Guia do coordenador Erasmus+ — Como organizar um projeto de estágio
Este guia acompanha o coordenador de estágios em todas as etapas de um projeto Erasmus+ KA1: da acreditação e da via de financiamento (KA121 vs KA122) até à seleção de participantes, aos Learning Agreements for Traineeships, ao orçamento com custos unitários 2025, à execução no terreno e à codificação no Beneficiary Module. Assenta no Guia do Programa Erasmus+ 2025 e nas Normas de Qualidade Erasmus publicadas pela Comissão Europeia. Use-o como referência única para planear, executar e encerrar um fluxo de 20–30 participantes sem surpresas de âmbito, conformidade ou auditoria.
Antes de começar — checklist de elegibilidade do coordenador
Confirme estas cinco condições antes de assumir um projeto de estágios Erasmus+. A falta de qualquer uma delas bloqueia a candidatura ou a convenção de subvenção.
O calendário de 12 meses do coordenador de estágios Erasmus+
T = início da mobilidade. Leia de cima para baixo, de T-12 (um ano antes da partida) até T+2. Os fluxos pequenos (≤10 participantes, estadias curtas) podem comprimir-se para 5–6 meses.
Decisão estratégica e via de financiamento
Escolha KA121 (acreditado) ou KA122 (pontual). Confirme a comparticipação orçamental interna. Alinhe a mobilidade com o Plano Erasmus e com os resultados de aprendizagem do currículo.
Submissão da candidatura
Submeta a candidatura no Portal de Financiamento e Concursos (KA122) ou use a dotação anual (KA121). Verifique se o OID está ativo. Obtenha a assinatura do reitor ou diretor via EU Sign.
Convenção de subvenção e arranque interno
Assine a convenção com a Agência Nacional. Abra um centro de custo interno. Comunique a mobilidade internamente e abra o concurso a participantes.
Seleção do parceiro de acolhimento
Lance concurso ou contrate diretamente um parceiro de acolhimento. Assine o acordo de serviços. Fixe destinos, setores, dimensão do grupo, datas e língua de trabalho.
Seleção dos participantes
Execute a seleção (percurso académico + carta de motivação + nível de língua + verificação de igualdade de oportunidades). Confirme o número por setor e por destino.
Correspondência setorial e primeira lista de empresas
Envie os CV e os objetivos de aprendizagem ao parceiro de acolhimento. O parceiro devolve a primeira ronda de empresas correspondidas para a sua validação.
Learning Agreements
Learning Agreement for Traineeships tripartido redigido e assinado por participante, instituição de envio e empresa. Certificados de seguro emitidos. Teste linguístico OLS ativado.
Viagem e alojamento
Voos ou comboios reservados. Alojamento confirmado com moradas partilhadas. Transferes do aeroporto fixados. Ficha de contactos de emergência concluída.
Sessão de pré-partida
Sessão presencial ou online: segurança, códigos culturais, horário de trabalho, o que fazer se o estágio não corresponder, contacto 24/7 do parceiro e convite para a Erasmus+ App.
Início da mobilidade
Acolhimento pelo parceiro no dia 1. Integração na empresa. Ponto de situação a meio da primeira semana com cada participante. Qualquer desvio ao Learning Agreement corrige-se com um aditamento assinado.
Monitorização intercalar
Visita de acompanhamento ou videochamada. Avaliação documentada. Resolução de atritos com a empresa. Confirmação das datas de emissão do Europass.
Fim da mobilidade
Avaliação final com a empresa. Europass Mobilidade assinado pela entidade de acolhimento. Registos de presenças recolhidos. Pedido de fotografias e testemunhos.
Codificação e relatório
Codifique cada mobilidade no Beneficiary Module em 4 semanas. Lance o inquérito europeu de participante. Arquive os documentos (conservação de 5 anos). Comece a redigir o relatório intercalar ou final.
Normas de Qualidade Erasmus — checklist de conformidade
As Normas de Qualidade Erasmus publicadas pela Comissão Europeia são obrigatórias em qualquer projeto de mobilidade KA1. As Agências Nacionais auditam com base nesta lista: trate-a como critério de aceitação, não como recomendação.
Exemplo de orçamento — 20 participantes do ensino profissional, 4 semanas em Espanha
Orçamento ilustrativo com os custos unitários Erasmus+ KA1 de 2025 (Guia do Programa 2025, Anexo I). Os montantes reais dependem da sua Agência Nacional e do país de origem do participante. Use-o como verificação, não como proposta.
| Rubrica | Custo unitário (2025) | Quantidade | Total (EUR) |
|---|---|---|---|
| Viagem — faixa de distância 500–1 999 km (viagem verde) | 285 € / participante | 20 | 5 700 € |
| Apoio individual — Espanha, aluno do ensino profissional | 61 € / dia | 20 × 28 dias | 34 160 € |
| Apoio organizacional (OS) | 100–500 € / participante | 20 | 8 000 € |
| Complemento de inclusão (quando aplicável) | 100 € / participante + custos reais | conforme o projeto | — |
| Apoio linguístico (apenas fora do OLS) | 150 € / participante | 0 (coberto pelo OLS) | 0 € |
| Subvenção total estimada | — | — | ≈ 47 860 € |
Dossiê documental do coordenador — uma pasta por participante
Estrutura de arquivo padrão usada por coordenadores Erasmus+ auditados. Feche a pasta em T+3 meses e conserve-a 5 anos conforme as regras do Portal de Financiamento da UE.
