Come le istituzioni si candidano per progetti di mobilità KA121

KA121 si riferisce a un progetto di mobilità KA1 nell’ambito di Erasmus+ per istituzioni di istruzione superiore. Finanzia mobilità brevi e lunghe per studenti (studio o tirocinio) e mobilità del personale per insegnamento e formazione. Il contributo copre le attività di mobilità indicate nel progetto approvato; non costituisce uno stipendio per i partecipanti.

• Attività di invio ammissibili: mobilità di studio (credito), tirocini (work placement), mobilità per docenza e per formazione del personale.
• Il finanziamento è basato sul progetto: presenti domanda per un numero di mobilità e ricevi un contributo per coprire i costi unitari (viaggio, soggiorno, organizzazione).
• Le Agenzie Nazionali gestiscono il bando annuale e i contratti, quindi regole e portali variano a seconda del paese.

Controlla il testo del bando KA1 della tua Agenzia Nazionale per l’elenco preciso delle attività ammissibili e per sapere quale portale di candidatura utilizza il tuo paese.

Le candidature KA121 sono istituzionali. Il coordinatore della mobilità, il responsabile finanziario e il referente legale/partnership devono predisporre specifici ID e documenti prima della presentazione.

• Organisation ID / PIC: registra la tua istituzione affinché i finanziatori possano identificarla.
• Carta Erasmus per l’Istruzione Superiore (ECHE): richiesta in molti paesi del programma — verifica se il tuo paese la richiede nel bando.
• Autorizzazione formale: prova dello status giuridico e dati bancari; l’ufficio finanziario deve verificare la solvibilità per le regole di cofinanziamento.
• Dati di base: numero attuale di studenti, dati recenti sulle mobilità, contatti delle istituzioni partner.

PIC (Participant Identification Code)

Un codice unico che la tua istituzione ottiene quando si registra nel database partecipanti/organizzazioni della Commissione Europea. Usato nelle candidature e nella documentazione di sovvenzione.

ECHE (Erasmus Charter for Higher Education)

Una carta che qualsiasi istituzione di istruzione superiore in un paese del programma deve avere per svolgere mobilità Erasmus+ di studenti e personale in molte azioni KA1.

Le candidature di successo sono concise e basate su prove. Tratta la sottomissione come due prodotti collegati: una narrativa di progetto (qualità e impatto) e un piano di mobilità (numeri, destinazioni, budget).

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   1. Leggi il bando e le indicazioni nazionali

   Scarica il testo del bando KA1 dalla tua Agenzia Nazionale. Prendi nota di eventuali regole specifiche del paese, scadenze e del portale utilizzato per la presentazione.

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   2. Conferma l’ammissibilità e ottieni gli ID

   Assicurati che PIC/OID siano attivi e che l’ECHE sia in vigore se richiesto. Risolvi prontamente eventuali documenti legali o bancari mancanti — l’emissione può richiedere settimane in alcune università.

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   3. Costruisci il piano di mobilità

   Elenca i tipi di mobilità, il numero di partecipanti per gruppo, i dipartimenti che inviano e i partner riceventi. Allinea le mobilità a risultati di apprendimento e meccanismi di riconoscimento.

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   4. Redigi la sezione qualità e inclusione

   Descrivi i criteri di selezione, il supporto per partecipanti con minori opportunità, il supporto linguistico e le misure per garantire il riconoscimento dei risultati di apprendimento.

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   5. Budget e valutazione dei rischi

   Usa le tabelle di costi unitari fornite dalla tua Agenzia Nazionale. Includi una breve tabella dei rischi (visto, assicurazione, cancellazioni dell’host) e le azioni di mitigazione.

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   6. Firma interna e caricamento

   Ottieni le approvazioni accademiche, legali e finanziarie prima del caricamento. Presenta la domanda prima della scadenza; i caricamenti in ritardo non sono accettati.

Se ricevi un finanziamento, devi formalizzare ogni partnership e ogni mobilità. Due documenti sono i più importanti: l’Accordo Interistituzionale (IIA) tra istituzioni mittente e ricevente e il Learning Agreement per ciascun partecipante.

