Event Coordinator Internship in Malta

Descripción del empleo

Te encanta conocer gente nueva, ponerles una sonrisa en la cara y ayudarles a sentirse parte de algo. Eres, sin duda, una persona sociable, pero también organizada, inteligente, curiosa y con interés en aprender la dinámica de los eventos y su organización. En definitiva, eres una persona proactiva, multipotencial, flexible y con distintos intereses, pasiones y habilidades. ¿Te suena?

SOBRE LA EMPRESA:

Nuestro colaborador organiza muchos tipos de eventos regulares y especiales para la comunidad internacional en Malta desde 2014. Su misión es ayudar a las personas a conectar, divertirse y crecer. Como uno de los nombres líderes en la industria de eventos de Malta, aportan energía, pasión y dinamismo, manteniendo a la vez una reputación de ser organizados, fiables y eficaces. Su equipo es internacional, joven, de mentalidad abierta y amistoso, fomentando un ambiente acogedor para todos.

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Tareas

The internship consists of two key areas: Event Operations (the on-site action during events) and Lateral Projects (the behind-the-scenes work). Below is a list of the primary responsibilities (though additional tasks may be added or adjusted as needed).

Event Operations:

• Setting up and closing down the material before and after the event.
• Welcoming guests, managing registration, data collection, and payments.
• Introducing guests and matching them in social groups using our connection formula.
• Capturing event photos/videos and creating stories for social media.
• Coordinating special activities like games, karaoke, and competitions.
• Supporting and leading our excursions.
• Coordinating, managing, supporting, and training the team.
• Resolving issues with guests, venues, and partners, including reporting and assessment.

Lateral Projects (decided based on the company’s needs as well as your skills and preferences):

• Admin: material management, purchasing, data analysis, intelligence, data & competition analysis, event transport booking, secretarial, platforms and ticketing management, accounts and bookkeeping.
• Recruitment: screening CVs, scheduling and conducting initial interviews with new applicants, HR files management.
• HR-Management: induction and training, roster creation, assessment, disciplinary and policies.
• Partners: Meeting partners, communication, presentation B2B, finding new collaborators
• Communication: answering emails, messages, comments in social media, whatsapp groups, FB groups management, community management
• Content Marketing: reels and stories creation, organising, choosing, editing and scheduling content for our social media, performance analysis, drone and camera management.
• Creative: artworks creation (e.g. event covers, fliers, info sheets), copywriting (e.g.text for events).
• IT & Digital Marketing: website management & updates, SEO, Google & Meta ads, newsletter.
• New events & projects: planning and coordinating new events, projects, policies, systems, guidelines.

*LEADERSHIP ROLES: For highly motivated and capable interns, there may be an opportunity to step into and Event Team Leader and/or Department Leader role after gaining sufficient experience. This unique opportunity, (despite still being supported by your mentor in a supervised environment), allows you to develop real managerial and project management skills through delegation and instructing junior interns—tremendously enhancing your professional growth.

Requisitos

• Persona extrovertida, sociable y enérgica.
• Actitud amable, empática y orientada al servicio al cliente.
• Fuertes habilidades de comunicación.
• Capacidad para trabajar en equipo.
• Organizado, fiable y eficiente.
• Proactivo, asertivo y con enfoque en la resolución de problemas.
• Ambicioso, con ganas de aprender y abierto a la retroalimentación.
• Nivel de inglés de al menos B2, preferiblemente.
• El conocimiento de otros idiomas es un plus.
• La experiencia previa en atención al cliente presencial es un plus.

Condiciones

CONDICIONES:

• DURACIÓN: Capaz de comprometerse al menos 3-4 meses, preferiblemente 5-6 meses o más (se da prioridad a candidatos con compromisos más largos).
• HORARIO: 40 horas por semana, divididas aproximadamente en 20 horas en eventos (alrededor de 4 días por semana en promedio) y 20 horas en proyectos laterales. Esta distribución es flexible y puede reequilibrarse según sea necesario.
• FLEXIBILIDAD: Horario rotativo flexible, que puede incluir algunos sábados y domingos.
• OPERACIONES DE EVENTOS: Se realizan en nuestros espacios para eventos, principalmente en las zonas centrales de Malta (Sliema y St. Julian’s), normalmente por la tarde/noche (aprox. 19:00-23:00) salvo en excursiones.
• PROYECTOS LATERALES: Generalmente coordinados de forma remota y programados por la mañana o la tarde.
• ADAPTABILIDAD: Disposición a asumir un alto nivel de flexibilidad y adaptabilidad (un elemento clave en la dinámica industria de eventos).
• PRÁCTICAS NO REMUNERADAS: La mayoría de nuestros becarios solicitan una beca Erasmus (o equivalente) a través de su universidad o utilizan fondos personales para realizar esta experiencia formativa.

BENEFICIOS:

• Obtén experiencia práctica con el principal constructor de comunidades internacionales de Malta.
• Disfruta de un entorno orientado al crecimiento con alta confianza, responsabilidades significativas y retroalimentación.
• Trabaja en un entorno dinámico y polifacético—ideal si eres ambicioso y tienes ganas de aprender.
• Únete a un equipo impulsado por una misión donde el trabajo y la pasión son una sola cosa.
• Una política de puertas abiertas y un programa de mentoría, donde siempre puedes expresar tu opinión e ideas.
• Sé parte de un equipo internacional joven, divertido y amistoso con muchas oportunidades para conocer gente.
• Te ayudaremos a gestionar la búsqueda de alojamiento para que te instales en Malta.
• Disfruta de bebidas y comida gratuitas o con descuento mientras estés de servicio.
• Accede a todos nuestros eventos populares de forma gratuita.
• Al final de las prácticas, obtendrás un impulso considerable en habilidades blandas (liderazgo, comunicación, organización), habilidades técnicas (gracias a los proyectos laterales) y una comprensión sólida de la industria de eventos y de cómo funcionan conjuntamente los sistemas empresariales.