Erasmus+-Koordinator:innen-Leitfaden — So organisieren Sie ein Praktikumsprojekt
Dieser Erasmus+-Koordinator:innen-Leitfaden begleitet Sie durch jede Phase der Organisation eines Erasmus+-KA1-Praktikumsprojekts — von Akkreditierung und Förderweg (KA121 vs. KA122) über Teilnehmerauswahl, Learning Agreements for Traineeships und das Budget 2025 (Einheitskosten) bis zur operativen Umsetzung vor Ort und der Erfassung im Beneficiary Module. Er ist am Erasmus+ Programme Guide 2025 und den von der Europäischen Kommission veröffentlichten Erasmus Quality Standards ausgerichtet. Nutzen Sie ihn als einzige Referenz, um einen Praktikumsablauf mit 20–30 Teilnehmenden ohne Scope-, Compliance- oder Audit-Überraschungen zu planen, durchzuführen und abzuschließen.
Bevor Sie starten — Eignungs-Checkliste für Koordinator:innen
Stellen Sie sicher, dass diese fünf Voraussetzungen erfüllt sind, bevor Sie sich auf ein Erasmus+-Praktikumsprojekt festlegen. Fehlt eine davon, blockiert dies den Antrag oder die Finanzhilfevereinbarung.
Der 12-Monats-Zeitplan für Erasmus+-Praktikumskoordinator:innen
T = Mobilitätsbeginn. Lesen Sie von oben nach unten, von T-12 (ein Jahr vor Abreise der Teilnehmenden) bis T+2. Kleinere Abläufe (≤ 10 Teilnehmende, kurze Aufenthalte) lassen sich auf 5–6 Monate komprimieren.
Strategische Entscheidung & Förderweg
KA121 (akkreditiert) oder KA122 (einmalig) entscheiden. Internen Budgetbeitrag bestätigen. Die Mobilität am Erasmus-Plan der Einrichtung und den Lernergebnissen des Curriculums ausrichten.
Antragstellung
Antrag im EU Funding & Tenders Portal einreichen (KA122) oder Jahresbudget nutzen (KA121). OID-Aktivität prüfen. Unterschrift der Rektorin / des Direktors per EU Sign einholen.
Finanzhilfevereinbarung & internes Kickoff
Finanzhilfevereinbarung mit der Nationalen Agentur unterzeichnen. Internes Kostenzentrum eröffnen. Mobilität intern kommunizieren und Teilnehmerausschreibung öffnen.
Auswahl des Hosting-Partners
Hosting-Partner ausschreiben oder direkt beauftragen. Dienstleistungsvertrag unterzeichnen. Destinationen, Branchen, Gruppengröße, Termine und Arbeitssprache fixieren.
Teilnehmerauswahl
Auswahl durchführen (akademische Leistung + Motivationsschreiben + Sprachniveau + Chancengleichheits-Check). Anzahl je Branche und Destination bestätigen.
Branchen-Matching & erste Unternehmens-Shortlist
Teilnehmer-CVs und Lernziele an den Hosting-Partner senden. Der Partner liefert die erste Runde gematchter Unternehmen zur Validierung zurück.
Learning Agreements
Trilaterales Learning Agreement for Traineeships, unterzeichnet von Teilnehmenden, Entsendeeinrichtung und Aufnahmeorganisation. Versicherungsbestätigungen ausgestellt. OLS-Sprachtest ausgelöst.
Reise & Unterkunft
Flüge / Bahnreisen gebucht. Unterkunft bestätigt, Adressen mit Teilnehmenden geteilt. Flughafentransfer-Slots fixiert. Notfallkontaktliste finalisiert.
Pre-Departure-Briefing
Präsenz- oder Online-Briefing: Sicherheit, kulturelle Codes, Arbeitszeiten, Vorgehen bei nicht passendem Placement, 24/7-Partnerkontakt, Einladung zur Erasmus+ App.
Mobilitätsbeginn
Tag-1-Empfang durch den Hosting-Partner. Unternehmens-Onboarding. Mid-Week-Check-in mit jedem Teilnehmenden. Jede Abweichung vom Learning Agreement per unterzeichnetem Anhang korrigieren.
