Event Coordinator Internship in Malta

Descrição do trabalho

Você adora conhecer novas pessoas, colocar um sorriso no rosto delas e ajudá-las a sentir-se parte de algo! Você é, definitivamente, uma pessoa sociável, mas também é organizado(a), inteligente, curioso(a) e interessado(a) em aprender as dinâmicas dos eventos e sua organização. Em última instância, você é alguém que faz acontecer, multipotencial, flexível e com diferentes interesses, paixões e competências! Soa como você?

SOBRE A EMPRESA:

O nosso colaborador organiza muitos tipos de eventos regulares e especiais para a comunidade internacional em Malta desde 2014! A sua missão é ajudar as pessoas a se conectar, a se divertir e a crescer! Como um dos nomes de destaque na indústria de eventos em Malta, traz energia, paixão e dinamismo, mantendo, ao mesmo tempo, a reputação de ser organizado, confiável e eficaz. A equipe é internacional, jovem, de mente aberta e amigável, promovendo um ambiente acolhedor para todos.

Tarefas

The internship consists of two key areas: Event Operations (the on-site action during events) and Lateral Projects (the behind-the-scenes work). Below is a list of the primary responsibilities (though additional tasks may be added or adjusted as needed).

Event Operations:

• Setting up and closing down the material before and after the event.
• Welcoming guests, managing registration, data collection, and payments.
• Introducing guests and matching them in social groups using our connection formula.
• Capturing event photos/videos and creating stories for social media.
• Coordinating special activities like games, karaoke, and competitions.
• Supporting and leading our excursions.
• Coordinating, managing, supporting, and training the team.
• Resolving issues with guests, venues, and partners, including reporting and assessment.

Lateral Projects (decided based on the company’s needs as well as your skills and preferences):

• Admin: material management, purchasing, data analysis, intelligence, data & competition analysis, event transport booking, secretarial, platforms and ticketing management, accounts and bookkeeping.
• Recruitment: screening CVs, scheduling and conducting initial interviews with new applicants, HR files management.
• HR-Management: induction and training, roster creation, assessment, disciplinary and policies.
• Partners: Meeting partners, communication, presentation B2B, finding new collaborators
• Communication: answering emails, messages, comments in social media, whatsapp groups, FB groups management, community management
• Content Marketing: reels and stories creation, organising, choosing, editing and scheduling content for our social media, performance analysis, drone and camera management.
• Creative: artworks creation (e.g. event covers, fliers, info sheets), copywriting (e.g.text for events).
• IT & Digital Marketing: website management & updates, SEO, Google & Meta ads, newsletter.
• New events & projects: planning and coordinating new events, projects, policies, systems, guidelines.

*LEADERSHIP ROLES: For highly motivated and capable interns, there may be an opportunity to step into and Event Team Leader and/or Department Leader role after gaining sufficient experience. This unique opportunity, (despite still being supported by your mentor in a supervised environment), allows you to develop real managerial and project management skills through delegation and instructing junior interns—tremendously enhancing your professional growth.

Requisitos

• Sociável, extrovertido e enérgico.
• Amigável, empático e orientado para o atendimento ao cliente.
• Fortes habilidades de comunicação.
• Capacidade de trabalhar em equipe.
• Organizado, confiável e eficiente.
• Proativo, assertivo, com uma abordagem voltada à resolução de problemas.
• Ambicioso, com vontade de aprender e aberto a feedback.
• Nível de inglês de pelo menos B2, preferencialmente.
• Conhecimento de outros idiomas é um diferencial.
• Experiência prévia em atendimento presencial ao cliente é um diferencial.

Condições

CONDIÇÕES:

• DURAÇÃO: Disponível para um compromisso mínimo de 3-4 meses, preferencialmente 5-6 meses ou mais (prioridade para candidatos com disponibilidade por períodos mais longos).
• HORÁRIO DE TRABALHO: 40 horas por semana, divididas aproximadamente em 20 horas em eventos (cerca de 4 dias por semana, em média) e 20 horas em projetos laterais. Esta distribuição é flexível e pode ser reajustada conforme necessário.
• FLEXIBILIDADE: Horário rotativo flexível, que pode incluir alguns sábados e domingos.
• OPERAÇÕES DE EVENTOS: Realizadas nos nossos espaços de eventos, principalmente nas áreas centrais de Malta (Sliema e St. Julian’s), tipicamente à noite (aprox. 19:00-23:00), exceto em excursões.
• PROJETOS LATERAIS: Geralmente coordenados remotamente e agendados de manhã ou à tarde.
• ADAPTABILIDADE: Disponibilidade para demonstrar um elevado nível de flexibilidade e adaptabilidade (um elemento-chave na dinâmica indústria de eventos).
• ESTÁGIO NÃO REMUNERADO: A maioria dos nossos estagiários solicita uma bolsa Erasmus (ou equivalente) através da sua universidade ou utiliza fundos pessoais para realizar esta experiência de aprendizagem.

BENEFÍCIOS:

• Ganhe experiência prática com o principal criador de comunidades internacionais em Malta.
• Desfrute de um ambiente orientado para o crescimento, com elevada confiança, responsabilidades significativas e feedback.
• Trabalhe num ambiente dinâmico e multifacetado—ideal se é ambicioso(a) e tem vontade de aprender.
• Junte-se a uma equipa orientada por uma missão onde trabalho e paixão são uma e a mesma coisa.
• Política de portas abertas e programa de mentoria, onde pode sempre expressar a sua opinião e ideias.
• Faça parte de uma equipa internacional jovem, divertida e amigável, com muitas oportunidades para conhecer pessoas.
• Ajudaremos na sua procura de alojamento para se instalar em Malta.
• Desfrute de bebidas e alimentação com desconto ou gratuitos durante o serviço.
• Tenha acesso gratuito a todos os nossos eventos populares.
• No final do estágio, obterá um forte incremento nas competências interpessoais (liderança, comunicação, organização), nas competências técnicas (através dos projetos laterais) e uma compreensão sólida da indústria de eventos e de como os sistemas empresariais funcionam em conjunto.