Comment les établissements postulent pour des projets de mobilité KA121

KA121 désigne un projet de mobilité KA1 dans le cadre d’Erasmus+ pour les établissements d’enseignement supérieur. Il finance des mobilités étudiantes courtes ou longues (études ou stages) ainsi que la mobilité du personnel pour l’enseignement et la formation. La subvention couvre les activités de mobilité listées dans votre projet approuvé ; il ne s’agit pas d’un salaire pour les participants.

• Activités d’envoi éligibles : mobilité d’études (crédits), stages (placements en entreprise), enseignement pour le personnel et formation du personnel.
• Le financement est lié au projet : vous postulez pour un nombre de mobilités et recevez une subvention pour couvrir des coûts unitaires (voyage, subsistance, organisation).
• Les agences nationales gèrent l’appel annuel et les contrats, donc les règles et portails varient selon les pays.

Consultez le texte de l’appel KA1 de votre agence nationale pour la liste exacte des activités éligibles et le portail de candidature utilisé dans votre pays.

Les candidatures KA121 sont institutionnelles. Le coordinateur mobilité, le responsable financier et le contact juridique/partenariats doivent préparer des identifiants et documents spécifiques avant la soumission.

• ID d’organisation / PIC : enregistrez votre établissement afin que les financeurs puissent vous identifier.
• Charte Erasmus pour l’enseignement supérieur (ECHE) : exigée dans de nombreux pays du programme — vérifiez si votre pays la demande dans l’appel.
• Autorisation formelle : preuve du statut légal et des coordonnées bancaires ; votre service financier doit vérifier la solvabilité pour les règles de cofinancement.
• Données de base : effectifs étudiants actuels, chiffres récents de mobilité, contacts des établissements partenaires.

PIC (Participant Identification Code)

Un code unique attribué à votre établissement lors de son enregistrement dans la base de données participants/organisations de la Commission européenne. Utilisé sur les candidatures et les documents de subvention.

ECHE (Erasmus Charter for Higher Education)

Une charte dont tout établissement d’enseignement supérieur dans un pays du programme a besoin pour mener des mobilités d’étudiants et de personnel sous de nombreuses actions KA1.

Les candidatures réussies sont concises et fondées sur des preuves. Traitez la soumission comme deux produits liés : un récit de projet (qualité et impact) et un plan de mobilité (chiffres, destinations, budgets).

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   1. Lisez l’appel et les consignes nationales

   Téléchargez le texte de l’appel KA1 depuis votre agence nationale. Notez les règles spécifiques au pays, les échéances et le portail utilisé pour la soumission.

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   2. Confirmez l’éligibilité et obtenez les identifiants

   Assurez-vous que le PIC/OID est actif et que l’ECHE est en place si nécessaire. Traitez rapidement tout document légal ou bancaire manquant — leur émission peut prendre des semaines dans certaines universités.

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   3. Construisez votre plan de mobilité

   Listez les types de mobilité, le nombre de participants par groupe, les départements d’envoi et les partenaires d’accueil. Alignez les mobilités sur les résultats d’apprentissage et les mécanismes de reconnaissance.

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   4. Rédigez la section qualité et inclusion

   Décrivez les critères de sélection, le soutien aux participants en situation de vulnérabilité, l’aide linguistique et les mesures pour garantir la reconnaissance des acquis.

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   5. Budget et évaluation des risques

   Utilisez les tableaux de coûts unitaires fournis par votre agence nationale. Incluez un court tableau des risques (visa, assurance, annulation par l’accueil) et des actions d’atténuation.

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   6. Validations internes et téléversement

   Obtenez les validations académiques, juridiques et financières avant le téléversement. Soumettez avant la date limite ; les envois tardifs ne sont pas acceptés.

Si une subvention vous est accordée, vous devez formaliser chaque partenariat et chaque mobilité. Deux documents sont essentiels : l’accord inter‑institutionnel (IIA) entre l’établissement d’envoi et l’établissement d’accueil, et le contrat d’apprentissage (Learning Agreement) pour chaque participant.