Registo de riscos — o que corre mal e como antecipar
Os oito modos de falha mais observados em projetos Erasmus+ institucionais, com a mitigação padrão exigida por cada um.
| Risco | Probabilidade | Impacto | Mitigação |
|---|---|---|---|
| A empresa cancela a menos de 2 semanas da mobilidade | Média | Alto | O contrato com o parceiro deve incluir um SLA de empresa alternativa no mesmo setor e cidade. |
| O participante desiste depois de assinar o Learning Agreement | Média | Médio | Mantenha uma lista de reserva com mais 10–20 % de candidatos selecionados. |
| Problema de alojamento à chegada | Baixa | Alto | Contacto local 24/7; cláusula de noite de hotel de emergência no acordo de serviços. |
| Learning Agreement alterado sem aditamento assinado | Média | Alto | O coordenador pré-assina um modelo de aditamento; o parceiro aciona-o em 48 h após qualquer alteração. |
| Mobilidade codificada no BM fora da janela de 4 semanas | Média | Médio | Lembrete no calendário em T+1; o parceiro envia uma folha de codificação pré-preenchida. |
| O seguro não cobre o acidente de trabalho | Baixa | Muito alto | Exija um pacote conforme ao Erasmus+: responsabilidade civil + acidente + médico/repatriamento. |
| Inquérito europeu de participante por preencher | Alta | Médio | Sinalize-o na sessão de pré-partida; lembretes do parceiro em T+2 e T+3 semanas. |
| A auditoria deteta documentos originais em falta | Baixa | Muito alto | Uma pasta partilhada por participante; feche-a em T+3 meses. |
Os 6 erros mais comuns do coordenador (e como evitá-los)
Padrões observados em centenas de projetos Erasmus+ KA1 auditados. Cada um evita-se com uma única mudança de método.
Quem faz o quê — repartição de responsabilidades do projeto
A maior fonte de atrito nos estágios Erasmus+ é a falta de clareza entre instituição, parceiro de acolhimento e empresa. Use esta repartição como anexo do acordo de serviços.
| Tarefa | Instituição | Parceiro de acolhimento | Empresa de acolhimento |
|---|---|---|---|
| Gestão da subvenção e contacto com a Agência Nacional | Responsável | Apoia | — |
| Seleção de participantes e adequação académica | Responsável | Aconselha | — |
| Correspondência setorial e lista de empresas | Valida | Responsável | Confirma |
| Redação do Learning Agreement | Responsável | Apoia | Assina |
| Contratação de seguros | Responsável ou delega | Fornece (opcional) | — |
| Alojamento | — | Responsável | — |
| Transferes e orientação local | — | Responsável | — |
| Supervisão diária | — | Monitoriza | Responsável |
| Segurança e saúde no trabalho | — | Audita | Responsável |
| Avaliação intercalar e final | Revê | Realiza | Coassina |
| Emissão do Europass Mobilidade | Valida | Emite | Assina |
| Codificação no BM e relatório à AN | Responsável | Fornece dados | — |
Frequently Asked Questions
Sources & Further Reading
Primary references from the European Commission, National Agencies and recognised EU institutions used to compile this guide.
- Normas de qualidade Erasmus para projetos de mobilidade
Comissão Europeia — Normas obrigatórias para organizar, preparar e acompanhar as mobilidades KA1.
- Guia do Programa Erasmus+ 2025 — procedimentos KA1 e custos unitários (Anexo I)
Comissão Europeia — Fonte dos montantes de viagem, apoio individual e OS usados no orçamento exemplificativo.
- Learning Agreement for Traineeships (modelo)
Comissão Europeia — Acordo tripartido padrão entre instituição de envio, entidade de acolhimento e participante.
- Erasmus+ OLS — apoio linguístico em linha
Comissão Europeia — EU Academy — Avaliação e cursos de línguas gratuitos exigidos como preparação na maioria das mobilidades KA1.
- Erasmus+ App para participantes
Comissão Europeia — Aplicação oficial para a qual os participantes devem ser convidados.
- Online Manual do Portal de Financiamento da UE — conservação de documentos
Comissão Europeia — Regra de conservação de 5 anos aplicável às convenções de subvenção Erasmus+.
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