Projets Erasmus+ KA122 : Le guide complet du coordinateur

Avant de plonger dans les spécificités d'une candidature KA122, il est crucial de comprendre sa place dans le cadre d'Erasmus+. Le programme offre deux voies principales pour les projets de mobilité dans les secteurs de l'EFP, de l'enseignement scolaire et de l'éducation des adultes : les Projets de courte durée (KA122) et les Projets accrédités (KA121). Le choix de la bonne voie dépend de la stratégie à long terme de votre institution et de son expérience avec Erasmus+.

KA122 – Projets de courte durée

Ce sont des projets autonomes d'une durée de 6 à 18 mois. Les organisations peuvent demander un nombre limité de mobilités. Une institution peut recevoir un financement pour un maximum de trois projets KA122 sur une période de cinq ans. Cela en fait la passerelle parfaite pour tâter le terrain ou pour les organisations ayant des besoins de mobilité spécifiques et limités.

KA121 – Projets accrédités

Cette action est destinée aux organisations détenant une Accréditation Erasmus. L'accréditation est comme un laissez-passer VIP pour le financement Erasmus+, garantissant un accès simplifié aux opportunités de financement chaque année jusqu'en 2027. Elle est conçue pour les institutions ayant un plan stratégique à long terme (un 'Plan Erasmus') pour des activités de mobilité continues. La candidature porte sur l'accréditation pluriannuelle elle-même, et non sur des projets individuels.

L'éligibilité aux subventions KA122 est définie au niveau de l'organisation. Les étudiants ou les membres du personnel ne peuvent pas postuler directement pour une subvention ; ils doivent être soutenus par leur établissement d'envoi. Les types d'organisations qui peuvent postuler varient en fonction du domaine de l'éducation.

Toutes les organisations candidates doivent être légalement établies dans un État membre de l'UE ou un pays tiers associé au Programme (par ex., Macédoine du Nord, Islande, Liechtenstein, Norvège, Serbie, Turquie). Vous devez également disposer d'un Identifiant d'Organisation (OID) valide, enregistré dans le Système d'enregistrement des organisations.

Le cœur de tout projet KA122 réside dans les activités de mobilité qu'il finance. Celles-ci sont réparties en deux catégories principales : la mobilité du personnel et la mobilité des apprenants. Un seul projet peut inclure un mélange de différents types d'activités pour atteindre ses objectifs. Comprendre chaque type est la clé pour concevoir un projet qui a un impact réel.

• **Mobilité du personnel (Tous domaines) :**
• - **Périodes d'observation (Job Shadowing) (2-60 jours) :** Le personnel passe du temps dans une organisation partenaire d'un autre pays pour apprendre de nouvelles pratiques et recueillir des idées.
• - **Missions d'enseignement (2-365 jours) :** Le personnel enseigne ou dispense une formation dans une organisation partenaire.
• - **Cours et formations (2-30 jours) :** Le personnel peut assister à des cours structurés ou à des formations pour développer ses compétences professionnelles. Les frais de cours sont un coût éligible.
• - **Experts invités (2-60 jours) :** Vous pouvez inviter des formateurs, des enseignants ou des experts politiques de l'étranger pour aider à développer les pratiques de votre organisation.
• **Mobilité des apprenants (Domaine EFP) :**
• - **Stages pour apprenants de l'EFP (2-365 jours) :** Stages et placements en entreprise pour les étudiants de l'EFP, y compris les jeunes diplômés. Les mobilités de courte durée (2-89 jours) se concentrent sur l'apprentissage en milieu professionnel, tandis que les mobilités de longue durée (90-365 jours), connues sous le nom d'ErasmusPro, mettent fortement l'accent sur le développement des compétences.
• - **Mobilité de groupe d'apprenants de l'EFP (2-30 jours) :** Un groupe d'apprenants de l'école d'envoi peut suivre un apprentissage dans une école d'EFP partenaire à l'étranger, souvent combiné à un court stage en entreprise.
• - **Participation à des concours de compétences professionnelles (1-10 jours) :** Soutenir les apprenants pour leur permettre de participer à des événements sectoriels internationaux afin de tester et de mettre en valeur leurs compétences.
• **Mobilité des apprenants (Domaines Scolaire & Éducation des Adultes) :**
• - **Mobilité de groupe d'élèves (2-30 jours) :** Un groupe d'élèves de l'école d'envoi étudie aux côtés de leurs pairs dans une école partenaire.
• - **Mobilité d'apprentissage de courte durée des élèves (10-29 jours) :** Des élèves peuvent passer individuellement une période à étudier dans une école partenaire ou à effectuer un stage.
• - **Mobilité d'apprentissage de longue durée des élèves (1-12 mois) :** Des élèves peuvent passer individuellement une longue période dans une école partenaire à l'étranger.
• - **Mobilité de groupe/individuelle des apprenants adultes (2-30 jours) :** Les apprenants adultes peuvent participer à des expériences d'apprentissage dans une organisation partenaire.

