Wie Universitäten Erasmus+-Praktika im Ausland organisieren können

Im Hochschulbereich bedeutet der Begriff Erasmus-Praktikum in der Regel Erasmus+-Mobilität für Praktika. Eine Studentin oder ein Student absolviert einen arbeitsbasierten Zeitraum bei einer berechtigten aufnehmenden Organisation in einem anderen Programm- oder Partnerland, basierend auf einem Learning Agreement for Traineeships. Der jeweils gültige jährliche Erasmus+-Programmleitfaden und die Vereinbarung mit Ihrer Nationalen Agentur legen die detaillierten Fördervoraussetzungen für Ihr Projekt fest.

Sending institution

Ihre Hochschule oder Ihr tertiärer Bildungsträger. Sie wählt die Teilnehmenden aus, verwaltet das Erasmus+-Budget, unterzeichnet die Zuwendungsvereinbarung und erkennt den Mobilitätszeitraum nach ihren eigenen Verfahren an.

Receiving organisation

Das Unternehmen, die Behörde, das Forschungsinstitut, die NGO oder ein anderer förderfähiger Arbeitsplatz, an dem die Studierenden das Praktikum absolvieren. Es stellt Aufgaben, Betreuung und die erforderliche Bestätigung am Ende bereit.

Intermediary organisation

Eine Drittpartei, die Gastgeber vermitteln und die praktische Umsetzung unterstützen kann. Sie ist nicht automatisch die aufnehmende Organisation und übernimmt nicht die Erasmus+-Verpflichtungen der entsendenden Einrichtung.

Beginnen Sie mit der Lücke in Ihrem eigenen Angebotsmodell. Manche Einrichtungen benötigen Kontakte zu Arbeitgebern in einer bestimmten Branche. Andere brauchen einen Anbieter, der Gastgeber vorprüft, Unterkunftsoptionen organisiert, Ankünfte betreut und während des Praktikums erreichbar bleibt. Alles pauschal unter „Placement-Support“ zu verlangen, führt zu schwachen Angeboten und verfehlten Erwartungen.

Halten Sie diese Zuständigkeiten in der Leistungsbeschreibung und im Vertrag fest. Geben Sie dabei insbesondere an, wer die Befugnis hat, einen Gastgeber zu genehmigen, Aufgaben zu ändern, eine Teilnehmende zu versetzen oder zu entscheiden, dass ein Praktikum vorzeitig beendet werden muss.

Ein glaubwürdiger Partner sollte zeigen können, wie er einen Gastgeber prüft, bevor er ihn Ihnen vorschlägt. Ein Logo, eine kurze Firmenbeschreibung und eine E-Mail mit „wir können Praktikantinnen nehmen“ reichen nicht aus. Ihre Prüfung sollte die konkrete Rolle testen, die die Studierenden ausüben werden, und die Rahmenbedingungen dafür.

• Fordern Sie einen schriftlichen Aufgabenplan an, der mit dem Studienfeld, dem Niveau und den erwarteten Lernzielen der Studierenden verknüpft ist. Prüfen Sie, dass er Arbeit beschreibt und nicht nur Beobachtung oder allgemeine Hilfstätigkeiten.
• Verlangen Sie eine namentlich genannte betriebliche Betreuungsperson mit relevanter Verantwortung und ausreichender Verfügbarkeit zur Anleitung der Studierenden.
• Überprüfen Sie die rechtliche Identität und Adresse des Gastgebers, den Arbeitsort und die person, die befugt ist, das Learning Agreement zu unterschreiben.
• Fragen Sie, wie der Gastgeber Einführung, Arbeitsschutz, Arbeitszeiten, Abwesenheit und Verhaltensregeln am Arbeitsplatz handhabt.
• Bestätigen Sie, welche Versicherungen nach Ihrer Institutsrichtlinie und nationalen Vorschriften erforderlich sind. Erasmus+-Unterstützung ersetzt nicht automatisch Unfall-, Haftpflicht-, Kranken- oder Reiseversicherung.
• Schaffen Sie einen leicht zugänglichen Weg, damit Studierende ungeeignete Behandlung, Belästigung, Diskriminierung, unsichere Bedingungen oder wesentliche Änderungen der vereinbarten Aufgaben melden können.