• Accord inter‑institutionnel (IIA) : signé une fois par partenaire et par type d’activité. Il définit les types de mobilité, les règles de reconnaissance et la durée du partenariat.
• Contrat d’apprentissage (LA) : signé par l’établissement d’envoi, l’établissement d’accueil et l’étudiant ou le membre du personnel. Il doit préciser les résultats d’apprentissage, les crédits (si études) et les personnes responsables.
• Utilisez Erasmus Without Paper (EWP) ou les connexions Mobility Tool+ si vos partenaires les utilisent pour échanger les données des LA électroniquement.

Négociez les IIA tôt : des clauses de reconnaissance non résolues et des conditions d’assurance sont les causes les plus fréquentes d’annulation de mobilités à court terme.

Inter‑Institutional Agreement (IIA)

Un contrat bilatéral qui consigne les modalités pratiques et académiques des mobilités — reconnaissance, durée, contacts et nombre de places.

Learning Agreement (LA)

Document individuel pour chaque participant décrivant le travail/les études prévus, les résultats d’apprentissage et la façon dont les activités seront reconnues.

Une checklist courte et pratique évite la plupart des erreurs courantes. Utilisez-la comme modèle que vous pouvez adapter à la taille de votre établissement.

• Sélection : critères écrits et évaluables et calendrier publié ; consigner les refus et les recours.
• Vérifications avant départ : statut du visa, documents de voyage, confirmation d’assurance UE/non‑UE et coordonnées d’urgence.
• Learning Agreement : LA signé par les trois parties avant le début de la mobilité ; ajouter une section pour les modifications à distance.
• Reconnaissance : reconnaissance prévue enregistrée dans le LA et confirmée par le département avant le départ.
• Confirmation de l’établissement d’accueil : acceptation écrite de l’accueil avec nom du mentor, dates de début/fin et adresse du lieu de travail.
• Suivi : coordinateur nommé pour chaque cohorte, vérification en cours de mobilité et modèle de rapport final.
• Données et RGPD : collecte du consentement, stockage sécurisé des documents de mobilité et politique de conservation pour les audits.

La gestion de la subvention comporte des règles formelles de rapportage et de flexibilité. Sachez quand arrivent les acomptes et comment déclarer les changements de mobilités.

• Grant Agreement : votre Agence Nationale l’émet après l’octroi ; il définit les échéances de rapportage et les coûts éligibles.
• Paiements : généralement un acompte et un paiement final basé sur le rapport final. Le calendrier exact figure dans votre Grant Agreement.
• Mobility Tool+ (ou équivalent national) : utilisé pour le téléversement des données des participants et le rapport final dans de nombreux pays ; vérifiez auprès de votre AN la plateforme requise.
• Modifications substantielles : réduire ou réaffecter des mobilités uniquement avec l’approbation de l’AN ; les annulations de partenaires à la dernière minute nécessitent un remplacement ou une réaffectation rapide pour éviter un sous‑emploi des fonds.

Tenez un registre simple et vivant de tous les LA et IIA des participants pour le reporting et l’audit. Ce document unique vous fera gagner des semaines à la clôture du projet.

Si vous êtes prêt à avancer, suivez ces mesures pratiques dans l’ordre pour convertir la préparation en candidature ou pour développer un projet KA121 existant.

• 1. Téléchargez le dernier texte d’appel KA1 de votre Agence Nationale et notez la date limite dans votre agenda.
• 2. Vérifiez ou obtenez votre PIC/OID et confirmez le statut ECHE (le cas échéant).
• 3. Rédigez un plan de mobilité d’une page listant les disciplines, les pays partenaires et le nombre prévisionnel de participants.
• 4. Lancez une courte revue interne (direction académique, juridique, financière) et préparez votre tableau budgétaire en utilisant les coûts unitaires de l’AN.
• 5. Si vous avez besoin de développement de partenariats ou de gestion des placements, envisagez un prestataire spécialisé.

Si vous souhaitez une aide externe pour rédiger la candidature, gérer les Learning Agreements ou organiser des placements, Piktalent propose des services institutionnels KA121/KA122 ; voir /mobility-programs/ka121-ka122-mobility pour en savoir plus.