KA122 Erasmus+ Projekte: Der komplette Leitfaden für Koordinatoren

Bevor wir uns den Einzelheiten eines KA122-Antrags widmen, ist es wichtig, seine Stellung im Rahmen von Erasmus+ zu verstehen. Das Programm bietet zwei Hauptwege für Mobilitätsprojekte in den Bereichen Berufsbildung, Schulbildung und Erwachsenenbildung: Kurzzeitprojekte (KA122) und akkreditierte Projekte (KA121). Die Wahl des richtigen Weges hängt von der langfristigen Strategie Ihrer Einrichtung und Ihrer Erfahrung mit Erasmus+ ab.

KA122 – Kurzzeitprojekte

Dies sind in sich geschlossene Projekte mit einer Laufzeit von 6 bis 18 Monaten. Organisationen können eine begrenzte Anzahl von Mobilitäten beantragen. Eine Einrichtung kann innerhalb eines Fünfjahreszeitraums für maximal drei KA122-Projekte eine Förderung erhalten. Das macht sie zum perfekten Einstieg, um Erfahrungen zu sammeln, oder für Organisationen mit spezifischen, begrenzten Mobilitätsbedürfnissen.

KA121 – Akkreditierte Projekte

Diese Aktion ist für Organisationen mit einer Erasmus-Akkreditierung. Die Akkreditierung ist wie ein VIP-Pass für die Erasmus+-Förderung, der bis 2027 jedes Jahr einen vereinfachten Zugang zu Fördermöglichkeiten gewährt. Sie ist für Einrichtungen mit einem langfristigen strategischen Plan (einem „Erasmus-Plan“) für kontinuierliche Mobilitätsaktivitäten konzipiert. Der Antrag gilt für die mehrjährige Akkreditierung selbst, nicht für einzelne Projekte.

Die Förderfähigkeit für KA122-Zuschüsse wird auf Organisationsebene definiert. Einzelne Schüler oder Mitarbeiter können keinen Zuschuss direkt beantragen; sie müssen von ihrer entsendenden Einrichtung unterstützt werden. Die Arten von Organisationen, die einen Antrag stellen können, variieren je nach Bildungsbereich.

Alle antragstellenden Organisationen müssen rechtmäßig in einem EU-Mitgliedstaat oder einem mit dem Programm assoziierten Drittland (z. B. Nordmazedonien, Island, Liechtenstein, Norwegen, Serbien, Türkei) ansässig sein. Sie benötigen außerdem eine gültige Organisations-ID (OID), die im Organisationsregistrierungssystem registriert ist.

Der Kern eines jeden KA122-Projekts sind die Mobilitätsaktivitäten, die es finanziert. Diese sind in zwei Hauptkategorien unterteilt: Mobilität für Personal und Mobilität für Lernende. Ein einzelnes Projekt kann eine Mischung aus verschiedenen Aktivitätstypen umfassen, um seine Ziele zu erreichen. Das Verständnis der einzelnen Typen ist der Schlüssel zur Gestaltung eines Projekts, das eine echte Wirkung erzielt.

• **Personalmobilität (alle Bereiche):**
• - **Hospitationen (Job Shadowing, 2-60 Tage):** Personal verbringt Zeit bei einer Partnerorganisation in einem anderen Land, um neue Praktiken zu lernen und Ideen zu sammeln.
• - **Lehraufträge (2-365 Tage):** Personal unterrichtet oder gibt Schulungen bei einer Partnerorganisation.
• - **Kurse und Fortbildungen (2-30 Tage):** Personal kann an strukturierten Kursen oder Fortbildungsveranstaltungen teilnehmen, um seine beruflichen Fähigkeiten zu entwickeln. Kursgebühren sind förderfähige Kosten.
• - **Eingeladene Experten (2-60 Tage):** Sie können Trainer, Lehrer oder Politikexperten aus dem Ausland einladen, um die Praktiken Ihrer Organisation zu entwickeln.
• **Mobilität von Lernenden (Bereich Berufsbildung):**
• - **Praktika für Lernende der Berufsbildung (2-365 Tage):** Praktika und Arbeitsaufenthalte für Berufsschüler, einschließlich kürzlicher Absolventen. Kurzzeitmobilitäten (2-89 Tage) konzentrieren sich auf arbeitsbasiertes Lernen, während Langzeitmobilitäten (90-365 Tage), bekannt als ErasmusPro, einen starken Fokus auf die Kompetenzentwicklung legen.
• - **Gruppenmobilität von Lernenden der Berufsbildung (2-30 Tage):** Eine Gruppe von Lernenden der entsendenden Schule kann an einer Partner-Berufsschule im Ausland lernen, oft kombiniert mit einem kurzen Praktikum.
• - **Teilnahme an Berufswettbewerben (1-10 Tage):** Unterstützung von Lernenden bei der Teilnahme an internationalen sektoralen Veranstaltungen, um ihre Fähigkeiten zu testen und zu präsentieren.
• **Mobilität von Lernenden (Bereiche Schul- & Erwachsenenbildung):**
• - **Gruppenmobilität von Schülern (2-30 Tage):** Eine Gruppe von Schülern der entsendenden Schule lernt gemeinsam mit Gleichaltrigen an einer Partnerschule.
• - **Kurzfristige Lernmobilität von Schülern (10-29 Tage):** Einzelne Schüler können einen Lernaufenthalt an einer Partnerschule verbringen oder ein Praktikum absolvieren.
• - **Langfristige Lernmobilität von Schülern (1-12 Monate):** Einzelne Schüler können einen längeren Zeitraum an einer Partnerschule im Ausland verbringen.
• - **Gruppen-/Individuelle Mobilität von erwachsenen Lernenden (2-30 Tage):** Erwachsene Lernende können an Lernerfahrungen bei einer Partnerorganisation teilnehmen.

