Como as instituições se candidatam a projetos de mobilidade KA121

KA121 refere-se a um projeto de mobilidade KA1 ao abrigo do Erasmus+ para instituições de ensino superior. Financia mobilidades de curta e longa duração para estudantes (estudo ou estágios) e mobilidade de pessoal para ensino e formação. A subvenção cobre as atividades de mobilidade listadas no seu projeto aprovado; não é um salário para os participantes.

• Atividades de envio elegíveis: mobilidade de estudo (créditos), estágios (colocações de trabalho), ensino por pessoal e formação de pessoal.
• O financiamento baseia‑se no projeto: candidatar‑se a um número de mobilidades e receber uma subvenção para cobrir os custos unitários (viagem, estadia, organização).
• As Agências Nacionais gestionam o concurso anual e os contratos, pelo que regras e portais variam consoante o país.

Consulte o texto do concurso KA1 da sua Agência Nacional para obter a lista exacta de atividades elegíveis e o portal de candidatura utilizado no seu país.

As candidaturas KA121 são institucionais. O coordenador de mobilidade, o responsável financeiro e o contacto jurídico/parcerias devem preparar identificadores e documentos específicos antes da submissão.

• Identificador da organização / PIC: registe a sua instituição para que os financiadores a possam identificar.
• Carta Erasmus para o Ensino Superior (ECHE): exigida em muitos países do programa — confirme se o seu país a solicita no concurso.
• Autorização formal: prova do estatuto jurídico e dados bancários; o seu serviço financeiro deve verificar a solvabilidade para as regras de cofinanciamento.
• Dados de base: número actual de estudantes, números de mobilidade recentes e contactos das instituições parceiras.

PIC (Participant Identification Code)

Um código único que a sua instituição obtém ao registar‑se na base de dados de participantes/organizações da Comissão Europeia. É usado nas candidaturas e na documentação de subvenção.

ECHE (Erasmus Charter for Higher Education)

Uma carta que qualquer instituição de ensino superior num país do programa necessita para executar mobilidades de estudantes e pessoal no âmbito de muitas ações KA1.

Candidaturas bem‑sucedidas são concisas e baseadas em evidências. Trate a submissão como dois produtos interligados: uma narrativa de projeto (qualidade e impacto) e um plano de mobilidade (números, destinos, orçamentos).

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   1. Leia o concurso e as orientações nacionais

   Descarregue o texto do concurso KA1 da sua Agência Nacional. Note quaisquer regras específicas do país, prazos e o portal usado para a submissão.

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   2. Confirme elegibilidade e obtenha os identificadores

   Assegure que o PIC/OID está activo e que a ECHE está em vigor se for exigida. Resolva quaisquer documentos legais ou bancários em falta antecipadamente — a emissão destes pode demorar semanas em algumas universidades.

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   3. Construa o seu plano de mobilidade

   Liste os tipos de mobilidade, número de participantes por grupo, departamentos de envio e parceiros de acolhimento. Alinhe as mobilidades com resultados de aprendizagem e mecanismos de reconhecimento.

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   4. Redija a secção de qualidade e inclusão

   Descreva critérios de selecção, apoio a participantes com menos oportunidades, apoio linguístico e medidas para assegurar o reconhecimento dos resultados de aprendizagem.

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   5. Orçamento e avaliação de riscos

   Use as tabelas de custos unitários fornecidas pela sua Agência Nacional. Inclua uma breve tabela de riscos (visto, seguro, cancelamentos do acolhimento) e ações de mitigação.

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   6. Aprovações internas e carregamento

   Obtenha aprovação académica, jurídica e financeira antes do carregamento. Submeta antes do prazo; carregamentos fora de prazo não são aceites.

Se lhe for atribuída uma subvenção, terá de formalizar cada parceria e cada mobilidade. Dois documentos são os mais importantes: o Acordo Interinstitucional (IIA) entre as IES de envio e receção, e o Acordo de Aprendizagem para cada participante.

