta de un signatario puede retrasar una salida o un pago de la subvención.

La movilidad de estudios y de prácticas utilizan distintos tipos de acuerdos de colaboración. No intente usar un convenio universidad-a-universidad como prueba de que una empresa puede acoger a un becario, y no deje el reconocimiento para negociarlo después de que el estudiante haya regresado.

Para una práctica, compruebe el nombre legal del anfitrión, la dirección, el supervisor, el idioma de trabajo, las tareas propuestas y la capacidad para firmar documentos antes de nominar al estudiante. Un título profesional por sí solo no demuestra que la estancia tenga valor formativo.

Acuerdo interinstitucional

Un acuerdo entre instituciones de educación superior que establece el marco para la movilidad de estudios. Debe estar en vigor antes de que se realice la movilidad de estudios y suele gestionarse a través de Erasmus Without Paper.

Acuerdo de aprendizaje

El documento acordado por el participante, la institución de envío y la organización receptora antes de la movilidad. Para estudios, recoge los componentes educativos y el reconocimiento. Para prácticas, recoge el programa de trabajo, los resultados de aprendizaje, la supervisión y el seguimiento.

Reconocimiento

El proceso formal de la institución de envío para otorgar los créditos acordados o registrar el resultado acordado de la práctica una vez que el participante completa la actividad aprobada.

Las prácticas requieren controles del anfitrión más rigurosos que los intercambios de estudio porque cada plaza es diferente. El anfitrión debe ofrecer un trabajo supervisado y relevante, no simplemente un escritorio, una promesa informal de tareas ni un arreglo totalmente en remoto.

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   Aprobar al anfitrión y el puesto

   Comprueba que la organización sea elegible según la Guía del Programa y que el puesto propuesto tenga tareas definidas, resultados de aprendizaje, supervisión y una carga de trabajo realista. Confirma quién firmará el Acuerdo de Aprendizaje.

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   Ajustar al estudiante con la plaza

   Utiliza el curso del estudiante, su formación previa, competencia lingüística y necesidades de apoyo para evaluar la idoneidad. Registra por qué la plaza respalda los objetivos de aprendizaje del estudiante.

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   Acordar el Acuerdo de Aprendizaje para Prácticas

   Complétalo antes de la salida. Incluye fechas, tareas, competencias esperadas, mecanismos de seguimiento, método de evaluación y la vía de reconocimiento. Modifícalo formalmente si cambia el programa de trabajo.

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   Revisar las condiciones prácticas

   Confirma la ubicación del puesto, expectativas de asistencia, responsabilidades de seguro, información sobre salud y seguridad, requisitos de visado o residencia cuando proceda, y un contacto de emergencia en el anfitrión.

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   Supervisar la práctica

   Establece al menos un punto de contacto programado durante la movilidad. Un incumplimiento de la supervisión o un cambio sustancial de funciones debe activar una revisión documentada, no solo un intercambio informal de correos.

Publica un único proceso de selección que los estudiantes entiendan y que el personal pueda justificar. La Carta ECHE exige selección transparente, justa e inclusiva. Esto implica publicar los criterios, plazos, destinos o vías de plaza disponibles, duración prevista, apoyos disponibles y el método para apelar o plantear una incidencia.

• Separa la idoneidad académica de la necesidad económica, salvo que las normas publicadas de tu institución las combinen legalmente.
• Utiliza una cuadrícula de puntuación para criterios como la relevancia del curso, objetivos de aprendizaje, preparación lingüística y adaptación al entorno del anfitrión.
• Registra las decisiones y conserva evidencias que muestren cómo se evaluaron las solicitudes frente a los criterios publicados.
• Explica que los niveles de ayuda dependen de las reglas del proyecto, del grupo de destino, de la duración y de posibles complementos elegibles. Confirma el importe real solo tras aplicar las tasas vigentes de la Agencia Nacional y tu presupuesto disponible.
• Ofrece medidas de apoyo adicionales y complementos cuando las reglas del programa lo permitan, incluidas para participantes con menos oportunidades.
• Da a los solicitantes no seleccionados un resultado claro y, cuando sea posible, una vía hacia rondas posteriores, destinos alternativos o convocatorias futuras.

Fija plazos internos anteriores a los de la Agencia Nacional. Necesitarás tiempo para la selección, las firmas, el procesamiento de pagos y las correcciones de documentos antes del viaje del participante.

Una movilidad puede ser académicamente sólida y aun así fracasar porque el participante no encuentra alojamiento, no entiende las normas de registro locales o no recibe respuesta cuando el anfitrión cambia el plan de trabajo. Incorpora apoyos en la ejecución en lugar de tratarlos como un extra opcional.

• Entrega a los participantes una sesión informativa por escrito antes de la salida que cubra documentos, calendario de pago de la subvención, alojamiento, seguros, contactos de emergencia, registro local y su derecho a plantear una queja.
• Acuerda quién gestiona una reclamación al anfitrión, una petición de cambio de supervisor, un regreso anticipado o un problema grave de bienestar. Proporciona a los participantes un contacto fuera de su departamento académico.
• Recoge solo los datos personales necesarios para administrar la movilidad, establece permisos de acceso y periodos de conservación, y asegúrate de que los proveedores externos reciban únicamente los datos que necesitan.
• Utiliza los procesos de Erasmus Without Paper cuando sean obligatorios para flujos de trabajo interinstitucionales, pero mantén un rastreador local para plazos a nivel de participante y firmas pendientes.
• Planifica el reconocimiento antes del retorno: identifica quién recibe los documentos finales, quién actualiza el expediente del estudiante y cuánto debe durar la decisión.