Soumettre une candidature KA122 réussie est un processus systématique qui commence des mois avant la date limite. L'appel à propositions annuel est généralement publié à l'automne, avec une date limite de soumission ferme fin février pour les projets débutant en septembre suivant. Pour la session de financement 2026, la date limite était février 2026. Les coordinateurs qui planifient pour 2027 devraient commencer leurs préparatifs fin 2026.

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   Étape 1 : Obtenez votre Identifiant d'Organisation (OID)

   Avant même de pouvoir penser à postuler, votre institution doit être enregistrée dans le Système d'enregistrement des organisations de la Commission européenne. Cela générera un Identifiant d'Organisation (OID) unique qui est requis pour toutes les candidatures Erasmus+. Si votre institution a déjà participé à Erasmus+, elle en possède probablement déjà un.

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   Étape 2 : Développez votre idée de projet

   Que veut accomplir votre institution ? Définissez des objectifs clairs qui répondent à des besoins spécifiques. Par exemple, 'Améliorer nos compétences en pédagogie numérique en envoyant 5 enseignants en période d'observation dans une école finlandaise de premier plan' est un objectif beaucoup plus fort que 'Envoyer des enseignants à l'étranger'.

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   Étape 3 : Trouvez des partenaires fiables

   Le succès de votre projet dépend de vos partenaires. Pour des activités comme les périodes d'observation ou les stages EFP, vous avez besoin d'un partenaire d'accueil. Vous pouvez utiliser des plateformes comme la European School Education Platform (ESEP), mais la méthode la plus fiable est de travailler avec un organisme intermédiaire établi qui dispose d'un réseau d'entreprises et d'écoles d'accueil vérifiées.

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   Étape 4 : Rédigez le formulaire de candidature

   Le formulaire de candidature KA122 est un formulaire en ligne accessible via la plateforme Erasmus+ et Corps européen de solidarité. Vous devrez détailler les objectifs de votre projet, les activités prévues, l'impact attendu et la manière dont vous gérerez les aspects pratiques. Soyez clair, concis et répondez directement à chaque question.

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   Étape 5 : Alignez-vous sur les standards de qualité Erasmus+

   Votre proposition sera évaluée par rapport aux standards de qualité Erasmus. Vous devez démontrer comment votre projet respectera les principes de base comme l'inclusion, la durabilité (voyage écologique) et la transformation numérique. Décrivez vos plans pour la préparation des participants, le suivi et la reconnaissance des acquis d'apprentissage (par exemple, en utilisant Europass Mobilité).

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   Étape 6 : Soumettez avant la date limite

   La candidature doit être soumise électroniquement avant la date limite de votre Agence Nationale, qui est généralement fin février. N'attendez pas le dernier jour. La plateforme peut être lente en cas de forte affluence. Visez une soumission au moins 48 heures à l'avance pour éviter les problèmes techniques.

Chaque année, les Agences Nationales reçoivent plus de candidatures qu'elles ne peuvent en financer. Pour vous démarquer, votre proposition doit non seulement être techniquement correcte, mais aussi convaincante. Les évaluateurs notent les candidatures sur la base d'un ensemble de critères d'attribution publiés dans le Guide du programme Erasmus+. Une proposition de haute qualité excelle dans trois domaines clés.

Pour recevoir un financement, une proposition doit obtenir au moins 60 points au total et au moins la moitié du maximum de points dans chacun des trois critères d'attribution. La concurrence est féroce, il est donc essentiel de viser le score le plus élevé possible.