Qualität lässt sich leichter nachweisen, wenn jede Prüfung eine Akte hinterlässt. Bewahren Sie die Gastgeberbewertung, Korrespondenz, unterzeichnete Vereinbarungen, Monitoring-Notizen und die abschließende Bestätigung in der Projektdokumentation für die in Ihrer Zuwendungsvereinbarung und Ihrer Aufbewahrungsrichtlinie vorgeschriebene Dauer auf.

Das Learning Agreement für Praktika ist der Punkt, an dem ein vielversprechendes Gastgeberangebot zur genehmigten akademischen Mobilität wird. Es sollte von der*dem Studierenden, der entsendenden Einrichtung und der aufnehmenden Organisation vereinbart werden, bevor das tatsächliche Praktikum beginnt. Lassen Sie nicht zu, dass operative Zwänge dies nach der Ankunft zu einer reinen Unterschriftenübung machen.

Das abschließende Traineeship Certificate sollte den absolvierten Zeitraum und die geleistete Arbeit bestätigen. Es unterstützt die Anerkennung, kann aber kein Learning Agreement ersetzen, das nie klare Erwartungen gesetzt hat.

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   Rolle an die Studentin/den Studenten anpassen

   Prüfen Sie die vorgesehenen Aufgaben im Hinblick auf das Studienprogramm, Vorkenntnisse und ein realistisches Maß an Verantwortung. Eine Marketing-Studierende kann in einem kleinen Unternehmen wertvolle Erfahrungen sammeln; das Agreement muss trotzdem festhalten, was sie lernen und wie.

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   Lernziele überprüfbar formulieren

   Formulieren Sie Ergebnisse, die durch erledigte Arbeiten, entwickelte Kompetenzen oder überprüfbare Nachweise belegt werden können. Vermeiden Sie vage Formulierungen wie „internationale Erfahrung sammeln“ als alleiniges Ergebnis.

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   Betreuung und Bewertung festlegen

   Nennen Sie die Ansprechperson beim Host, legen Sie fest, wie der Fortschritt überprüft wird, und dokumentieren Sie die Abschlussbewertung. Vereinbaren Sie, welche Nachweise die Studentin/der Student Ihrer Hochschule vorlegen muss.

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   Änderungen schriftlich regeln

   Wenn sich Aufgaben, Daten, Ort oder Betreuung wesentlich ändern, bewerten Sie die Auswirkung auf die Lernziele und halten Sie eine genehmigte Änderung schriftlich fest. Eine mündliche Zusicherung des Gastgebers ist keine ausreichende Prüfnachricht.

Der Preis ist wichtig, sagt aber selten etwas darüber aus, ob ein Anbieter Ihre Studierenden schützt oder die Arbeitsbelastung der Mitarbeitenden reduziert. Vergleichen Sie Angebote anhand einer Leistungsbeschreibung, die Volumen, Zielorte, Studierendenprofile, Leistungsinhalte und die von Ihnen erwarteten Nachweise für jede Phase aufführt. So verhindern Sie auch, dass ein Anbieter eine Weiterleitung an ein generisches Stellenportal als beschafftes Praktikum verbucht.

• Definieren Sie die Einheit der Leistung: zum Beispiel eine Vorstellung beim Host, ein genehmigter Host, ein unterschriebenes Learning Agreement oder eine Studentin/ein Student, die/der das Praktikum antritt. Das ist nicht dasselbe.
• Legen Sie Vorlaufzeiten nach Aufnahmedatum fest und unterscheiden Sie zwischen einem lediglich vorgeschlagenen und einem vom Host bestätigten sowie von Ihnen genehmigten Praktikum.
• Fordern Sie anonymisierte Beispiele für Host-Bewertungsbögen, Teilnehmerhandbücher, Verfahrensweisen bei Vorfällen und Monitoring-Berichte an, statt sich auf Marketingaussagen zu verlassen.
• Geben Sie Abdeckung nach Zielort und Branchenkapazität an. Eine breite Länderliste beweist nicht den Zugang zu Plätzen im Ingenieurwesen, Gesundheitswesen, IT oder in kreativen Branchen.
• Beziehen Sie Regelungen zum Datenschutz ein. Der Anbieter wird in der Regel CVs, Kontaktdaten und gegebenenfalls Informationen zur Barrierefreiheit oder Unterstützungsbedürftigkeit auf Ihre Anweisung verarbeiten.
• Vereinbaren Sie Regeln für Ersatzfälle. Legen Sie fest, was passiert, wenn ein Host vor der Abreise zurücktritt, die Rolle nach Anreise ändert oder keine Betreuung bereitstellen kann.