Die Einreichung eines erfolgreichen KA122-Antrags ist ein systematischer Prozess, der Monate vor der Frist beginnt. Die jährliche Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen wird in der Regel im Herbst veröffentlicht, mit einer festen Einreichungsfrist Ende Februar für Projekte, die im darauffolgenden September beginnen. Für die Förderrunde 2026 war die Frist im Februar 2026. Koordinatoren, die für 2027 planen, sollten Ende 2026 mit den Vorbereitungen beginnen.

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   Schritt 1: Beschaffen Sie Ihre Organisations-ID (OID)

   Bevor Sie überhaupt an eine Bewerbung denken können, muss Ihre Einrichtung im Organisationsregistrierungssystem der Europäischen Kommission registriert sein. Dadurch wird eine eindeutige Organisations-ID (OID) generiert, die für alle Erasmus+-Anträge erforderlich ist. Wenn Ihre Einrichtung bereits an Erasmus+ teilgenommen hat, besitzt sie wahrscheinlich schon eine.

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   Schritt 2: Entwickeln Sie Ihre Projektidee

   Was möchte Ihre Einrichtung erreichen? Definieren Sie klare Ziele, die spezifische Bedürfnisse adressieren. Zum Beispiel ist „Unsere digitalen pädagogischen Fähigkeiten verbessern, indem 5 Lehrkräfte an einer führenden finnischen Schule hospitieren“ ein viel stärkeres Ziel als „Lehrkräfte ins Ausland schicken“.

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   Schritt 3: Finden Sie verlässliche Partner

   Der Erfolg Ihres Projekts hängt von Ihren Partnern ab. Für Aktivitäten wie Hospitationen oder Berufspraktika benötigen Sie einen Aufnahmepartner. Sie können Plattformen wie die European School Education Platform (ESEP) nutzen, aber die zuverlässigste Methode ist die Zusammenarbeit mit einer etablierten Vermittlungsorganisation, die über ein Netzwerk geprüfter Gastunternehmen und Schulen verfügt.

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   Schritt 4: Füllen Sie das Antragsformular aus

   Das KA122-Antragsformular ist webbasiert und über die Plattform für Erasmus+ und das Europäische Solidaritätskorps zugänglich. Sie müssen Ihre Projektziele, geplanten Aktivitäten, erwarteten Auswirkungen und die Verwaltung der praktischen Vorkehrungen detailliert beschreiben. Seien Sie klar, prägnant und beantworten Sie jede Frage direkt.

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   Schritt 5: Richten Sie sich an den Erasmus-Qualitätsstandards aus

   Ihr Vorschlag wird anhand der Erasmus-Qualitätsstandards bewertet. Sie müssen darlegen, wie Ihr Projekt Grundprinzipien wie Inklusion, Nachhaltigkeit (umweltfreundliches Reisen) und digitale Transformation berücksichtigen wird. Beschreiben Sie Ihre Pläne für die Vorbereitung der Teilnehmer, das Monitoring und die Anerkennung von Lernergebnissen (z. B. mit Europass Mobilität).

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   Schritt 6: Reichen Sie den Antrag vor Fristende ein

   Der Antrag muss bis zur Frist Ihrer Nationalen Agentur, die in der Regel Ende Februar liegt, elektronisch eingereicht werden. Warten Sie nicht bis zum letzten Tag. Die Plattform kann bei hoher Auslastung langsam sein. Versuchen Sie, den Antrag mindestens 48 Stunden im Voraus einzureichen, um technische Probleme zu vermeiden.

Jedes Jahr erhalten die Nationalen Agenturen mehr Anträge, als sie finanzieren können. Um herauszustechen, muss Ihr Vorschlag nicht nur technisch korrekt, sondern auch überzeugend sein. Gutachter bewerten die Anträge anhand einer Reihe von Vergabekriterien, die im Erasmus+ Programmleitfaden veröffentlicht sind. Ein hochwertiger Vorschlag zeichnet sich in drei Schlüsselbereichen aus.

Um eine Förderung zu erhalten, muss ein Vorschlag insgesamt mindestens 60 Punkte und in jedem der drei Vergabekriterien mindestens die Hälfte der Höchstpunktzahl erreichen. Der Wettbewerb ist hart, daher ist es unerlässlich, die höchstmögliche Punktzahl anzustreben.

