Proyectos Erasmus+ KA122: La guía completa del coordinador

Antes de sumergirse en los detalles de una solicitud KA122, es crucial entender su lugar dentro del marco de Erasmus+. El programa ofrece dos vías principales para los proyectos de movilidad en los sectores de FP, educación escolar y educación de personas adultas: los proyectos de corta duración (KA122) y los proyectos acreditados (KA121). Elegir el correcto depende de la estrategia a largo plazo de tu institución y de su experiencia con Erasmus+.

KA122 – Proyectos de corta duración

Son proyectos autónomos con una duración de 6 a 18 meses. Las organizaciones pueden solicitar un número limitado de movilidades. Una institución puede recibir financiación para un máximo de tres proyectos KA122 en un período de cinco años. Esto lo convierte en la puerta de entrada perfecta para probar el programa o para organizaciones con necesidades de movilidad específicas y limitadas.

KA121 – Proyectos acreditados

Esta acción es para organizaciones que poseen una Acreditación Erasmus. La acreditación es como un pase VIP para la financiación de Erasmus+, que garantiza un acceso simplificado a las oportunidades de financiación cada año hasta 2027. Está diseñada para instituciones con un plan estratégico a largo plazo (un 'Plan Erasmus') para actividades de movilidad continuas. La solicitud es para la acreditación plurianual en sí, no para proyectos individuales.

La elegibilidad para las subvenciones KA122 se define a nivel de organización. Los estudiantes o miembros del personal no pueden solicitar directamente una subvención; deben contar con el respaldo de su institución de envío. Los tipos de organizaciones que pueden solicitar varían según el campo de la educación.

Todas las organizaciones solicitantes deben estar legalmente establecidas en un Estado miembro de la UE o en un tercer país asociado al Programa (por ejemplo, Macedonia del Norte, Islandia, Liechtenstein, Noruega, Serbia, Turquía). También debes tener un ID de Organización (OID) válido registrado en el Sistema de Registro de Organizaciones.

El núcleo de cualquier proyecto KA122 son las actividades de movilidad que financia. Estas se dividen en dos categorías principales: movilidad para el personal y movilidad para los estudiantes. Un solo proyecto puede incluir una mezcla de diferentes tipos de actividades para cumplir sus objetivos. Comprender cada tipo es clave para diseñar un proyecto que genere un impacto real.

• **Movilidad del personal (todos los sectores):**
• - **Job Shadowing (2-60 días):** El personal pasa tiempo en una organización socia en otro país para aprender nuevas prácticas y recopilar ideas.
• - **Periodos de docencia (2-365 días):** El personal enseña o imparte formación en una organización socia.
• - **Cursos y formación (2-30 días):** El personal puede asistir a cursos estructurados o eventos de formación para desarrollar sus competencias profesionales. Las tasas de los cursos son un coste elegible.
• - **Expertos invitados (2-60 días):** Puedes invitar a formadores, profesores o expertos en políticas del extranjero para ayudar a desarrollar las prácticas de tu organización.
• **Movilidad de estudiantes (sector FP):**
• - **Prácticas para estudiantes de FP (2-365 días):** Prácticas y periodos de formación en empresas para estudiantes de FP, incluidos los recién graduados. Las movilidades de corta duración (2-89 días) se centran en el aprendizaje en el trabajo, mientras que las de larga duración (90-365 días), conocidas como ErasmusPro, tienen un fuerte enfoque en el desarrollo de competencias.
• - **Movilidad en grupo de estudiantes de FP (2-30 días):** Un grupo de estudiantes del centro de envío puede realizar un aprendizaje en un centro de FP socio en el extranjero, a menudo combinado con un breve periodo de prácticas.
• - **Participación en competiciones de FP (1-10 días):** Apoyo a los estudiantes para que participen en eventos sectoriales internacionales para probar y mostrar sus habilidades.
• **Movilidad de estudiantes (sectores escolar y de personas adultas):**
• - **Movilidad en grupo de alumnos de educación escolar (2-30 días):** Un grupo de alumnos del centro de envío estudia junto a sus compañeros en un centro socio.
• - **Movilidad de corta duración para el aprendizaje de alumnos (10-29 días):** Alumnos individuales pueden pasar un período estudiando en un centro socio o realizando prácticas.
• - **Movilidad de larga duración para el aprendizaje de alumnos (1-12 meses):** Alumnos individuales pueden pasar un período prolongado en un centro socio en el extranjero.
• - **Movilidad individual/en grupo de estudiantes adultos (2-30 días):** Los estudiantes adultos pueden participar en experiencias de aprendizaje en una organización socia.

