Guide du coordinateur Erasmus+ — Comment organiser un projet de stage
Ce guide du coordinateur Erasmus+ accompagne le coordinateur de stages à chaque étape de l'organisation d'un projet de stage KA1 Erasmus+ — de l'accréditation et de la voie de financement (KA121 vs KA122) à la sélection des participants, au Learning Agreement for Traineeships, au budget aux coûts unitaires 2025, à la livraison sur place et à l'encodage dans le Module Bénéficiaire. Il s'appuie sur le Guide du programme Erasmus+ 2025 et les Erasmus Quality Standards publiés par la Commission européenne. Utilisez-le comme référence unique pour planifier, dérouler et clôturer un flux de stages de 20 à 30 participants sans surprise de périmètre, de conformité ou d'audit.
Avant de commencer — Checklist d'éligibilité du coordinateur
Vérifiez que ces cinq conditions sont remplies avant d'engager un projet de stage Erasmus+. L'absence de l'une d'entre elles bloque la candidature ou la convention de subvention.
La chronologie du coordinateur de stages Erasmus+ sur 12 mois
T = début de la mobilité. Lisez de haut en bas, de T-12 (un an avant le départ des participants) jusqu'à T+2. Les flux plus petits (≤10 participants, séjours courts) peuvent être compressés sur 5 à 6 mois.
Décision stratégique et voie de financement
Décider entre KA121 (accrédité) et KA122 (ponctuel). Confirmer la contribution budgétaire interne. Aligner la mobilité sur le Plan Erasmus de l'établissement et les résultats d'apprentissage du cursus.
Soumission de l'appel
Soumettre la candidature dans le Portail des fonds et appels d'offres de l'UE (KA122) ou utiliser l'enveloppe annuelle (KA121). Vérifier que l'OID est actif. Obtenir la signature du recteur / directeur via EU Sign.
Convention de subvention et lancement interne
Signer la convention de subvention avec l'Agence nationale. Ouvrir un centre de coûts interne. Communiquer sur la mobilité en interne et ouvrir l'appel à candidatures des participants.
Sélection du partenaire d'accueil
Passer un appel d'offres ou contractualiser directement un partenaire d'accueil. Signer la convention de services. Verrouiller les destinations, secteurs, taille du groupe, dates et langue de travail.
Sélection des participants
Mener la sélection (dossier académique + lettre de motivation + niveau de langue + vérification égalité des chances). Confirmer le nombre par secteur et par destination.
Appariement sectoriel et première short-list d'entreprises
Envoyer les CV des participants et les objectifs d'apprentissage au partenaire d'accueil. Le partenaire retourne la première série d'entreprises appariées pour votre validation.
Learning Agreements
Learning Agreement for Traineeships tripartite rédigé et signé par le participant, l'organisme d'envoi et l'hôte. Certificats d'assurance émis. Test de langue OLS déclenché.
Voyage et hébergement
Vol / train réservé. Hébergement confirmé avec adresses transmises aux participants. Créneaux de transfert aéroport verrouillés. Fiche de contact d'urgence finalisée.
Briefing pré-départ
Briefing en présentiel ou en ligne : sécurité, codes culturels, horaires de travail, conduite à tenir si le placement ne correspond pas, contact partenaire 24/7, invitation à l'application Erasmus+.
Début de la mobilité
Accueil jour 1 par le partenaire d'accueil. Intégration en entreprise. Point de contrôle mi-semaine avec chaque participant. Tout désaccord du Learning Agreement corrigé via un avenant signé.
Suivi à mi-parcours
Visite de suivi ou point vidéo. Évaluation documentée. Résoudre toute friction avec l'entreprise d'accueil. Confirmer les dates de délivrance de l'Europass.
Fin de la mobilité
Évaluation finale avec l'hôte. Europass Mobilité signé par l'hôte. Feuilles de présence collectées. Envoi des demandes de photos et témoignages.
Encodage et rapport
Encoder chaque mobilité dans le Module Bénéficiaire dans les 4 semaines. Déclencher l'Enquête participant de l'UE. Classer les documents (conservation 5 ans). Commencer à rédiger le rapport intermédiaire / final.
Erasmus Quality Standards — Checklist de conformité du coordinateur
Les Erasmus Quality Standards publiés par la Commission européenne sont obligatoires pour tout projet de mobilité KA1. Les Agences nationales auditent sur cette liste — traitez-la comme des critères d'acceptation, et non comme des recommandations.
Exemple de budget chiffré — 20 participants EFP, 4 semaines en Espagne
Budget indicatif utilisant les coûts unitaires KA1 Erasmus+ 2025 (Guide du programme 2025, annexe I). Les montants réels dépendent de votre Agence nationale et du pays d'origine du participant. À utiliser comme vérification de cohérence, et non comme un devis.
| Ligne budgétaire | Coût unitaire (2025) | Quantité | Total (EUR) |
|---|---|---|---|
| Voyage — bande de distance 500–1 999 km (green travel) | 285 € / participant | 20 | 5 700 € |
| Soutien individuel — Espagne, apprenant EFP | 61 € / jour | 20 × 28 jours | 34 160 € |
| Soutien organisationnel (OS) | 100–500 € / participant | 20 | 8 000 € |
| Complément inclusion (le cas échéant) | 100 € / participant + coûts réels | projet-spécifique | — |
| Soutien linguistique (hors OLS) | 150 € / participant | 0 (OLS couvre) | 0 € |
| Subvention totale estimée | — | — | ≈ 47 860 € |
Dossier documentaire du coordinateur — Un dossier par participant
La structure d'archive standard utilisée par les coordinateurs Erasmus+ audités. Verrouillez le dossier à T+3 mois et conservez-le 5 ans selon les règles du Portail des fonds et appels d'offres de l'UE.