• Accordo Interistituzionale (IIA): firmato una sola volta per partner e tipo di attività. Definisce tipi di mobilità, regole di riconoscimento e durata della partnership.
• Learning Agreement (LA): firmato dall’istituzione mittente, dall’istituzione ricevente e dallo studente o membro dello staff. Deve indicare risultati di apprendimento, crediti (se studio) e persone responsabili.
• Usa Erasmus Without Paper (EWP) o le connessioni Mobility Tool+ se i tuoi partner li utilizzano per scambiare i dati dei LA elettronicamente.

Negozia gli IIA per tempo: clausole non risolte su riconoscimento e assicurazione sono la causa più comune di cancellazioni di mobilità a breve termine.

Inter‑Institutional Agreement (IIA)

Un contratto bilaterale che registra i termini pratici e accademici per le mobilità — riconoscimento, durata, referenti e numero di posti.

Learning Agreement (LA)

Documento individuale per ogni partecipante che descrive il lavoro/studio pianificato, i risultati di apprendimento e come le attività saranno riconosciute.

Una checklist breve e pratica previene la maggior parte degli errori comuni. Usala come modello adattabile alle dimensioni della tua istituzione.

• Selezione: criteri scritti e valutabili e calendario pubblicato; registra i rifiuti e i ricorsi.
• Controlli pre‑partenza: stato del visto, documenti di viaggio, conferma dell’assicurazione UE/non‑UE e recapiti per le emergenze.
• Learning Agreement: LA firmato da tutte e tre le parti prima dell’inizio della mobilità; aggiungi una sezione per le variazioni a distanza.
• Riconoscimento: il riconoscimento programmato registrato nel LA e confermato dal dipartimento prima della partenza.
• Conferma dell’host: accettazione scritta dall’ente ospitante con nome del tutor, date di inizio/fine e indirizzo della sede di lavoro.
• Monitoraggio: un referente nominato per ogni cohorte, controllo a metà mobilità e modello di rapporto finale.
• Dati e GDPR: raccolta del consenso, conservazione sicura dei documenti di mobilità e politica di conservazione per l’audit.

La fase di gestione della sovvenzione prevede regole formali su rendicontazione e flessibilità. Sapere quando arrivano le rate e come segnalare le modifiche alle mobilità è fondamentale.

• Grant Agreement: l’Agenzia Nazionale emette questo documento dopo l’assegnazione; definisce le scadenze di rendicontazione e i costi ammissibili.
• Pagamenti: di norma un acconto di pre‑finanziamento e un saldo basato sul rapporto finale. Il calendario preciso è nel tuo Grant Agreement.
• Mobility Tool+ (o equivalente nazionale): usato per il caricamento dei dati dei partecipanti e la rendicontazione finale in molti paesi; verifica con la tua AN la piattaforma richiesta.
• Modifiche sostanziali: ridurre o riallocare le mobilità solo con approvazione dell’AN; le cancellazioni dell’ultimo minuto dei partner richiedono sostituzioni o riallocazioni rapide per evitare sotto‑spesa.

Tieni un registro semplice e aggiornato di tutti i LA e IIA dei partecipanti per rendicontazione e audit. Quel documento singolo fa risparmiare settimane alla chiusura del progetto.

Se sei pronto a procedere, segui queste mosse pratiche in ordine per trasformare la prontezza in una candidatura o per ampliare un progetto KA121 esistente.

• 1. Scarica il testo del bando KA1 più recente dalla tua Agenzia Nazionale e annota la scadenza.
• 2. Controlla o ottieni il tuo PIC/OID e conferma lo stato ECHE (se applicabile).
• 3. Redigi un piano di mobilità di una pagina elencando discipline, paesi partner e numero previsto di partecipanti.
• 4. Esegui una breve revisione interna (direzione accademica, ufficio legale, finanza) e prepara la tabella di budget usando i costi unitari dell’AN.
• 5. Se hai bisogno di sviluppo partner o gestione delle destinazioni, considera un fornitore specializzato.

Se vuoi supporto esterno per redigere la domanda, gestire i Learning Agreement o occuparsi dei tirocini, Piktalent offre servizi istituzionali KA121/KA122; vedi /mobility-programs/ka121-ka122-mobility per richiedere informazioni.