Presentar una solicitud KA122 con éxito es un proceso sistemático que comienza meses antes de la fecha límite. La convocatoria anual de propuestas se publica normalmente en otoño, con una fecha límite de presentación a finales de febrero para los proyectos que comienzan en septiembre siguiente. Para la ronda de financiación de 2026, la fecha límite fue en febrero de 2026. Los coordinadores que planeen para 2027 deberían empezar los preparativos a finales de 2026.

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   Paso 1: Obtén tu ID de Organización (OID)

   Antes de poder pensar en solicitar, tu institución debe estar registrada en el Sistema de Registro de Organizaciones de la Comisión Europea. Esto generará un ID de Organización (OID) único que se requiere para todas las solicitudes de Erasmus+. Si tu institución ha participado en Erasmus+ antes, es probable que ya tenga uno.

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   Paso 2: Desarrolla tu idea de proyecto

   ¿Qué quiere lograr tu institución? Define objetivos claros que aborden necesidades específicas. Por ejemplo, 'Mejorar nuestras competencias en pedagogía digital haciendo que 5 profesores hagan un job shadowing en un centro finlandés de referencia' es un objetivo mucho más sólido que 'Enviar profesores al extranjero'.

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   Paso 3: Encuentra socios fiables

   El éxito de tu proyecto depende de tus socios. Para actividades como el job shadowing o las prácticas de FP, necesitas un socio de acogida. Puedes usar plataformas como la Plataforma Europea de Educación Escolar (ESEP), pero el método más fiable es trabajar con una organización intermediaria consolidada que tenga una red de empresas y centros de acogida verificados.

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   Paso 4: Rellena el formulario de solicitud

   El formulario de solicitud KA122 es online y se accede a través de la plataforma Erasmus+ y Cuerpo Europeo de Solidaridad. Deberás detallar los objetivos de tu proyecto, las actividades planificadas, el impacto esperado y cómo gestionarás los aspectos prácticos. Sé claro, conciso y responde directamente a cada pregunta.

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   Paso 5: Alíneate con los Estándares de Calidad Erasmus

   Tu propuesta será evaluada según los Estándares de Calidad Erasmus. Debes demostrar cómo tu proyecto se adherirá a principios básicos como la inclusión, la sostenibilidad (viajes ecológicos) y la transformación digital. Describe tus planes de preparación de los participantes, seguimiento y reconocimiento de los resultados de aprendizaje (por ejemplo, usando Europass Movilidad).

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   Paso 6: Presenta la solicitud antes de la fecha límite

   La solicitud debe presentarse electrónicamente antes de la fecha límite de tu Agencia Nacional, que suele ser a finales de febrero. No esperes hasta el último día. La plataforma puede ralentizarse bajo una carga pesada. Intenta presentarla al menos 48 horas antes para evitar problemas técnicos.

Cada año, las Agencias Nacionales reciben más solicitudes de las que pueden financiar. Para destacar, tu propuesta no solo debe ser técnicamente correcta, sino también convincente. Los evaluadores puntúan las solicitudes basándose en un conjunto de criterios de adjudicación publicados en la Guía del Programa Erasmus+. Una propuesta de alta calidad sobresale en tres áreas clave.

Para recibir financiación, una propuesta debe obtener al menos 60 puntos en total y al menos la mitad de la puntuación máxima en cada uno de los tres criterios de adjudicación. La competencia es feroz, por lo que es esencial aspirar a la puntuación más alta posible.