Registre des risques — Ce qui peut mal tourner et comment l'anticiper
Les huit modes de défaillance les plus fréquemment observés dans les projets Erasmus+ institutionnels, avec l'atténuation standard requise pour chacun.
| Risque | Probabilité | Impact | Atténuation |
|---|---|---|---|
| L'entreprise d'accueil annule < 2 semaines avant la mobilité | Moyenne | Élevé | La convention avec le partenaire doit inclure un SLA de remplacement dans le même secteur et la même ville. |
| Le participant se désiste après signature du Learning Agreement | Moyenne | Moyen | Maintenir une liste de réserve de 10 à 20 % de candidats sélectionnés supplémentaires. |
| Problème d'hébergement à l'arrivée | Faible | Élevé | Contact partenaire local 24/7 ; clause de nuit d'hôtel d'urgence dans la convention de services. |
| Learning Agreement modifié sans avenant signé | Moyenne | Élevé | Le coordinateur pré-signe un modèle d'avenant ; le partenaire le déclenche dans les 48 h de tout changement. |
| Mobilité encodée dans le MB après la fenêtre des 4 semaines | Moyenne | Moyen | Rappel calendrier à T+1 ; le partenaire envoie une fiche d'encodage pré-remplie. |
| L'assurance ne couvre pas l'accident du travail | Faible | Très élevé | Exiger un pack conforme Erasmus+ : responsabilité civile + accident + médical / rapatriement. |
| L'Enquête participant de l'UE n'est pas complétée | Élevée | Moyen | La signaler lors du briefing pré-départ ; rappels du partenaire à T+2 et T+3 semaines. |
| L'audit révèle des documents source manquants | Faible | Très élevé | Utiliser un dossier partagé par participant ; le verrouiller à T+3 mois. |
Les 6 erreurs de coordinateur les plus fréquentes (et comment les éviter)
Tendances observées sur des centaines de projets KA1 Erasmus+ audités. Chacune est évitable avec un simple changement de workflow.
Qui fait quoi — Répartition des responsabilités du projet de stage
La source de friction la plus claire dans les stages Erasmus+ est le manque de clarté sur la propriété entre l'établissement, le partenaire d'accueil et l'entreprise d'accueil. Utilisez cette répartition en annexe de votre convention de services.
| Tâche | Établissement | Partenaire d'accueil | Entreprise d'accueil |
|---|---|---|---|
| Gestion de la subvention et contact Agence nationale | Pilote | Soutient | — |
| Sélection des participants & adéquation académique | Pilote | Conseille | — |
| Appariement sectoriel & short-list d'entreprises | Valide | Pilote | Confirme |
| Rédaction du Learning Agreement | Pilote | Soutient | Signe |
| Souscription de l'assurance | Pilote ou délègue | Fournit (optionnel) | — |
| Hébergement | — | Pilote | — |
| Transferts aéroport & orientation locale | — | Pilote | — |
| Supervision quotidienne | — | Surveille | Pilote |
| Santé et sécurité au travail | — | Audite | Pilote |
| Évaluation à mi-parcours et finale | Révise | Mène | Co-signe |
| Délivrance de l'Europass Mobilité | Valide | Délivre | Signe |
| Encodage MB et rapport à l'AN | Pilote | Fournit les données | — |
Questions fréquentes
Sources et lectures complémentaires
Références primaires issues de la Commission européenne, des Agences nationales et d'institutions reconnues de l'UE utilisées pour rédiger ce guide.
- Erasmus Quality Standards for Mobility Projects
Commission européenne — Normes obligatoires pour l'organisation, la préparation et le suivi des mobilités KA1.
- Guide du programme Erasmus+ 2025 — Procédures KA1 et coûts unitaires (annexe I)
Commission européenne — Source des montants voyage, soutien individuel et OS utilisés dans le budget chiffré ci-dessus.
- Learning Agreement for Traineeships (modèle)
Commission européenne — Convention tripartite standard entre l'organisme d'envoi, l'hôte et le participant.
- OLS Erasmus+ — Soutien linguistique en ligne
Commission européenne — EU Academy — Évaluation linguistique et cours gratuits requis comme préparation pour la plupart des mobilités KA1.
- Application Erasmus+ pour les participants
Commission européenne — Compagnon mobile officiel que les participants doivent être invités à utiliser.
- Manuel en ligne des fonds et appels d'offres de l'UE — conservation des documents
Commission européenne — Règle de conservation des documents pendant 5 ans applicable aux conventions de subvention Erasmus+.
Ressources liées
Besoin d'aide pour organiser votre prochain stage Erasmus+ ?
Piktalent gère l'ensemble du processus — placements, hébergement, assurance et documentation.