Business Coordinator Internship in Malta

Descrição do trabalho

Do you have a passion for connecting people, managing projects, and a talent for organisation and communication? Are you fascinated by how departments like HR, marketing, and admin work together to create an efficient, effective business system—especially within the dynamic, multifaceted event industry?

You’re a people person who’s also analytical, adaptable, and eager to learn. Sound like you?

Our collaborator is an event organiser (they are not a bar!) that has been organising a wide variety of regular and special events for the international community in Malta since 2014! Their mission is to help people connect, have fun, and grow. As one of the leading names in Malta’s events industry, they bring energy, passion, and dynamism while maintaining a reputation for being organised, reliable, and effective. Their team is international, young, open-minded, and friendly, fostering a welcoming environment for all. ?

Tarefas

O estágio consiste em duas áreas principais: Operações de Evento (a ação no local durante os eventos) e Projetos Laterais (o trabalho nos bastidores). A seguir está uma lista das responsabilidades principais (embora tarefas adicionais possam ser adicionadas ou ajustadas conforme necessário).

Operações de Evento:

• Montagem e desmontagem de materiais antes e após o evento
• Acolhimento de convidados, gestão de registo, recolha de dados e pagamentos
• Apresentar os convidados e agrupá‑los em grupos sociais utilizando a sua fórmula de conexão
• Capturar fotos/vídeos do evento e criar stories para redes sociais
• Coordenar atividades especiais como jogos, karaokê e competições
• Apoiar e liderar as nossas excursões
• Coordenar, gerir, apoiar e treinar a equipa
• Resolver problemas com convidados, espaços e parceiros, incluindo a elaboração de relatórios e a avaliação

Projetos Laterais (atribuídos consoante as necessidades da empresa, bem como as suas competências e preferências):

• Administração: gestão de materiais, compras, análise de dados, inteligência, análise de dados & da concorrência, reserva de transportes para eventos, secretariado, gestão de plataformas & bilhética, contas & contabilidade.
• Recrutamento: triagem de currículos, agendamento & realização de entrevistas iniciais com novos candidatos, gestão de ficheiros de RH
• Gestão de RH: integração & formação, criação de escalas, avaliação, medidas disciplinares & políticas
• Parcerias: reuniões com parceiros, comunicação, apresentações B2B, prospeção de novos colaboradores
• Comunicação: responder e‑mails, mensagens, comentários em redes sociais, grupos de WhatsApp, gestão de grupos no FB, gestão de comunidade
• Marketing de Conteúdo: criação de reels e stories, organização, seleção, edição e agendamento de conteúdo para as nossas redes sociais, análise de desempenho, gestão de drone & câmera
• Criativo: criação de artes (ex.: capas de evento, flyers, fichas informativas), copywriting (ex.: textos para eventos)
• TI & Marketing Digital: gestão & atualizações do website, SEO, anúncios Google & Meta, newsletter
• Novos eventos/projetos: planeamento e coordenação de novos eventos, projetos, políticas, sistemas, directrizes
  
  

CARGOS DE LIDERANÇA: Para estagiários altamente motivados e capazes, pode haver a oportunidade de assumir o cargo de Event Team Leader e/ou Department Leader após ganhar experiência suficiente. Esta oportunidade única, (apesar de ainda contar com o apoio do seu mentor num ambiente supervisionado), permite-lhe desenvolver competências reais de gestão e de gestão de projetos através da delegação e da instrução de estagiários juniores — potenciando consideravelmente o seu crescimento profissional.

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Requisitos

• Personalidade extrovertida, sociável e enérgica
• Amigável, empático e orientado ao atendimento ao cliente
• Excelentes habilidades de comunicação!
• Trabalha bem em equipe
• Organizado, confiável e eficiente
• Proativo, assertivo e com abordagem orientada à resolução de problemas
• Ambicioso, com vontade de aprender e aberto a feedback
• Preferencialmente nível de inglês mínimo B2
• Conhecimento de outros idiomas é um diferencial
• Experiência prévia em atendimento presencial ao cliente é um diferencial

Condições

• Adquira experiência prática com o principal construtor de comunidades internacionais em Malta.
• Desfrute de um ambiente orientado para o crescimento, com grande confiança, responsabilidades significativas e feedback.
• Trabalhe em um ambiente dinâmico e multifacetado—ideal se você for ambicioso e estiver com vontade de aprender.
• Junte-se a uma equipe orientada por uma missão, onde trabalho e paixão são um só.
• Política de portas abertas e programa de mentoria, onde você pode sempre expressar sua opinião e suas ideias.
• Faça parte de uma equipe internacional jovem, divertida e acolhedora, com muitas oportunidades de conhecer pessoas.
• Ajudaremos você na busca por moradia para se estabelecer em Malta.
• Desfrute de bebidas e alimentos com desconto ou gratuitos durante o expediente.
• Tenha acesso gratuito a todos os seus eventos populares.
• Ao final do estágio, um forte incremento nas habilidades interpessoais (liderança, comunicação, organização), nas habilidades técnicas (por meio de projetos laterais) e uma compreensão sólida da indústria de eventos e de como os sistemas de negócios funcionam em conjunto.