Halbzeit-Monitoring
Monitoring-Besuch oder Videocall. Dokumentierte Evaluation. Reibungen mit dem Gastunternehmen klären. Europass-Ausstellungstermine bestätigen.
Mobilitätsende
Abschlussevaluation mit dem Host. Europass Mobility vom Host unterzeichnet. Anwesenheitsnachweise eingesammelt. Foto- und Testimonial-Anfragen versendet.
Erfassung & Reporting
Jede Mobilität innerhalb von 4 Wochen im Beneficiary Module erfassen. EU-Teilnehmerumfrage auslösen. Dokumente ablegen (5 Jahre Aufbewahrung). Mit dem Zwischen- bzw. Schlussbericht beginnen.
Erasmus Quality Standards — Compliance-Checkliste für Koordinator:innen
Die von der Europäischen Kommission veröffentlichten Erasmus Quality Standards sind für jedes KA1-Mobilitätsprojekt verpflichtend. Nationale Agenturen prüfen anhand dieser Liste — behandeln Sie sie als Abnahmekriterien, nicht als Empfehlung.
Rechenbeispiel — Budget für 20 VET-Teilnehmende, 4 Wochen in Spanien
Indikatives Budget mit den Erasmus+-KA1-Einheitskosten 2025 (Programme Guide 2025, Anhang I). Die tatsächlichen Beträge hängen von Ihrer Nationalen Agentur und dem Herkunftsland der Teilnehmenden ab. Nutzen Sie es als Plausibilitätscheck, nicht als Angebot.
| Budgetposten | Einheitskosten (2025) | Menge | Summe (EUR) |
|---|---|---|---|
| Reise — Distanzband 500–1 999 km (Green Travel) | 285 € / Teilnehmende:r | 20 | 5 700 € |
| Individual Support — Spanien, VET-Lernende:r | 61 € / Tag | 20 × 28 Tage | 34 160 € |
| Organisational Support (OS) | 100–500 € / Teilnehmende:r | 20 | 8 000 € |
| Inklusions-Aufschlag (sofern zutreffend) | 100 € / Teilnehmende:r + Realkosten | projektspezifisch | — |
| Sprachliche Unterstützung (nur außerhalb OLS) | 150 € / Teilnehmende:r | 0 (OLS deckt ab) | 0 € |
| Geschätzte Gesamtfinanzhilfe | — | — | ≈ 47 860 € |
Koordinations-Dokumentenpaket — Ein Ordner pro Teilnehmende:n
Die Standard-Archivstruktur auditierter Erasmus+-Koordinator:innen. Schließen Sie den Ordner bei T+3 Monaten ab und bewahren Sie ihn gemäß EU-Funding-&-Tenders-Regeln 5 Jahre auf.
Risikoregister — Was schiefgehen kann und wie Sie vorbeugen
Die acht häufigsten Fehlermuster in institutionellen Erasmus+-Projekten — mit der jeweiligen Standardmaßnahme zur Risikominderung.
