Wie Erasmus+-Mobilitätsprogramme tatsächlich funktionieren — Die 5 Phasen, EU-Tools & Verantwortlichkeiten
Ein Erasmus+-KA1-Mobilitätsprojekt ist nicht nur Reiselogistik — es ist ein regulierter EU-Förder-Lifecycle, der fünf klar abgegrenzte Phasen und vier offizielle Systeme der Europäischen Kommission durchläuft (OID-Registrierung, Beneficiary Module, EU Login / Mobility Tool+ und Europass). Jede Phase hat feste Deliverables und definierte Verantwortlichkeiten, verteilt auf Nationale Agentur, entsendende Einrichtung, Hosting-Partner, Unternehmen und Teilnehmer:in — und das Auslassen eines einzigen Schrittes (z. B. das Erfassen der Mobilität im Beneficiary Module innerhalb von 4 Wochen nach Rückkehr) kann die Zuschusszahlung blockieren. Dieser Leitfaden ordnet den gesamten Lifecycle den EU-Systemen und Rollen zu, sodass Koordinator:innen genau wissen, was wann und in welcher Plattform passiert.
Die 5 Lifecycle-Phasen einer Erasmus+-KA1-Mobilität
Jedes KA1-Projekt (KA121 oder KA122) durchläuft dieselben fünf Phasen. Jede Phase hat ein reguliertes EU-Ergebnis, das die Nationale Agentur bei der Zuschusszahlung prüft.
Vor-Antrag — OID & Akkreditierung
Die Organisation registriert sich im EU Single Electronic Data Interchange Area, um eine OID (Organisation ID, z. B. E10123456) zu erhalten. Ohne OID kann kein Erasmus+-Formular eingereicht werden. KA121-Antragstellende müssen bereits eine gültige Erasmus+-Akkreditierung (KA120) aus einer früheren Ausschreibung besitzen.
Antrag & Vertragsschluss
Die gesetzliche Vertretung unterzeichnet die Finanzhilfevereinbarung mit der Nationalen Agentur über EU Login + EU Sign. KA121 erhält ein jährliches Budgetschreiben; KA122 erhält einen einzelnen Projektvertrag (6–18 Monate).
Vorbereitung
Auswahl der Teilnehmenden, Unterzeichnung des dreiseitigen Learning Agreement for Traineeships (Entsender + Gastgeber + Teilnehmer:in), OLS-Sprachassessment, Vorabreise-Briefing, Versicherungsprüfung (Haftpflicht + Unfall + Gesundheit) und Einladung zur Erasmus+-App.
Mobilitätsdurchführung
Die teilnehmende Person reist an, meldet sich am ersten Tag an, absolviert das Praktikum und wird über Halbzeit-Check-ins begleitet. Jede Änderung von Daten, Gastgeber oder Dauer ist in einem von allen drei Parteien unterzeichneten Anhang zum Learning Agreement abzubilden.
Abschluss & Berichtswesen
Innerhalb von 4 Wochen nach Rückkehr wird die Mobilität im Beneficiary Module erfasst. Die teilnehmende Person reicht den EU-Teilnehmerbericht ein (automatisch ausgelöste E-Mail). Der Gastgeber unterzeichnet Europass Mobilität. KA121 = Jahresbericht; KA122 = Abschlussbericht + Finanzerklärung. Unterlagen sind 5 Jahre aufzubewahren (EU Funding & Tenders Online Manual).
Welches EU-System in welcher Phase
Erasmus+ läuft über eine Kette von Plattformen der Europäischen Kommission. Zu wissen, welche in welcher Phase zu öffnen ist, ist die größte einzelne Verzögerungsquelle für Koordinator:innen.