Ein externer Anbieter kann die Durchführung unterstützen, aber die Begünstigteinrichtung bleibt verantwortlich für die Projektvereinbarung mit ihrer Nationalen Agentur. Für Hochschulmobilität gelten weiterhin Ihre Verpflichtungen aus der Erasmus-Charta für die Hochschulbildung und die Bedingungen des Fördervertrags. Betrachten Sie Prüfungen eines Partners als zusätzliche Absicherung, nicht als Ersatz für Ihren eigenen Genehmigungsprozess.

• Wählen Sie Teilnehmende durch ein faires, transparentes Verfahren aus und bewahren Sie die Grundlage für die Auswahl auf.
• Stellen Sie sicher, dass jede Teilnehmerin/jeder Teilnehmer vor der Mobilität einen Fördervertrag erhält und die Unterstützung bekommt, die ihr/ihm nach Ihren Projektregeln zusteht.
• Geben Sie genaue Informationen vor der Abreise, einschließlich praktischer, akademischer und Ansprechpartner für Wohlbefinden.
• Überwachen Sie die Mobilitätsdauer und greifen Sie ein, wenn Lernen, Sicherheit oder Förderberechtigung gefährdet sind.
• Anerkennen Sie das Praktikum wie vereinbart, wenn die Studentin/der Student die genehmigten Anforderungen erfüllt hat, gemäß Ihren akademischen Regelungen.
• Führen Sie die für die Berichterstattung der Begünstigten, Prüfungen und mögliche Audits durch die Nationale Agentur oder andere befugte Stellen erforderlichen Unterlagen.

Bei Mobilität von VET-Lernenden unterscheiden sich Projektmaßnahme, Qualitätsstandards und Dokumente von der Hochschulmobilität. Verwenden Sie einen Workflow für Hochschulpraktika nicht ungeprüft für VET-Gruppen, ohne die für diese Maßnahme geltenden Regeln zu prüfen.

Planen Sie Ihren Bedarf an Praktikumsplätzen für die nächsten 12 Monate nach Fachbereich, Zielort, Terminen, Sprachvoraussetzungen und Unterstützungsbedarf. Erstellen Sie dann eine kurze Leistungsbeschreibung, fordern Sie von Anbietern Nachweise an und pilotieren Sie eine überschaubare Kohorte, bevor Sie sich auf ein größeres Jahresvolumen festlegen. Bewerten Sie die Ergebnisse nach den ersten abgeschlossenen Praktika, nicht nur nach den ersten Vermittlungen.

Wenn Sie einen Anbieter benötigen, der Praktikumsplätze beschafft, prüft und koordiniert, während Ihre Einrichtung die akademische und Erasmus+-Kontrolle behält, sind [Piktalent’s mobility programmes](https://piktalent.com/mobility-programs) eine Option, die Sie neben Ihren Beschaffungsanforderungen prüfen können.

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   Formulieren Sie eine einseitige Anforderung

   Nennen Sie Teilnehmerzahlen, zulässige Fachrichtungen, Zielstaaten, Zeitrahmen, Kriterien für Gastgeber, benötigte Unterstützung, Berichtsformat und die Entscheidungspunkte, die bei Ihrer Hochschule verbleiben.

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   Führen Sie eine Qualitätsprüfung durch

   Bewerten Sie Anbieter nach Überprüfung der Gastgeber, Betreuungsregelungen, Umgang mit Zwischenfällen, Datenschutz, lokaler Kapazität, Berichterstattung und transparenten kommerziellen Konditionen.

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   Richten Sie den Betriebsrhythmus ein

   Vereinbaren Sie einen gemeinsamen Tracker, benannte Ansprechpartner, Genehmigungsfristen, Pre-Departure-Checks und geplante Monitoring-Punkte, bevor die Studierendenrekrutierung beginnt.