Cómo funcionan realmente los programas de movilidad Erasmus+ — las 5 fases, las herramientas de la UE y las responsabilidades
Un proyecto de movilidad Erasmus+ KA1 no es solo logística de viaje: es un ciclo regulado de financiación europea que atraviesa cinco fases y cuatro sistemas oficiales de la Comisión Europea (registro OID, Beneficiary Module, EU Login / Mobility Tool+ y Europass). Cada fase tiene entregables fijos y responsabilidades repartidas entre la Agencia Nacional, la institución de envío, el socio de acogida, la empresa y el participante, y saltarse un paso (por ejemplo, codificar la movilidad en el Beneficiary Module en las 4 semanas posteriores al regreso) puede bloquear el pago de la subvención. Esta guía relaciona todo el ciclo con los sistemas de la UE y con los roles, para que los coordinadores sepan exactamente qué ocurre, cuándo y en qué plataforma.
Las 5 fases del ciclo de una movilidad Erasmus+ KA1
Todo proyecto KA1 (KA121 o KA122) recorre las mismas cinco fases. Cada fase tiene un resultado regulado que la Agencia Nacional comprobará al pagar la subvención.
Pre-solicitud — OID y acreditación
La organización se registra en el espacio electrónico único de la UE para recibir un OID (Organisation ID, por ejemplo E10123456). Sin OID no puede presentarse ningún formulario Erasmus+. Los solicitantes de KA121 deben disponer ya de una acreditación Erasmus+ (KA120) válida de una convocatoria anterior.
Solicitud y contratación
El representante legal firma el convenio de subvención con la Agencia Nacional mediante EU Login + EU Sign. KA121 recibe una carta de presupuesto anual; KA122 recibe un contrato de proyecto único (6–18 meses).
Preparación
Selección de participantes, firma del Learning Agreement for Traineeships tripartito (envío + acogida + participante), evaluación lingüística OLS, sesión previa a la salida, verificación de seguros (responsabilidad civil + accidentes + salud) e invitación a la Erasmus+ App.
Ejecución de la movilidad
El participante viaja, firma su entrada el primer día, realiza las prácticas y es supervisado mediante controles intermedios. Cualquier cambio de fechas, empresa o duración debe reflejarse en un anexo del Learning Agreement firmado por las tres partes.
Cierre y reporte
En las 4 semanas posteriores al regreso, la movilidad se codifica en el Beneficiary Module. El participante presenta el informe europeo de participante (correo automático). La empresa firma el Europass Movilidad. KA121 = informe anual; KA122 = informe final + declaración financiera. Los documentos se conservan 5 años (Online Manual del Portal de Financiación de la UE).
Qué sistema de la UE se usa en cada fase
Erasmus+ funciona sobre una cadena de plataformas de la Comisión Europea. Saber cuál abrir en cada fase es la mayor fuente de retrasos para los coordinadores.
| Fase | Plataforma de la UE | Qué se hace allí | Tipo de acceso |
|---|---|---|---|
| Pre-solicitud | Plataforma Erasmus+ y CES (registro OID) | Obtener o verificar el OID. Actualizar datos legales y financieros. | EU Login |
| Solicitud (KA121/KA122) | Portal de Financiación y Licitaciones de la UE | Presentar el formulario en los plazos oficiales (febrero / octubre). | EU Login |
| Acreditación (KA120) | Formularios de solicitud Erasmus+ (DG EAC) | Presentar el Plan Erasmus y el compromiso con los Estándares de Calidad. | EU Login |
| Firma del contrato | EU Sign | El representante legal firma digitalmente el convenio de subvención. | EU Login + firma cualificada |
| Preparación — idiomas | EU Academy / OLS | Evaluación y cursos de idiomas para los participantes. | EU Login |
| Durante la movilidad | Erasmus+ App | App de acompañamiento: documentos, consejos, valoraciones. | EU Login o eduGAIN |
| Codificación y reporte | Beneficiary Module (BM) | Codificar cada movilidad en las 4 semanas posteriores al regreso; lanzar los informes de participante; presentar informes intermedios y finales. | EU Login |
| Reconocimiento | Europass | Emitir el certificado Europass Movilidad firmado por la empresa de acogida. | Cuenta Europass |
Quién hace qué — matriz de responsabilidades Erasmus+
Reparto de responsabilidades tipo RACI entre los cinco actores Erasmus+. R = Responsable (ejecuta), A = Rinde cuentas ante la AN, C = Consultado, I = Informado.
| Tarea | Agencia Nacional | Institución de envío | Socio de acogida | Empresa de acogida | Participante |
|---|---|---|---|---|---|
| Concesión de la subvención y control financiero | A | R | I | — | — |
| Registro OID | I | R (OID propio) | R (OID propio) | — | — |
| Selección de participantes | I | R / A | C | — | I |
| Firma del Learning Agreement | I | R | C | R | R |
| Sesión previa a la salida y OLS | I | R / A | C | — | R |
| Verificación de los seguros | I | A | R (habitual) | — | I |
| Búsqueda y emparejamiento de empresas | I | C | R | C | I |
| Alojamiento y logística local | I | I | R | — | I |
| Tutorización diaria | I | I | C | R | R |
| Seguimiento y visita intermedia | I | C | R | C | I |
| Emisión del Europass Movilidad | I | A | R | R (firma) | R (recibe) |
| Codificación en el Beneficiary Module | I | R / A | C | — | — |
| Informe final o anual | A | R | C | — | — |
| Conservación documental durante 5 años | I | R / A | C | — | — |
Plazos que no puedes incumplir
Según la Guía del programa Erasmus+ 2025 y los procedimientos de las Agencias Nacionales. Incumplir cualquiera de ellos puede suponer reducciones presupuestarias o la no elegibilidad de la movilidad.
Errores de cumplimiento más frecuentes
Preguntas frecuentes
Fuentes y lecturas adicionales
Referencias primarias de la Comisión Europea, las Agencias Nacionales e instituciones reconocidas de la UE utilizadas para elaborar esta guía.
- Guía del programa Erasmus+ 2025
Comisión Europea — Reglas completas del proceso: elegibilidad, cálculo de la subvención y obligaciones de reporte.
- Beneficiary Module (BM) — plataforma de gestión de proyectos Erasmus+
Comisión Europea — Donde las instituciones codifican las movilidades y presentan los informes intermedios y finales.
- OID — identificación de organizaciones en el portal Erasmus+
Comisión Europea — Paso de registro obligatorio antes de cualquier solicitud KA1.
- Estándares de calidad Erasmus (movilidad)
Comisión Europea
- EU Sign — Mobility Tool y acceso
Comisión Europea
- Certificado Europass Movilidad
Unión Europea — Europass
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