Wie Institutionen KA121-Mobilitätsprojekte beantragen

KA121 bezeichnet ein KA1‑Mobilitätsprojekt im Rahmen von Erasmus+ für Hochschulen. Es fördert Kurz‑ und Langzeitmobilitäten von Studierenden (Studium oder Praktikum) sowie Mobilität von Personal zu Lehr‑ und Fortbildungszwecken. Der Zuschuss deckt die in Ihrem bewilligten Projekt aufgeführten Mobilitätsaktivitäten ab; er ist kein Gehalt für Teilnehmende.

• Förderfähige entsendende Aktivitäten: Studienmobilität (mit Leistungspunkten), Praktika (arbeitstypische Einsätze), Lehrmobilität und Fortbildungsmobilität für Mitarbeitende.
• Die Finanzierung ist projektbasiert: Sie beantragen eine Anzahl von Mobilitäten und erhalten einen Zuschuss zur Deckung von Pauschalen (Reise, Aufenthaltskosten, organisatorische Kosten).
• Nationale Agenturen veröffentlichen den jährlichen Aufruf und verwalten die Verträge, daher können Regeln und Portale je nach Land variieren.

Prüfen Sie den KA1‑Aufruf Ihrer Nationalen Agentur für die genaue Liste der förderfähigen Aktivitäten und das Antragsportal Ihres Landes.

KA121‑Anträge sind institutionell. Die Mobilitätskoordinatorin/der Mobilitätskoordinator, die Finanzstelle und die Rechts-/Partnerschaftskontakte müssen vor der Einreichung bestimmte IDs und Unterlagen bereithalten.

• Organisations‑ID / PIC: Registrieren Sie Ihre Institution, damit Förderstellen Sie eindeutig identifizieren können.
• Erasmus‑Charta für Hochschulen (ECHE): in vielen Programmländern erforderlich — prüfen Sie im Aufruf, ob Ihr Land diese verlangt.
• Formale Genehmigung: Nachweis der Rechtsform und Bankdaten; Ihre Finanzabteilung muss die Zahlungsfähigkeit im Hinblick auf Kofinanzierungsregeln bestätigen.
• Basisdaten: aktuelle Studierendenzahlen, jüngste Mobilitätszahlen, Kontaktdaten der Partnerinstitutionen.

PIC (Participant Identification Code)

Ein einmaliger Code, den Ihre Institution bei der Registrierung in der Teilnehmer/Organisationsdatenbank der Europäischen Kommission erhält. Wird in Anträgen und Zuschussunterlagen verwendet.

ECHE (Erasmus Charter for Higher Education)

Eine Charta, die jede Hochschule in einem Programmland benötigt, um im Rahmen vieler KA1‑Maßnahmen Erasmus+‑Studierenden‑ und Personal­­mobilität durchzuführen.

Erfolgreiche Anträge sind prägnant und evidenzbasiert. Betrachten Sie die Einreichung als zwei verknüpfte Produkte: ein Projektnarrativ (Qualität und Wirkung) und einen Mobilitätsplan (Zahlen, Ziele, Budgets).

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   1. Lesen Sie den Aufruf und die nationale Anleitung

   Laden Sie den KA1‑Aufruf bei Ihrer Nationalen Agentur herunter. Beachten Sie länderspezifische Regeln, Fristen und das für die Einreichung genutzte Portal.

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   2. Bestätigen Sie die Förderfähigkeit und holen Sie IDs ein

   Stellen Sie sicher, dass PIC/OID aktiv ist und dass die ECHE vorhanden ist, falls erforderlich. Klären Sie fehlende Rechts‑ oder Bankunterlagen frühzeitig — deren Ausstellung kann an manchen Hochschulen Wochen dauern.

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   3. Erstellen Sie Ihren Mobilitätsplan

   Listen Sie Mobilitätsarten, Teilnehmerzahlen nach Gruppen, entsendende Fachbereiche und aufnehmende Partner auf. Stimmen Sie Mobilitäten auf Lernziele und Anerkennungsmechanismen ab.

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   4. Entwerfen Sie den Abschnitt zu Qualität und Inklusion

   Beschreiben Sie Auswahlkriterien, Unterstützung für Teilnehmende mit erschwerten Zugangschancen, Sprachförderung und Maßnahmen zur Anerkennung von Lernergebnissen.

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   5. Budget und Risikobewertung

   Nutzen Sie die Pauschaltabellen Ihrer Nationalen Agentur. Fügen Sie eine kurze Risikotabelle (Visum, Versicherung, Absagen bei Gastinstitutionen) und Gegenmaßnahmen hinzu.

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   6. Interne Freigaben und Upload

   Holen Sie akademische, rechtliche und finanzielle Freigaben ein, bevor Sie hochladen. Reichen Sie vor der Frist ein; verspätete Uploads werden nicht akzeptiert.

Wenn Ihnen ein Zuschuss bewilligt wird, müssen Sie jede Partnerschaft und jede Mobilität formalisieren. Zwei Dokumente sind dabei am wichtigsten: die Inter‑Institutional Agreement (IIA) zwischen entsendender und aufnehmender Hochschule sowie das Learning Agreement für jede/n Teilnehmende/n.