Die Erasmus+-Finanzierung für KA122-Projekte basiert auf Einheitskosten. Das bedeutet, dass der Zuschuss auf der Grundlage der Anzahl der Teilnehmer und der Dauer ihrer Aktivitäten berechnet wird und nicht auf der Erstattung tatsächlicher Ausgaben. Dies vereinfacht das Finanzmanagement, erfordert aber eine sorgfältige Planung.

Bei der Planung Ihres Budgets beantragen Sie eine bestimmte Anzahl von Mobilitäten mit einer bestimmten Dauer in ein ausgewähltes Land. Das Antragsformular berechnet den Zuschuss automatisch auf der Grundlage dieser Einheitskosten. Denken Sie daran, Ihre Zahlen in der Projektbeschreibung klar zu begründen.

Bei jedem Projekt, das Praktika oder Hospitationen beinhaltet, ist die Qualität Ihres Aufnahmepartners von größter Bedeutung. Ein guter Partner beherbergt nicht nur Ihre Teilnehmer; er bietet eine strukturierte Lernumgebung, Mentoring und kulturelle Immersion. Ihn zu finden, kann jedoch der schwierigste Teil des Bewerbungsprozesses sein. Obwohl es Plattformen gibt, ist der zuverlässigste Weg oft über eine Vermittlungsorganisation.

• **Worauf Sie bei einem Aufnahmepartner achten sollten:**
• **Erfahrung:** Haben sie bereits Erasmus+-Projekte geleitet? Verstehen sie die Qualitätsstandards und Berichtsanforderungen?
• **Relevantes Netzwerk:** Können sie Zugang zu hochwertigen Gastunternehmen oder Schulen bieten, die zu den Berufsfeldern Ihrer Lernenden und Mitarbeiter passen?
• **Umfassende Dienstleistungen:** Ein großartiger Partner bietet mehr als nur eine Vermittlung. Achten Sie auf Dienstleistungen wie Unterkunftssuche, Orientierung bei der Ankunft, 24/7-Notfallunterstützung, kulturelle Aktivitäten und Sprachunterstützung.
• **Klare Kommunikation:** Ein reaktionsschneller und transparenter Partner ist entscheidend. Er sollte in der Lage sein, Ihnen alle notwendigen Unterlagen für Ihren Antrag zur Verfügung zu stellen, einschließlich Partnermandaten, falls erforderlich.

Die Überprüfung von Partnern aus der Ferne ist schwierig. Ein etablierter Vermittler fungiert als Ihre Qualitätssicherung vor Ort und stellt sicher, dass jeder Teilnehmer eine sichere, wertvolle und transformative Erfahrung macht.

Die Bewältigung der Komplexität eines KA122-Antrags – von der Definition der Ziele über die Suche nach vertrauenswürdigen Partnern bis hin zur Gewährleistung einer qualitativ hochwertigen Umsetzung – kann selbst für erfahrene Koordinatoren eine entmutigende Aufgabe sein. Bei Piktalent sind wir darauf spezialisiert, diesen Prozess für Berufsbildungsanbieter und Schulen zu vereinfachen. Wir agieren als Ihr engagierter Aufnahmepartner und stellen die Infrastruktur und das Fachwissen bereit, die Sie für ein erfolgreiches Projekt und herausragende Erfahrungen für Ihre Teilnehmer benötigen.

Wenn Sie einen KA122-VET- oder KA122-SCH-Antrag planen und einen zuverlässigen Partner benötigen, um hochwertige Praktikumsplätze und eine reibungslose Projektabwicklung zu garantieren, können wir Ihnen helfen. Überlassen Sie uns die Komplexität der aufnehmenden Seite, damit Sie sich auf das Wachstum Ihrer Teilnehmer konzentrieren können.

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   Unterstützung bei der Antragstellung

   Wir liefern die notwendigen Informationen über das Gastland, die Praktikumsplätze und die Lernprogramme, um Ihren Antrag zu stärken. Wir helfen Ihnen, klare Lernergebnisse zu definieren und sicherzustellen, dass Ihr Projektdesign robust und realistisch ist.

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   Geprüfte Gastpraktika

   Nutzen Sie unser umfangreiches Netzwerk von Gastunternehmen und Schulen in ganz Europa und den USA. Wir vermitteln Ihre Teilnehmer an Plätze, die perfekt zu ihren bildungsbezogenen und beruflichen Entwicklungszielen passen, von Berufspraktika bis hin zu Hospitationen für Personal.

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   Vollständiges Logistikmanagement

   Wir kümmern uns um die gesamte Logistik vor Ort. Dies umfasst die Beschaffung sicherer und bequemer Unterkünfte, die Durchführung von Schulungen bei der Ankunft, die Organisation des Nahverkehrs und die Bereitstellung von 24/7-Support, um das Wohlergehen Ihrer Teilnehmer zu gewährleisten.

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   Fokus auf Wirkung

   Unser Ziel ist es sicherzustellen, dass Ihr Projekt eine messbare Wirkung erzielt. Wir unterstützen den Monitoring- und Evaluierungsprozess und helfen den Teilnehmern, ihr Gelerntes durch Zertifikate und Europass-Mobilitätsdokumente zu validieren, sodass Sie alles haben, was Sie für Ihren Abschlussbericht benötigen.