• Acordo Interinstitucional (IIA): assinado uma vez por parceiro e tipo de atividade. Define tipos de mobilidade, regras de reconhecimento e a duração da parceria.
• Acordo de Aprendizagem (LA): assinado pela instituição de envio, pela instituição de acolhimento e pelo estudante ou membro do pessoal. Deve indicar resultados de aprendizagem, créditos (se estudo) e responsáveis.
• Use o Erasmus Without Paper (EWP) ou as ligações Mobility Tool+ se os seus parceiros os utilizarem para trocar dados do LA electronicamente.

Negocie os IIAs cedo: cláusulas de reconhecimento por resolver e condições de seguro são a causa mais comum de mobilidades canceladas em cima da hora.

Inter‑Institutional Agreement (IIA)

Um contrato bilateral que regista os termos práticos e académicos das mobilidades — reconhecimento, duração, pontos de contacto e número de vagas.

Learning Agreement (LA)

Documento individual para cada participante que descreve o trabalho/estudo planeado, os resultados de aprendizagem e como as atividades serão reconhecidas.

Um checklist prático e curto evita as falhas mais comuns. Use-o como modelo que pode adaptar ao tamanho da sua instituição.

• Seleção: critérios escritos, pontuáveis e prazo publicado; registar recusas e recursos.
• Verificações pré‑partida: estado de visto, documentos de viagem, confirmação de seguro UE/não‑UE e contactos de emergência.
• Learning Agreement: LA assinada pelas três partes antes do início da mobilidade; acrescentar uma secção para alterações remotas.
• Reconhecimento: reconhecimento planeado registado no LA e confirmado pelo departamento antes da partida.
• Confirmação do anfitrião: aceitação por escrito do anfitrião com nome do mentor, datas de início/fim e morada do local de trabalho.
• Monitorização: um coordenador nomeado para cada coorte, verificação a meio da mobilidade e modelo de relatório final.
• Dados e RGPD: recolha de consentimentos, armazenamento seguro dos documentos de mobilidade e política de retenção para auditoria.

A fase de gestão da subvenção tem regras formais de relatórios e flexibilidade. Saiba quando chegam as tranches e como comunicar alterações nas mobilidades.

• Grant Agreement: a sua Agência Nacional emite-o após a atribuição; define prazos de relatório e custos elegíveis.
• Pagamentos: normalmente uma tranche de pré‑financiamento e um pagamento final baseado no relatório. O calendário exacto consta do seu Grant Agreement.
• Mobility Tool+ (ou equivalente nacional): usada para carregamento de dados dos participantes e relatório final em muitos países; verifique com a sua AN a plataforma exigida.
• Alterações substanciais: reduzir ou reatribuir mobilidades só com aprovação da AN; cancelamentos de parceiros em cima da hora exigem substituição rápida ou realocação para evitar subutilização de verbas.

Mantenha um registo simples e vivo de todos os LA e IIA dos participantes para relatório e auditoria. Esse único documento poupa semanas no fecho do projeto.

Se está pronto para avançar, siga estes passos práticos por ordem para converter a prontidão numa candidatura ou para escalar um projeto KA121 existente.

• 1. Descarregue o texto do concurso KA1 mais recente da sua Agência Nacional e marque o prazo no calendário.
• 2. Verifique ou obtenha o seu PIC/OID e confirme o estatuto ECHE (se aplicável).
• 3. Redija um plano de mobilidade de uma página com as áreas, países parceiros e número previsto de participantes.
• 4. Faça uma revisão interna curta (direção académica, jurídica, financeira) e prepare a sua tabela orçamental usando os custos unitários da AN.
• 5. Se precisar de desenvolvimento de parceiros ou gestão de colocações, considere um prestador especialista.

Se quiser ajuda externa para redigir a candidatura, gerir Learning Agreements ou tratar colocações, a Piktalent oferece serviços institucionais KA121/KA122; consulte /mobility-programs/ka121-ka122-mobility para pedir informação.