Event Coordinator Internship in Malta

Descrição do trabalho

Você adora conhecer novas pessoas, fazê-las sorrir, ajudá-las a sentirem-se parte de algo! Você é definitivamente uma pessoa sociável, mas também é organizado(a), esperto(a), curioso(a) e interessado(a) em aprender sobre a dinâmica dos eventos e a sua organização. Em última análise, você é alguém que faz acontecer — multipotencial, flexível e com diferentes interesses, paixões e habilidades! Parece com você?

SOBRE A EMPRESA:

O nosso colaborador organiza muitos tipos de eventos regulares e especiais para a comunidade internacional em Malta desde 2014! A missão deles é ajudar as pessoas a se conectarem, a se divertirem e a crescerem. Como um dos nomes de referência na indústria de eventos de Malta, trazem energia, paixão e dinamismo, mantendo uma reputação de serem organizados, confiáveis e eficazes. A equipa é internacional, jovem, de mente aberta e amigável, promovendo um ambiente acolhedor para todos.

Tarefas

O estágio consiste em duas áreas principais: Operações de Eventos (a ação no local durante os eventos) e Projetos Laterais (o trabalho de bastidores). Abaixo está uma lista das principais responsabilidades (embora tarefas adicionais possam ser acrescentadas ou ajustadas conforme necessário).

Operações de Eventos:

• Montagem e desmontagem do material antes e depois do evento.
• Recepção dos participantes, gestão de inscrições, recolha de dados e pagamentos.
• Apresentar os participantes e agrupá‑los em grupos sociais usando a nossa fórmula de conexão.
• Captura de fotos/vídeos do evento e criação de stories para redes sociais.
• Coordenação de atividades especiais como jogos, karaokê e competições.
• Apoiar e liderar as nossas excursões.
• Coordenar, gerir, apoiar e treinar a equipe.
• Resolver problemas com participantes, espaços e parceiros, incluindo elaboração de relatórios e avaliação.

Projetos Laterais (decididos com base nas necessidades da empresa, bem como nas suas competências e preferências):

• Administração: gestão de material, compras, análise de dados, inteligência de dados, análise da concorrência, reservas de transporte para eventos, secretariado, gestão de plataformas e bilheteira, contas e contabilidade.
• Recrutamento: triagem de CVs, agendamento e realização de entrevistas iniciais com novos candidatos, gestão de ficheiros de RH.
• Gestão de RH: integração e formação, elaboração de escalas, avaliação, processos disciplinares e políticas.
• Parcerias: reuniões com parceiros, comunicação, apresentações B2B, prospecção de novos colaboradores.
• Comunicação: responder e-mails, mensagens e comentários nas redes sociais, gestão de grupos de WhatsApp e de Facebook, gestão de comunidade.
• Marketing de Conteúdo: criação de reels e stories, organização, seleção, edição e agendamento de conteúdo para as nossas redes sociais, análise de desempenho, gestão de drone e câmeras.
• Criativo: criação de artes (ex.: capas de evento, flyers, folhetos informativos), copywriting (ex.: textos para eventos).
• TI & Marketing Digital: gestão e atualizações do website, SEO, anúncios Google & Meta, newsletter.
• Novos eventos & projetos: planejamento e coordenação de novos eventos, projetos, políticas, sistemas e diretrizes.

*FUNÇÕES DE LIDERANÇA: Para estagiários altamente motivados e capacitados, poderá haver a oportunidade de assumir o papel de Líder da Equipe de Evento e/ou Líder de Departamento após adquirir experiência suficiente. Esta oportunidade única (apesar de ainda contar com o apoio do seu mentor num ambiente supervisionado) permite desenvolver competências reais de gestão e de gestão de projetos através da delegação e da orientação de estagiários juniores—potencializando enormemente o seu crescimento profissional.

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Requisitos

• Sociável, extrovertido e enérgico.
• Amigável, empático e com foco no atendimento ao cliente.
• Fortes habilidades de comunicação.
• Capacidade de trabalhar em equipe.
• Organizado, confiável e eficiente.
• Proativo, assertivo, com perfil voltado à resolução de problemas.
• Ambicioso, com vontade de aprender e aberto a feedback.
• Nível de inglês de, no mínimo, B2 (preferencialmente).
• Conhecimento de idiomas adicionais é um diferencial.
• Experiência prévia em atendimento presencial ao cliente é um diferencial.

Condições

CONDIÇÕES:

• DURAÇÃO: Capaz de comprometer-se por pelo menos 3-4 meses, preferencialmente 5-6 meses ou mais (a prioridade é dada a candidatos com compromissos mais longos).
• HORÁRIO DE TRABALHO: 40 horas por semana, divididas aproximadamente em 20 horas em eventos (cerca de 4 dias por semana, em média) e 20 horas em projetos paralelos. Esta distribuição é flexível e pode ser reajustada conforme necessário.
• FLEXIBILIDADE: Horário rotativo flexível, que pode incluir alguns sábados e domingos.
• OPERAÇÕES DE EVENTOS: Realizadas nos nossos locais de eventos, principalmente nas áreas centrais de Malta (Sliema e St. Julian’s), tipicamente ao fim da tarde/noite (aprox. 19:00-23:00), exceto em excursões.
• PROJETOS PARALELOS: Geralmente coordenados remotamente e agendados de manhã ou à tarde.
• ADAPTABILIDADE: Disponibilidade para assumir um elevado grau de flexibilidade e adaptabilidade (um elemento-chave num setor de eventos dinâmico).
• ESTÁGIO NÃO REMUNERADO: A maioria dos nossos estagiários candidata-se a uma bolsa Erasmus (ou equivalente) através da sua universidade ou utiliza fundos pessoais para realizar esta experiência de aprendizagem.

BENEFÍCIOS:

• Ganhe experiência prática com o principal construtor de comunidades internacionais em Malta.
• Desfrute de um ambiente orientado para o crescimento, com elevada confiança, responsabilidades significativas e feedback.
• Trabalhe num ambiente dinâmico e multifacetado—ideal se for ambicioso e tiver vontade de aprender.
• Junte-se a uma equipa orientada por uma missão, onde trabalho e paixão são um só.
• Política de portas abertas e programa de mentoria, onde pode sempre expor a sua opinião e ideias.
• Faça parte de uma equipa internacional jovem, divertida e acolhedora, com muitas oportunidades para conhecer pessoas.
• Ajudamo-lo na procura de alojamento para se instalar em Malta.
• Desfrute de bebidas e comida com desconto ou gratuitas enquanto estiver de serviço.
• Tenha acesso gratuito a todos os nossos eventos populares.
• No final do estágio, um forte desenvolvimento de competências interpessoais (liderança, comunicação, organização), competências técnicas (através dos projetos paralelos) e uma compreensão sólida da indústria de eventos e de como os sistemas de negócio funcionam em conjunto.

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