| Risiko | Wahrscheinlichkeit | Auswirkung | Maßnahme |
|---|---|---|---|
| Gastunternehmen sagt < 2 Wochen vor Mobilität ab | Mittel | Hoch | Partnervertrag muss ein SLA für Backup-Unternehmen in derselben Branche und Stadt enthalten. |
| Teilnehmende:r tritt nach Unterzeichnung des Learning Agreement zurück | Mittel | Mittel | Reserveliste mit 10–20 % zusätzlich ausgewählten Kandidat:innen führen. |
| Unterkunftsproblem bei Ankunft | Niedrig | Hoch | 24/7-Kontakt zum lokalen Partner; Notfall-Hotelklausel im Dienstleistungsvertrag. |
| Learning Agreement ohne unterzeichneten Anhang geändert | Mittel | Hoch | Koordination signiert eine Anhangsvorlage vor; Partner löst sie innerhalb von 48 h nach jeder Änderung aus. |
| Mobilität im BM nach 4-Wochen-Fenster erfasst | Mittel | Mittel | Kalendererinnerung bei T+1; Partner sendet vorbefülltes Erfassungsblatt. |
| Versicherung deckt Arbeitsunfall nicht ab | Niedrig | Sehr hoch | Erasmus+-konformes Bundle fordern: Haftpflicht + Unfall + Kranken / Repatriierung. |
| EU-Teilnehmerumfrage nicht ausgefüllt | Hoch | Mittel | Im Pre-Departure-Briefing markieren; Partner-Erinnerungen bei T+2 und T+3 Wochen. |
| Audit findet fehlende Quelldokumente | Niedrig | Sehr hoch | Einen Shared-Drive-Ordner pro Teilnehmende:n nutzen; bei T+3 Monaten verschließen. |
Die 6 häufigsten Koordinationsfehler (und wie Sie sie vermeiden)
Muster, die in hunderten auditierter Erasmus+-KA1-Projekte beobachtet wurden. Jedes ist mit einer einzigen Workflow-Änderung vermeidbar.
Wer macht was — Verantwortungsverteilung im Praktikumsprojekt
Die größte Reibungsquelle in Erasmus+-Praktika ist die unklare Aufgabenverteilung zwischen Einrichtung, Hosting-Partner und Gastunternehmen. Nutzen Sie diese Verteilung als Anhang zum Dienstleistungsvertrag.
| Aufgabe | Einrichtung | Hosting-Partner | Gastunternehmen |
|---|---|---|---|
| Finanzhilfe-Management & Kontakt zur Nationalen Agentur | Verantwortlich | Unterstützt | — |
| Teilnehmerauswahl & akademische Passung | Verantwortlich | Berät | — |
| Branchen-Matching & Unternehmens-Shortlist | Validiert | Verantwortlich | Bestätigt |
| Erstellung des Learning Agreement | Verantwortlich | Unterstützt | Unterzeichnet |
| Versicherungsbeschaffung | Verantwortlich oder delegiert | Bietet an (optional) | — |
| Unterkunft | — | Verantwortlich | — |
| Flughafentransfers & lokale Orientierung | — | Verantwortlich | — |
| Tagesbetreuung | — | Überwacht | Verantwortlich |
| Arbeitsschutz & Sicherheit | — | Auditiert | Verantwortlich |
| Halbzeit- & Abschlussevaluation | Prüft | Führt durch | Co-unterzeichnet |
| Ausstellung des Europass Mobility | Validiert | Stellt aus | Unterzeichnet |
| BM-Erfassung & NA-Reporting | Verantwortlich | Liefert Daten | — |
Häufige Fragen
Quellen und weiterführende Informationen
Primärquellen der Europäischen Kommission, Nationalagenturen und anerkannter EU-Institutionen, die für diesen Leitfaden verwendet wurden.
- Erasmus Quality Standards for Mobility Projects
Europäische Kommission — Verbindliche Standards für Organisation, Vorbereitung und Follow-up von KA1-Mobilitäten.
- Erasmus+ Programme Guide 2025 — KA1-Verfahren und Einheitskosten (Anhang I)
Europäische Kommission — Quelle der Reise-, Individual-Support- und OS-Beträge im obigen Beispielbudget.
- Learning Agreement for Traineeships (Vorlage)
Europäische Kommission — Standard-Trilateralvertrag zwischen Entsender, Host und Teilnehmender Person.
- Erasmus+ OLS — Online Language Support
Europäische Kommission — EU Academy — Kostenfreie Spracheinstufung und -kurse, die als Vorbereitung der meisten KA1-Mobilitäten erforderlich sind.
- Erasmus+ App für Teilnehmende
Europäische Kommission — Offizieller mobiler Begleiter, zu dem Teilnehmende eingeladen werden müssen.
- EU Funding & Tenders Online Manual — Dokumentenaufbewahrung
Europäische Kommission — 5-Jahres-Aufbewahrungsregel für Erasmus+-Finanzhilfevereinbarungen.
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