Le financement Erasmus+ pour les projets KA122 fonctionne sur la base de coûts unitaires. Cela signifie que la subvention est calculée en fonction du nombre de participants et de la durée de leurs activités, plutôt que sur le remboursement des dépenses réelles. Cela simplifie la gestion financière mais nécessite une planification minutieuse.

Lors de la planification de votre budget, vous demanderez un certain nombre de mobilités d'une durée spécifique vers un pays choisi. Le formulaire de candidature calcule automatiquement la subvention sur la base de ces coûts unitaires. N'oubliez pas de justifier clairement vos chiffres dans la description du projet.

Pour tout projet impliquant des stages ou des périodes d'observation, la qualité de votre partenaire d'accueil est primordiale. Un bon partenaire ne se contente pas d'accueillir vos participants ; il fournit un environnement d'apprentissage structuré, un mentorat et une immersion culturelle. Les trouver, cependant, peut être la partie la plus difficile du processus de candidature. Bien que des plateformes existent, la voie la plus fiable passe souvent par un organisme intermédiaire.

• **Ce qu'il faut rechercher chez un partenaire d'accueil :**
• **Expérience :** Ont-ils déjà géré des projets Erasmus+ ? Comprennent-ils les standards de qualité et les exigences de reporting ?
• **Réseau pertinent :** Peuvent-ils donner accès à des entreprises ou des écoles d'accueil de haute qualité qui correspondent aux domaines professionnels de vos apprenants et de votre personnel ?
• **Services complets :** Un excellent partenaire offre plus qu'un simple placement. Recherchez des services comme la recherche d'hébergement, l'orientation à l'arrivée, le soutien d'urgence 24/7, les activités culturelles et le soutien linguistique.
• **Communication claire :** Un partenaire réactif et transparent est crucial. Il doit être en mesure de vous fournir toute la documentation nécessaire pour votre candidature, y compris les mandats de partenariat si nécessaire.

Il est difficile de vérifier des partenaires à distance. Un intermédiaire établi agit comme votre assurance qualité sur le terrain, garantissant à chaque participant une expérience sûre, précieuse et transformatrice.

Naviguer dans les complexités d'une candidature KA122 — de la définition des objectifs à la recherche de partenaires de confiance et à la garantie d'une mise en œuvre de qualité — peut être une tâche intimidante même pour les coordinateurs expérimentés. Chez Piktalent, nous sommes spécialisés dans la simplification de ce processus pour les fournisseurs d'EFP et les écoles. Nous agissons comme votre partenaire d'accueil dédié, fournissant l'infrastructure et l'expertise dont vous avez besoin pour construire un projet réussi et offrir des expériences exceptionnelles à vos participants.

Si vous planifiez une candidature KA122-VET ou KA122-SCH et avez besoin d'un partenaire fiable pour garantir des stages de haute qualité et une exécution de projet sans faille, nous pouvons vous aider. Laissez-nous gérer les complexités du côté de l'accueil afin que vous puissiez vous concentrer sur la croissance de vos participants.

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   Soutien à la candidature

   Nous fournissons les informations nécessaires sur le pays d'accueil, les stages et les programmes d'apprentissage pour renforcer votre candidature. Nous vous aidons à définir des acquis d'apprentissage clairs et à garantir que la conception de votre projet est robuste et réaliste.

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   Stages d'accueil vérifiés

   Tirez parti de notre vaste réseau d'entreprises et d'écoles d'accueil à travers l'Europe et les États-Unis. Nous mettons en relation vos participants avec des placements qui correspondent parfaitement à leurs objectifs de développement éducatif et professionnel, des stages EFP aux périodes d'observation du personnel.

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   Gestion logistique complète

   Nous nous occupons de toute la logistique sur le terrain. Cela comprend la recherche d'un hébergement sûr et pratique, la formation à l'arrivée, l'organisation du transport local et l'offre d'un soutien 24/7 pour garantir le bien-être de vos participants.

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   Focalisation sur l'impact

   Notre objectif est de garantir que votre projet a un impact mesurable. Nous soutenons le processus de suivi et d'évaluation et aidons les participants à valider leur apprentissage grâce à des certificats et des documents Europass Mobilité, vous fournissant tout ce dont vous avez besoin pour votre rapport final.