| Phase | EU-Plattform | Was Sie dort tun | Login-Typ |
|---|---|---|---|
| Vor-Antrag | Erasmus+ & ESC Platform (OID-Registrierung) | OID erhalten / verifizieren. Rechts- & Finanzdaten aktualisieren. | EU Login |
| Antrag (KA121/KA122) | EU Funding & Tenders Portal | Antragsformular zu den offiziellen Fristen einreichen (Feb. / Okt.). | EU Login |
| Akkreditierung (KA120) | Erasmus+-Antragsformulare (DG EAC) | Erasmus-Plan + Verpflichtung zu den Qualitätsstandards einreichen. | EU Login |
| Vertragsunterzeichnung | EU Sign | Gesetzliche Vertretung unterzeichnet die Finanzhilfevereinbarung digital. | EU Login + qualifizierte Signatur |
| Vorbereitung — Sprache | EU Academy / OLS | Sprachassessment und -kurse für Teilnehmende. | EU Login |
| Während der Mobilität | Erasmus+-App | Begleit-App für Teilnehmende: Dokumente, Tipps, Bewertungen. | EU Login oder eduGAIN |
| Erfassung & Berichtswesen | Beneficiary Module (BM) | Jede Mobilität innerhalb von 4 Wochen nach Rückkehr erfassen; Teilnehmerberichte auslösen; Zwischen- & Abschlussberichte einreichen. | EU Login |
| Anerkennung | Europass | Europass-Mobilitätszertifikat ausstellen, vom Gastgeber unterzeichnet. | Europass-Konto |
Wer macht was — Erasmus+-Verantwortungsmatrix
RACI-artige Aufteilung der Verantwortlichkeiten über die fünf Erasmus+-Stakeholder. R = Responsible (führt aus), A = Accountable (rechenschaftspflichtig gegenüber der NA), C = Consulted, I = Informed.
| Aufgabe | Nationale Agentur | Entsendende Einrichtung | Hosting-Partner | Gastunternehmen | Teilnehmer:in |
|---|---|---|---|---|---|
| Mittelvergabe & Finanzkontrolle | A | R | I | — | — |
| OID-Registrierung | I | R (eigene OID) | R (eigene OID) | — | — |
| Teilnehmerauswahl | I | R / A | C | — | I |
| Unterzeichnung Learning Agreement | I | R | C | R | R |
| Vorabreise-Briefing & OLS | I | R / A | C | — | R |
| Versicherungsverifikation | I | A | R (häufig) | — | I |
| Unternehmenssuche & Matching | I | C | R | C | I |
| Unterkunft & lokale Logistik | I | I | R | — | I |
| Mentoring im Alltag | I | I | C | R | R |
| Monitoring & Halbzeitbesuch | I | C | R | C | I |
| Europass-Mobilitätsausstellung | I | A | R | R (unterzeichnet) | R (empfängt) |
| Erfassung im Beneficiary Module | I | R / A | C | — | — |
| Abschluss- / Jahresbericht | A | R | C | — | — |
| 5-jährige Dokumentaufbewahrung | I | R / A | C | — | — |
Harte Fristen, die Sie nicht verpassen dürfen
Aus dem Erasmus+-Programmleitfaden 2025 und den Verfahren der Nationalen Agenturen. Versäumnisse können zu Budgetkürzungen oder zur Nicht-Förderfähigkeit der Mobilität führen.
Häufigste Compliance-Fehler
Häufige Fragen
Quellen und weiterführende Informationen
Primärquellen der Europäischen Kommission, Nationalagenturen und anerkannter EU-Institutionen, die für diesen Leitfaden verwendet wurden.
- Erasmus+-Programmleitfaden 2025
Europäische Kommission — Vollständige Prozessregeln: Förderfähigkeit, Zuschussberechnung, Berichtspflichten.
- Beneficiary Module (BM) — Erasmus+-Projektmanagementplattform
Europäische Kommission — Hier erfassen Einrichtungen Mobilitäten und reichen Zwischen- & Abschlussberichte ein.
- OID — Organisationskennung im Erasmus+-Portal
Europäische Kommission — Pflicht-Registrierungsschritt vor jedem KA1-Antrag.
- Erasmus-Qualitätsstandards (Mobilität)
Europäische Kommission
- EU Sign — Mobility Tool & Login
Europäische Kommission
- Europass-Mobilitätszertifikat
Europäische Union — Europass
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