• Inter‑Institutional Agreement (IIA): Wird einmal pro Partner und Aktivitätstyp unterzeichnet. Es legt Mobilitätsarten, Anerkennungsregeln und die Laufzeit der Partnerschaft fest.
• Learning Agreement (LA): Wird von der entsendenden Institution, der aufnehmenden Institution und der studierenden oder der Mitarbeiterperson unterschrieben. Es muss Lernergebnisse, Leistungspunkte (bei Studium) und verantwortliche Ansprechpartner nennen.
• Nutzen Sie Erasmus Without Paper (EWP) oder Mobility Tool+‑Schnittstellen, wenn Ihre Partner diese zur elektronischen Übermittlung von LA‑Daten verwenden.

Verhandeln Sie IIAs frühzeitig: Ungeklärte Anerkennungsregelungen und Versicherungsbedingungen sind die häufigsten Gründe für kurzfristige Absagen von Mobilitäten.

Inter‑Institutional Agreement (IIA)

Ein bilateraler Vertrag, der die praktischen und akademischen Bedingungen für Mobilitäten festhält — Anerkennung, Dauer, Ansprechpartner und Anzahl der Plätze.

Learning Agreement (LA)

Ein individuelles Dokument für jede/n Teilnehmende/n, das die geplanten Arbeits‑/Studieninhalte, Lernergebnisse und die Anerkennungsmodalitäten beschreibt.

Eine kurze, praktische Checkliste verhindert die häufigsten Fehler. Verwenden Sie diese als Vorlage, die Sie an die Größe Ihrer Einrichtung anpassen können.

• Auswahl: schriftliche, bewertbare Kriterien und veröffentlichter Zeitplan; Ablehnungen und Einsprüche dokumentieren.
• Vor der Abreise prüfen: Visastatus, Reisedokumente, Bestätigung der EU-/Nicht‑EU‑Versicherung und Notfallkontakte.
• Learning Agreement: LA von allen drei Parteien vor Beginn der Mobilität unterzeichnet; einen Abschnitt für Änderungen aus der Ferne hinzufügen.
• Anerkennung: geplante Anerkennung im LA vermerkt und vor Abreise von der Fachabteilung bestätigt.
• Bestätigung der Gasthochschule: schriftliche Annahme durch die Gasthochschule mit Namen der*m Mentor*in, Start-/Enddaten und Adresse des Arbeitsplatzes.
• Monitoring: eine namentliche Koordinatorin/ein namentlicher Koordinator pro Kohorte, Zwischenkontrolle während der Mobilität und Vorlage für Abschlussbericht.
• Daten und DSGVO: Einholung von Einwilligungen, sichere Aufbewahrung der Mobilitätsunterlagen und Aufbewahrungsfristen für Prüfungen.

Die Fördermittelverwaltung umfasst formale Berichtspflichten und Regeln zur Flexibilität. Wissen Sie, wann Raten ausgezahlt werden und wie Änderungen an Mobilitäten zu melden sind.

• Zuwendungsvereinbarung: Ihre Nationale Agentur stellt diese nach der Zuerkennung aus; sie legt Fristen für Berichte und förderfähige Kosten fest.
• Zahlungen: in der Regel eine Vorfinanzierungsrate und eine abschließende, berichtsabhängige Zahlung. Der genaue Zeitplan steht in Ihrer Zuwendungsvereinbarung.
• Mobility Tool+ (oder nationales Pendant): wird in vielen Ländern für den Upload von Teilnehmerdaten und die Schlussberichterstattung verwendet; prüfen Sie bei Ihrer NA die geforderte Plattform.
• Erhebliche Änderungen: Reduzieren oder Neuzuordnung von Mobilitäten nur mit Zustimmung der NA; kurzfristige Partnerabsagen erfordern zügigen Ersatz oder Umverteilung, um Unterausgaben zu vermeiden.

Führen Sie ein einfaches, aktuelles Register aller Teilnehmer‑LAs und IIAs für Berichtszwecke und Prüfungen. Dieses eine Dokument spart bei Projektabschluss Wochen Arbeit.

Wenn Sie bereit sind, weiterzumachen, befolgen Sie diese praktischen nächsten Schritte, um die Bereitschaft in einen Antrag umzusetzen oder ein bestehendes KA121‑Projekt zu skalieren.

• 1. Laden Sie den aktuellen KA1‑Call‑Text Ihrer Nationalen Agentur herunter und tragen Sie die Frist in Ihren Kalender ein.
• 2. Prüfen oder beschaffen Sie Ihre PIC/OID und bestätigen Sie den ECHE‑Status (falls zutreffend).
• 3. Erstellen Sie einen einseitigen Mobilitätsplan mit Fachrichtungen, Partnerländern und erwarteten Teilnehmerzahlen.
• 4. Führen Sie eine kurze interne Prüfung (Fachbereichsleitung, Recht, Finanzen) durch und erstellen Sie Ihre Haushaltsübersicht mit den Einheitssätzen der NA.
• 5. Wenn Sie Partnerentwicklung oder Placement‑Management benötigen, erwägen Sie die Zusammenarbeit mit einem spezialisierten Dienstleister.

Wenn Sie externe Unterstützung beim Antragsentwurf, bei der Verwaltung von Learning Agreements oder bei der Betreuung von Praktika möchten, bietet Piktalent institutionelle KA121/KA122‑Leistungen an; siehe /mobility-programs/ka121-ka122-mobility zur Anfrage.