Una breve revisión tras el regreso es una evidencia útil para la siguiente convocatoria. Registra problemas recurrentes por anfitrión, destino y paso del proceso, en lugar de fiarte de la memoria informal del personal.

Si estás implantando o reajustando un proceso KA131, comienza por el modelo operativo en lugar de por un anuncio atractivo dirigido a estudiantes. La siguiente secuencia funciona para una primera convocatoria de reclutamiento, siempre que tu acuerdo de subvención ya esté en vigor.

• Give participants a written pre-departure briefing covering documents, grant payment timing, accommodation, insurance, emergency contacts, local registration and their right to raise a concern.
• Agree who handles a host complaint, a request to change supervisor, an early return or a serious welfare issue. Give participants a contact outside their academic department.
• Collect only the personal data needed to administer mobility, set access permissions and retention periods, and make sure external providers receive only the data they need.
• Use Erasmus Without Paper processes where required for inter-institutional workflows, but keep a local tracker for participant-level deadlines and missing signatures.
• Plan recognition before return: identify who receives the final documents, who updates the student's record and how long the decision should take.

A short post-return review is useful evidence for the next call. Track recurring issues by host, destination and process step, rather than relying on informal staff memory.

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   Días 1 a 15: confirma el alcance y la capacidad

   Lee la convocatoria vigente, el acuerdo de subvención y la guía de la Agencia Nacional aplicable. Confirma el presupuesto disponible, los tipos de actividad elegibles, los destinos, los responsables y las vías internas de aprobación.

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   Días 16 a 35: prepara socios y plantillas

   Revisa los socios de estudios, identifica fuentes de anfitriones para prácticas, prepara criterios de selección y actualiza tu Learning Agreement, acuerdo de subvención, seguros y flujos de gestión de incidentes.

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   Días 36 a 55: publica y selecciona

   Abre la convocatoria con un plazo que deje tiempo para la evaluación y la documentación. Puntúa las solicitudes de manera coherente, comunica los resultados y conserva el registro de la decisión.

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   Días 56 a 75: confirma cada movilidad

   Asegura la aceptación del anfitrión, la aprobación académica, los acuerdos firmados, los arreglos de apoyo al participante y las instrucciones de pago de la subvención. Resuelve discrepancias de fechas antes del pago.

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   Días 76 a 90: garantiza la preparación para la salida

   Realiza las sesiones informativas previas a la salida, facilita los datos de contacto, establece fechas de seguimiento y verifica que los expedientes de los participantes estén completos antes del viaje.

Empieza auditando un expediente de movilidad reciente o planificado desde el reclutamiento hasta el reconocimiento. Si no puedes identificar rápidamente la aprobación del anfitrión, el Learning Agreement firmado, el cálculo de la subvención, las fechas reales y la decisión de reconocimiento, corrige el flujo antes de aumentar el número de participantes.

• Compara tus plantillas actuales con la última Programme Guide, los compromisos ECHE y las instrucciones de la Agencia Nacional.
• Mapea cada transferencia entre la oficina internacional, la facultad, finanzas y la organización anfitriona.
• Elige un tamaño de primera cohorte realista según el número de anfitriones que puedas evaluar y los participantes a los que puedas dar apoyo adecuado.
• Fija una fecha de revisión tras las primeras salidas, no solo al final del proyecto.

Para las instituciones que necesiten ayuda operativa con la movilidad KA131 de prácticas, la búsqueda de anfitriones, la documentación y la logística de participantes, [Piktalent's mobility programme support](/mobility-programs) es una opción a considerar.

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   Days 1 to 15: confirm scope and capacity

   Read the current call, grant agreement and applicable National Agency guidance. Confirm available budget, eligible activity types, destinations, staff owners and internal approval routes.

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   Days 16 to 35: prepare partners and templates

   Review study partners, identify traineeship host sources, prepare selection criteria, and update your Learning Agreement, grant agreement, insurance and incident-management workflows.

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   Days 36 to 55: publish and select

   Open the call with a deadline that leaves time for assessment and documents. Score applications consistently, communicate results and retain the decision record.

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   Days 56 to 75: confirm every mobility

   Secure host acceptance, academic approval, signed agreements, participant support arrangements and grant-payment instructions. Resolve date discrepancies before payment.

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   Days 76 to 90: deliver departure readiness

   Run pre-departure briefings, issue contact details, set monitoring dates and check that participant files are complete before travel.

Start by auditing one recent or planned mobility file from recruitment to recognition. If you cannot quickly identify the host approval, signed Learning Agreement, grant calculation, actual dates and recognition decision, fix the workflow before scaling participant numbers.

• Compare your current templates against the latest Programme Guide, ECHE commitments and National Agency instructions.
• Map every handover between the international office, faculty, finance and host organisation.
• Choose a realistic first cohort size based on the number of hosts you can vet and participants you can support properly.
• Set a review date after the first departures, not only at the end of the project.

For institutions that need operational help with KA131 traineeship mobility, host matching, documentation and participant logistics, [Piktalent's mobility programme support](/mobility-programs) is one option to consider.