La financiación de Erasmus+ para proyectos KA122 funciona sobre la base de costes unitarios. Esto significa que la subvención se calcula en función del número de participantes y la duración de sus actividades, en lugar del reembolso de los gastos reales. Esto simplifica la gestión financiera, pero requiere una planificación cuidadosa.

Al planificar tu presupuesto, solicitarás un cierto número de movilidades de una duración específica a un país elegido. El formulario de solicitud calcula automáticamente la subvención basándose en estos costes unitarios. Recuerda justificar claramente tus cifras en la descripción del proyecto.

Para cualquier proyecto que involucre prácticas o job shadowing, la calidad de tu socio de acogida es primordial. Un buen socio no solo acoge a tus participantes; proporciona un entorno de aprendizaje estructurado, tutoría e inmersión cultural. Encontrarlos, sin embargo, puede ser la parte más desafiante del proceso de solicitud. Aunque existen plataformas, la ruta más fiable suele ser a través de una organización intermediaria.

• **Qué buscar en un socio de acogida:**
• **Experiencia:** ¿Han gestionado proyectos Erasmus+ antes? ¿Entienden los Estándares de Calidad y los requisitos de informes?
• **Red relevante:** ¿Pueden proporcionar acceso a empresas o centros de acogida de alta calidad que coincidan con los campos profesionales de tus estudiantes y personal?
• **Servicios integrales:** Un gran socio ofrece más que solo una plaza de prácticas. Busca servicios como búsqueda de alojamiento, orientación a la llegada, soporte de emergencia 24/7, actividades culturales y apoyo lingüístico.
• **Comunicación clara:** Un socio receptivo y transparente es crucial. Deberían poder proporcionarte toda la documentación necesaria para tu solicitud, incluidos los mandatos de los socios si se requieren.

Verificar a los socios a distancia es difícil. Un intermediario consolidado actúa como tu garantía de calidad sobre el terreno, asegurando que cada participante tenga una experiencia segura, valiosa y transformadora.

Navegar por las complejidades de una solicitud KA122 —desde definir objetivos hasta encontrar socios de confianza y garantizar una implementación de calidad— puede ser una tarea abrumadora incluso para los coordinadores experimentados. En Piktalent, nos especializamos en simplificar este proceso para proveedores de FP y centros escolares. Actuamos como tu socio de acogida dedicado, proporcionando la infraestructura y la experiencia que necesitas para construir un proyecto exitoso y ofrecer experiencias excepcionales a tus participantes.

Si estás planeando una solicitud KA122-VET o KA122-SCH y necesitas un socio fiable para garantizar prácticas de alta calidad y una ejecución de proyecto sin contratiempos, podemos ayudarte. Déjanos encargarnos de las complejidades de la parte de la acogida para que puedas centrarte en el crecimiento de tus participantes.

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   Apoyo en la solicitud

   Proporcionamos la información necesaria sobre el país de acogida, las prácticas y los programas de aprendizaje para fortalecer tu solicitud. Te ayudamos a definir resultados de aprendizaje claros y a garantizar que el diseño de tu proyecto sea sólido y realista.

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   Plazas de acogida verificadas

   Aprovecha nuestra extensa red de empresas y centros de acogida en Europa y EE. UU. Emparejamos a tus participantes con plazas que se alinean perfectamente con sus objetivos educativos y de desarrollo profesional, desde prácticas de FP hasta job shadowing para el personal.

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   Gestión logística completa

   Nos encargamos de toda la logística sobre el terreno. Esto incluye la búsqueda de alojamiento seguro y conveniente, la impartición de formación a la llegada, la organización del transporte local y la oferta de soporte 24/7 para garantizar el bienestar de tus participantes.

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   Enfoque en el impacto

   Nuestro objetivo es asegurar que tu proyecto tenga un impacto medible. Apoyamos el proceso de seguimiento y evaluación y ayudamos a los participantes a validar su aprendizaje a través de certificados y documentos Europass Movilidad, proporcionándote todo lo que necesitas para tu informe final.