Estágio de Coordenador de Eventos em Malta (Alternativa: Estágio para Coordenador de Eventos em Malta)

Descrição do trabalho

You love to meet new people, to put a smile on their face, to help them to feel part of something! You are definitely a people’s person, but you are also organized, clever, curious and interested in learning the event dynamics and its organization. Ultimately you are a doer, a multi-potential, flexible and with differentinterests, passions and skills! Sounds like you?

ABOUT THE COMPANY:

Our collaborator organizes many types of regular and special events for the international community in Malta since 2014! Their mission is helping people to connect, have fun and grow!grow. As one of the leading names in Malta’s events industry, they bring energy, passion, and dynamism while maintaining a reputation for being organised, reliable, and effective. Their team is international, young, open-minded, and friendly, fostering a welcoming environment for all.

Tarefas

The internship consists of two key areas: Event Operations (the on-site action during events) and Lateral Projects (the behind-the-scenes work). Below is a list of the primary responsibilities (though additional tasks may be added or adjusted as needed).

Event Operations:

• Setting up and closing down the material before and after the event.
• Welcoming guests, managing registration, data collection, and payments.
• Introducing guests and matching them in social groups using our connection formula.
• Capturing event photos/videos and creating stories for social media.
• Coordinating special activities like games, karaoke, and competitions.
• Supporting and leading our excursions.
• Coordinating, managing, supporting, and training the team.
• Resolving issues with guests, venues, and partners, including reporting and assessment.

Lateral Projects (decided based on the company’s needs as well as your skills and preferences):

• Admin: material management, purchasing, data analysis, intelligence, data & competition analysis, event transport booking, secretarial, platforms and ticketing management, accounts and bookkeeping.
• Recruitment: screening CVs, scheduling and conducting initial interviews with new applicants, HR files management.
• HR-Management: induction and training, roster creation, assessment, disciplinary and policies.
• Partners: Meeting partners, communication, presentation B2B, finding new collaborators
• Communication: answering emails, messages, comments in social media, whatsapp groups, FB groups management, community management
• Content Marketing: reels and stories creation, organising, choosing, editing and scheduling content for our social media, performance analysis, drone and camera management.
• Creative: artworks creation (e.g. event covers, fliers, info sheets), copywriting (e.g.text for events).
• IT & Digital Marketing: website management & updates, SEO, Google & Meta ads, newsletter.
• New events & projects: planning and coordinating new events, projects, policies, systems, guidelines.

*LEADERSHIP ROLES: For highly motivated and capable interns, there may be an opportunity to step into and Event Team Leader and/or Department Leader role after gaining sufficient experience. This unique opportunity, (despite still being supported by your mentor in a supervised environment), allows you to develop real managerial and project management skills through delegation and instructing junior interns—tremendously enhancing your professional growth.

Requisitos

• Personalidade comunicativa, extrovertida e enérgica.
• Amigável, empático e orientado ao atendimento ao cliente.
• Fortes habilidades de comunicação.
• Capacidade de trabalho em equipe.
• Organizado, confiável e eficiente.
• Proativo, assertivo, com abordagem focada na resolução de problemas.
• Ambicioso, com vontade de aprender e aberto ao feedback.
• Nível de inglês de pelo menos B2, preferencialmente.
• Conhecimento de idiomas adicionais é um diferencial.
• Experiência prévia em atendimento presencial ao cliente é um diferencial.

Condições

CONDIÇÕES:

• DURAÇÃO: Disponibilidade para pelo menos 3-4 meses, preferencialmente 5-6 meses ou mais (prioridade para candidatos com compromissos mais longos).
• HORÁRIO DE TRABALHO: 40 horas por semana, divididas aproximadamente em 20 horas em eventos (cerca de 4 dias por semana em média) e 20 horas em projetos paralelos. Essa distribuição é flexível e pode ser reajustada conforme necessário.
• FLEXIBILIDADE: Escala rotativa flexível, que pode incluir alguns sábados e domingos.
• OPERAÇÕES DE EVENTOS: Realizadas nos nossos locais de eventos, principalmente nas áreas centrais de Malta (Sliema e St. Julian’s), normalmente à noite (aprox. 19:00-23:00), exceto em excursões.
• PROJETOS PARALELOS: Geralmente coordenados remotamente e agendados para a manhã ou tarde.
• ADAPTABILIDADE: Disposição para abraçar um alto nível de flexibilidade e adaptabilidade (um elemento-chave na dinâmica indústria de eventos).
• ESTÁGIO NÃO REMUNERADO: A maioria dos nossos estagiários solicita uma bolsa Erasmus (ou equivalente) através da sua universidade ou utiliza fundos pessoais para realizar esta experiência de aprendizagem.

BENEFÍCIOS:

• Ganhe experiência prática com o principal construtor de comunidades internacionais em Malta.
• Desfrute de um ambiente orientado ao crescimento, com elevada confiança, responsabilidades significativas e feedback.
• Trabalhe num ambiente dinâmico e multifacetado—ideal se for ambicioso e tiver vontade de aprender.
• Junte-se a uma equipa orientada por missão, onde trabalho e paixão são a mesma coisa.
• Política de portas abertas e programa de mentoria, onde pode sempre expressar a sua opinião e ideias.
• Faça parte de uma equipa internacional jovem, divertida e amigável, com muitas oportunidades para conhecer pessoas.
• Ajudamos com a procura de alojamento para que se instale em Malta.
• Desfrute de bebidas e refeições com desconto ou gratuitas durante o serviço.
• Acesso a todos os nossos eventos populares gratuitamente.
• Ao final do estágio, um forte impulso nas soft skills (liderança, comunicação, organização), nas hard skills (através de projetos paralelos) e uma compreensão sólida da indústria de eventos e de como os sistemas empresariais funcionam em conjunto.