Comment fonctionnent réellement les programmes de mobilité Erasmus+ — Les 5 phases, les outils UE et les responsabilités
Un projet de mobilité KA1 Erasmus+ ne se résume pas à de la logistique de voyage — c'est un cycle de vie de financement de l'UE réglementé qui s'écoule en cinq phases distinctes et utilise quatre systèmes officiels de la Commission européenne (enregistrement OID, Module Bénéficiaire, EU Login / Mobility Tool+ et Europass). Chaque phase comporte des livrables fixes et des responsabilités définies réparties entre l'Agence nationale, l'institution d'envoi, le partenaire d'accueil, l'entreprise et le participant — et l'omission d'une étape (par exemple, l'encodage de la mobilité dans le Module Bénéficiaire dans les 4 semaines suivant le retour) peut bloquer le paiement de la subvention. Ce guide mappe l'ensemble du cycle de vie aux systèmes et rôles de l'UE, pour que les coordinateurs sachent exactement ce qui se passe, quand, et dans quelle plateforme.
Les 5 phases du cycle de vie d'une mobilité Erasmus+ KA1
Chaque projet KA1 (KA121 ou KA122) traverse les mêmes cinq phases. Chaque phase comporte un livrable réglementé de l'UE que l'Agence nationale vérifiera lors du paiement de la subvention.
Pré-candidature — OID et accréditation
L'organisation s'enregistre dans l'EU Single Electronic Data Interchange Area pour recevoir un OID (Organisation ID, ex. E10123456). Sans OID, aucun formulaire Erasmus+ ne peut être soumis. Les candidats KA121 doivent déjà détenir une accréditation Erasmus+ valide (KA120) issue d'un appel antérieur.
Candidature et contractualisation
Le représentant légal signe la convention de subvention avec l'Agence nationale via EU Login + EU Sign. Le KA121 reçoit une lettre de budget annuelle ; le KA122 reçoit un contrat de projet unique (6 à 18 mois).
Préparation
Sélection des participants, signature du Learning Agreement tripartite pour les stages (envoyeur + hôte + participant), évaluation linguistique OLS, réunion pré-départ, vérification de l'assurance (responsabilité civile + accident + santé) et invitation à l'application Erasmus+.
Exécution de la mobilité
Le participant voyage, signe à l'arrivée le premier jour, effectue le stage et fait l'objet de suivis à mi-parcours. Tout changement de dates, d'hôte ou de durée doit être reflété dans une annexe au Learning Agreement signée par les trois parties.
Clôture et reporting
Dans les 4 semaines suivant le retour, la mobilité est encodée dans le Module Bénéficiaire. Le participant soumet le Rapport de participant de l'UE (e-mail déclenché automatiquement). L'hôte signe l'Europass Mobilité. KA121 = rapport annuel ; KA122 = rapport final + déclaration financière. Les dossiers sont conservés 5 ans (Manuel en ligne EU Funding & Tenders).
Quel système de l'UE utiliser à chaque phase
Erasmus+ repose sur une chaîne de plateformes de la Commission européenne. Savoir laquelle ouvrir à quelle phase est la principale source de retard pour les coordinateurs.
| Phase | Plateforme UE | Ce que vous y faites | Type de connexion |
|---|---|---|---|
| Pré-candidature | Plateforme Erasmus+ & ESC (enregistrement OID) | Obtenir / vérifier votre OID. Mettre à jour les informations légales et financières. | EU Login |
| Candidature (KA121/KA122) | Portail EU Funding & Tenders | Soumettre le formulaire d'appel aux dates officielles (fév. / oct.) | EU Login |
| Accréditation (KA120) | Formulaires de candidature Erasmus+ (DG EAC) | Soumettre votre Plan Erasmus + engagement aux Normes qualité. | EU Login |
| Signature de convention | EU Sign | Le représentant légal signe numériquement la convention de subvention. | EU Login + signature qualifiée |
| Préparation — langue | EU Academy / OLS | Évaluation linguistique et cours pour les participants. | EU Login |
| Pendant la mobilité | Application Erasmus+ | Application compagnon du participant : documents, conseils, évaluations. | EU Login ou eduGAIN |
| Encodage et reporting | Module Bénéficiaire (BM) | Encoder chaque mobilité dans les 4 semaines suivant le retour ; déclencher les rapports de participants ; soumettre les rapports intermédiaires et finaux. | EU Login |
| Reconnaissance | Europass | Délivrer le certificat Europass Mobilité signé par l'hôte. | Compte Europass |
Qui fait quoi — Matrice des responsabilités Erasmus+
Répartition RACI des responsabilités entre les cinq parties prenantes Erasmus+. R = Responsable (fait le travail), A = Responsable devant l'AN, C = Consulté, I = Informé.
| Tâche | Agence nationale | Institution d'envoi | Partenaire d'accueil | Entreprise d'accueil | Participant |
|---|---|---|---|---|---|
| Attribution de subvention et contrôle financier | A | R | I | — | — |
| Enregistrement OID | I | R (son OID) | R (son OID) | — | — |
| Sélection des participants | I | R / A | C | — | I |
| Signature du Learning Agreement | I | R | C | R | R |
| Réunion pré-départ et OLS | I | R / A | C | — | R |
| Vérification de l'assurance | I | A | R (souvent) | — | I |
| Sourcing et matching d'entreprises | I | C | R | C | I |
| Hébergement et logistique locale | I | I | R | — | I |
| Mentorat quotidien | I | I | C | R | R |
| Suivi et visite à mi-parcours | I | C | R | C | I |
| Délivrance de l'Europass Mobilité | I | A | R | R (signe) | R (reçoit) |
| Encodage dans le Module Bénéficiaire | I | R / A | C | — | — |
| Rapport final / annuel | A | R | C | — | — |
| Conservation des documents 5 ans | I | R / A | C | — | — |
Échéances impératives à ne pas manquer
Issues du Guide du programme Erasmus+ 2025 et des procédures des Agences nationales. L'omission de l'une d'elles peut entraîner des réductions budgétaires ou l'inéligibilité de la mobilité.
Erreurs de conformité les plus fréquentes
Questions fréquentes
Sources et lectures complémentaires
Références primaires issues de la Commission européenne, des Agences nationales et d'institutions reconnues de l'UE utilisées pour rédiger ce guide.
- Guide du programme Erasmus+ 2025
Commission européenne — Règles complètes du processus : éligibilité, calcul de la subvention, obligations de reporting.
- Module Bénéficiaire (BM) — plateforme de gestion de projet Erasmus+
Commission européenne — Où les institutions encodent les mobilités et soumettent les rapports intermédiaires et finaux.
- OID — Identification des organisations sur le portail Erasmus+
Commission européenne — Étape d'enregistrement obligatoire avant toute candidature KA1.
- Normes qualité Erasmus (mobilité)
Commission européenne
- EU Sign — Mobility Tool et connexion
Commission européenne
- Certificat Europass Mobilité
Union européenne — Europass
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